No post anterior, discutirmos alguns aspectos que podem ser utilizados pelos gerentes de projeto quando eles não possuem autoridade formal sobre o projeto, sua equipe ou seus recursos. Considerando o ambiente matricial predominante nas organizações, a grande maioria dos gerentes de projetos se encontram nessa situação. O que fazer?

Tom Kendrick sugere utilizar processos, influência e medições. Aproveitando os processos da própria organizações e melhores práticas em gerenciamento de projetos, é possível ao gerente influenciar os demais stakeholders do projeto.

Imagine que estamos no início do projeto. O gerente do projeto pede ao patrocinador que preencha um Termo de Abertura doProjeto. Será que o patrocinador vai “obedecer”? Ou então, o GP solicita que a área de Engenharia encaminhe os requisitos e especificações do produto… Agora imagine que o gerente do projeto está utilizando os processos organizacionais adequadamente. Ele não precisa ter autoridade, os processos tem autoridade! Encaminhe um pedido ao patrocinador indicando que existe um procedimento de abertura do projeto definido na organização. Solicite ao gerente de engenharia que observe as responsabilidades de cada área descritas no plano de projeto.

E assim por diante. Os processos passam a ser o racional. “Estou solicitando algo porque é mandatório em um processo organizacional.”

É imprescindível identificar os processos de

gerenciamento de projetos a serem seguidos.

Outro aspecto que o gerente de projetos eficaz pode utilizar é a sua influência. Construir relações de confiança é extremamente importante para o sucesso dos projetos. Envolver as partes interessadas e conduzi-las na tomada de decisão também.

Figura 1 – Quem determinada a direção do projeto (Kendrick, 2012)

Envolver a equipe do projeto desde as fases inicias de planejamento assegura maior comprometimento. Obviamente, conforme vemos na figura anterior, as decisões autocráticas (líder sozinho) são mais rápidas. Entretanto, o envolvimento do time em doses certas e nos momentos adequados permite maior criatividade, envolvimento e apoio.

O gerente do projeto pode influenciar seus stakeholders de diversas maneiras (veja o post sobre Fontes de Poder). Uma excelente maneira de influenciar é saber fazer perguntas. A arte de fazer as perguntas certas e conduzir a outra pessoa às conclusões que você deseja. É mais ou menos o papel de um professor ou coach. Levar o “aprendiz” a se apropriar do conhecimento digirindo seu aprendizado e conclusões.

Vocês já devem ter ouvido falar em Escuta Ativa. A escuta ativa vai além de simplesmente ouvir. A comunicação não verbal é julgada mais importante do que a comunicação verbal em muitos estudos. Quando não existe coerência entre a comunicação verbal e não verbal, a mensagem fica truncada. Na dúvida, intuitivamente, confiamos mais nas pistas não verbais.

Assistam esses dois videos fantásticos abaixo!

• TED Talks – The Power in Your Hands
• TED Talk: How Body Language and Micro Expressions Predict Success

Existem muitas referências em torno da linguagem do corpo (Livro O Corpo Fala .pdf), inteligência emocional (Daniel Goleman .pdf) e inteligência social (Daniel Goleman – Youtube), entre outras áreas afins. Desenvolver soft skills deve ser um objetivo de todo gerente de projetos.

Figura 2 – Princípios da Escuta Ativa

Finalmente, as medições. Por meio das métricas, períodos de medição e processos para coletar, analisar e comunicar informações do projeto, o gerente pode adquirir maior poder e influência.

Figura 3 – Métricas e comportamentos (Kendrick, 2012)

Sabemos que o comportamento das pessoas é bastante orientado pelas métricas ou indicadores ao qual estão submetidos. Isto é, se você estabelecer que uma métrica de produtividade é a quantidade de horas que as pessoas trabalham no projeto, elas podem ficar inclinadas a trabalhar mais horas, com um rendimento menor. Esse é o lado perverso dos indicadores, quando mal escolhidos.

Imagine a sua equipe trabalhando 16h por dia sem entregar os produtos esperados!

Pois bem, como gerente do projeto, temos o papel de definir processos de controle, incluindo o que será medido (indicadores), como e quando serão medidos (medições). Kendrick apresenta uma gama de indicadores e processos de medição que permitem ao gerente do projeto melhor controlar seu projeto, mesmo sem autoridade.

Figura 4 – Como definir medições no projeto (Kendrick, 2012)

 

Agora vocês tem poderosas ferramentas para gerenciar seus projetos, mesmo sem autoridade! Recomendo a leitura do post anterior e suas referências. Também vale muito a pena ler os livros de Tom Kendrick. Na próxima semana, vamos falar sobre tipos de contratos e problemas nas contratações. Até lá!