Plano de Gerenciamento do Tempo

(Elaborado por Rafael Castanhagi)

1.     Objetivo

O Plano de Gerenciamento do Tempo tem por objetivo estabelecer as políticas, os procedimentos e a documentação para o planejamento, desenvolvimento, gerenciamento, execução e controle do cronograma do projeto.

2.     Processos de Gerenciamento do Tempo

Inclui os processos necessários para concluir o projeto no prazo estabelecido.

Coordenados pelo Gerente de Projeto, participaram das definições apenas os gestores das equipes dos hemonúcleos de São José dos Campos e Taubaté.

2.1.          Definição das atividades

A análise para identificação das atividades foi baseada inicialmente no documento de Declaração do Escopo, que especifica as entregas do projeto.

Em complemento e para uma maior assertividade, foi solicitada à equipe operacional, que é especialista no processo de retirada de sangue, uma apresentação detalhada acerca do trabalho. Então, a partir dos dados coletados e considerando o Dicionário da EAP, foi utilizada a técnica de decomposição dos pacotes de trabalho da EAP para a definição das atividades.

2.2.          Sequenciamento das atividades

A lista de atividades definidas no processo anterior foi utilizada como entrada para essa análise.

Os especialistas novamente foram envolvidos, principalmente para apoiar na identificação das dependências obrigatórias da fase de ‘Coleta’ do projeto. Na identificação de eventuais dependências externas, para opinar sobre as atividades de ‘Publicidade’, foram consultados os stakeholders ligados a essa fase. O Gerente de Projeto, Patrocinador e alta administração, definiram a dependência das atividades de planejamento em geral.

As atividades foram sequenciadas logicamente e de acordo com o tipo de precedência entre elas.

2.3.          Estimativa de recursos da atividade

Os recursos das atividades estratégicas que envolvem o planejamento e controle foram definidos pelo Gerente de Projeto, conforme experiência adquirida em projetos anteriores.

As atividades ligadas as fases operacionais de ‘Preparação Postos Coleta’ e ‘Coleta’, foram definidas pelos especialistas baseado na experiência e histórico de atividades comuns realizadas – considerando os dias de maior movimento no posto de coleta.

Uma fase crítica do projeto que é a de ‘Material Publicitário, terá atividades do pacote de trabalho de ‘Desenvolvimento’ realizadas por recursos terceiros ao projeto. Para as demais atividades dessa fase, os recursos foram estimados de acordo com o conhecimento da equipe de Marketing.

2.4.          Estimativa de duração da atividade

Para determinar a duração de cada atividade foram utilizadas técnicas de estimativas:

Análoga (atividades similares de projetos anteriores):  Atividades das fases de ‘Gerenciamento Projeto’ e ‘Encerramento’ e atividades de planejamento e controle das demais fases.

Decisão em grupo: Atividades ligadas as fases de ‘Material Publicitário’ e ‘Publicidade’,

Paramétrica (relações estatísticas): Estimar as atividades da fase de ‘Coleta’, mapeando quantos pacientes cada pessoa (área assistencial e administrativa) atende com segurança dentro de determinado período em dias com grande movimento.

Três pontos (cenários): Considerando a quantidade de pessoas que irão aderir à campanha dentro de um cenário mais provável, otimista e pessimista.

Também foi considerada a disponibilidade dos recursos, as folgas entre atividades e as reservas para minimizar o impacto de eventuais riscos.

2.5.          Desenvolvimento do cronograma

O cronograma do projeto foi desenvolvido a partir da análise das saídas de cada um dos processos supracitados.

O MS Project 2013 foi utilizado como ferramenta de apoio no processo de desenvolvimento do cronograma.

2.5.1.   Principais Marcos

Principais Marcos
Item	Data fim	Responsável
Plano de Gerenciamento do Projeto	03/10/2014	Gerente de Projeto
Sistema Web	31/10/2014	Empresa Terceirizada
Material divulgação	31/10/2014	Empresa Terceirizada
Adequação postos de coleta	28/11/2014	Equipes dos postos de coleta
Material coletado	05/12/2014	Equipes dos postos de coleta
Documento final	06/12/2014	Gerente de Projeto

2.5.2.   Linha de Base

Concluída a elaboração e aprovação do cronograma, foi estabelecida e salva a linha de base do cronograma do projeto.

2.6.          Controle do Cronograma

O controle do cronograma fica sob responsabilidade do Gerente de Projetos, devendo este monitorar e atualizar o status das atividades conforme o avanço.

Para que sejam feitas as devidas tratativas, o Gerente de Projeto deve informar os principais stakeholders caso identifique atraso em qualquer atividade do projeto.

2.6.1.   Avanço Físico

Para padronização do controle de avanço físico das atividades do projeto, fica estabelecido o seguinte critério:

Avanço Físico
Status	Atividade
0%	Não iniciada
20%	Iniciada
40%	Com razoável evolução após o início
60%	Ligeiramente acima da metade do trabalho
80%	Faltando pequenos ajustes para a conclusão
100%	Concluída

2.6.2.   Formatação de cores das atividades dos cronogramas

Para o controle visual do status das atividades do projeto, fica estabelecido o seguinte critério:

Formatação de cores
Status	Cor	Atividade
	Sem cor	Não iniciada
	Azul	Iniciada no prazo
	Amarelo	Iniciada e fora do prazo
	Vermelho	Atrasada
	Verde	Concluída

2.6.3.   Tarefas Atrasadas

Em caso de eventual atraso em alguma atividade, o Gerente de Projeto deve organizar reuniões periódicas ou emergenciais conforme Plano de Gerenciamento de Comunicação. Nesses casos, deverá ser definido um plano de ação de acordo com a situação da atividade.

No caso de atividades ligadas ao caminho crítico do projeto, deverá ser feita uma reunião extraordinária para direcionar as ações de contorno a fim de evitar ou minimizar os impactos negativos.

3.     Matriz de Responsabilidades

Matriz de Responsabilidade
Atividades	Gerente Projeto	Patrocinador Projeto	Equipe Projeto
Atualização do Plano de Gerenciamento de Cronograma	R	A	I
Atualização do andamento das atividades	R	I	P	Responsável
Identificação de eventuais atrasos	I	I	R	Aprova
Identificação de impacto no caminho crítico	R	I	I	Informado
Alteração das datas planejadas	A	I	R	Participa
Análise de variação	R	I	I

4.     Cronograma

ID EAP	Nome da tarefa	Duração	Início	Término	Nomes dos recursos
1	Campanha Doação Sangue	49 dias	Qua 01/10/14	Sáb 06/12/14
1.1	Gerenciamento Projeto	3 dias	Qua 01/10/14	Sex 03/10/14
1.1.1	Fazer reunião kickoff	1 dia	Qua 01/10/14	Qua 01/10/14	Equipe Administrativa;Equipe Assistencial;Gerente Projeto;Patrocinador
1.1.2	Criar Plano Gerenciamento Projeto	2 dias	Qui 02/10/14	Sex 03/10/14	Gerente Projeto
1.1.3	Documentação inicial do projeto *	0 dias	Qui 02/10/14	Qui 02/10/14
1.2	Material Publicitário	20 dias	Seg 06/10/14	Sex 31/10/14
1.2.1	Definição	4 dias	Seg 06/10/14	Qui 09/10/14
1.2.1.1	Abordar parceiros	2 dias	Seg 06/10/14	Ter 07/10/14	Equipe Administrativa
1.2.1.2	Pesquisar sobre propaganda TV/Rádio	2 dias	Seg 06/10/14	Ter 07/10/14	Equipe Administrativa
1.2.1.3	Realizar brainstorming	1 dia	Qua 08/10/14	Qua 08/10/14	Equipe Administrativa;Gerente Projeto
1.2.1.4	Escolher melhores ideias	1 dia	Qui 09/10/14	Qui 09/10/14	Equipe Administrativa;Gerente Projeto
1.2.2	Desenvolvimento	16 dias	Sex 10/10/14	Sex 31/10/14
1.2.2.1	Pesquisar empresas	2 dias	Sex 10/10/14	Seg 13/10/14	Equipe Administrativa
1.2.2.2	Contratar empresa	1 dia	Ter 14/10/14	Ter 14/10/14	Equipe Administrativa;Gerente Projeto;Patrocinador
1.2.2.3	Desenvolver sistema Web	13 dias	Qua 15/10/14	Sex 31/10/14	Agência Publicidade
1.2.2.4	Sistema Web *	0 dias	Sex 31/10/14	Sex 31/10/14
1.2.2.5	Criar site e campanha online	9 dias	Qua 15/10/14	Seg 27/10/14	Agência Publicidade
1.2.2.6	Criar panfleto, banner e slides	9 dias	Qua 15/10/14	Seg 27/10/14	Agência Publicidade
1.2.3	Impressão	4 dias	Ter 28/10/14	Sex 31/10/14
1.2.3.1	Validar material	1 dia	Ter 28/10/14	Ter 28/10/14	Equipe Administrativa;Gerente Projeto
1.2.3.2	Imprimir	2 dias	Qua 29/10/14	Qui 30/10/14	Empresa Externa
1.2.3.3	Separar	1 dia	Sex 31/10/14	Sex 31/10/14	Equipe Administrativa
1.2.3.4	Material Publicitário *	0 dias	Sex 31/10/14	Sex 31/10/14
1.3	Publicidade	28 dias	Ter 28/10/14	Qui 04/12/14
1.3.1	Preparação Material	4 dias	Ter 28/10/14	Sex 31/10/14
1.3.1.1	Estruturar logística de divulgação	1 dia	Ter 28/10/14	Ter 28/10/14	Equipe Administrativa;Gerente Projeto
1.3.1.2	Ligar para parceiros	2 dias	Ter 28/10/14	Qua 29/10/14	Equipe Administrativa
1.3.1.3	Entregar material	2 dias	Qui 30/10/14	Sex 31/10/14	Equipe Apoio
1.3.2	Divulgação	24 dias	Seg 03/11/14	Qui 04/12/14
1.3.2.1	Divulgar mídia online e parceiros	24 dias	Seg 03/11/14	Qui 04/12/14	Equipe Administrativa;Parceiros
1.3.2.2	Realizar palestras	20 dias	Seg 03/11/14	Sex 28/11/14	Equipe Assistencial
1.3.2.3	Distribuir mídia impressa	9 dias	Seg 24/11/14	Qui 04/12/14	Equipe Apoio
1.4	Preparação Postos Coleta	40 dias	Seg 06/10/14	Sex 28/11/14
1.4.1	Estrutura	38 dias	Seg 06/10/14	Qua 26/11/14
1.4.1.1	Providenciar recursos	30 dias	Seg 06/10/14	Sex 14/11/14	Equipe Administrativa;Equipe Apoio;Equipe Assistencial;Equipe Laboratório
1.4.1.2	Rever processo de coleta	1 dia	Seg 17/11/14	Seg 17/11/14	Equipe Administrativa;Equipe Assistencial;Gerente Projeto
1.4.1.3	Definir escala trabalho	1 dia	Ter 18/11/14	Ter 18/11/14	Equipe Administrativa;Equipe Assistencial;Gerente Projeto
1.4.1.4	Preparar salas de coleta	6 dias	Qua 19/11/14	Qua 26/11/14	Equipe Assistencial;Equipe Apoio
1.4.1.5	Adequação postos de coleta *	0 dias	Qua 26/11/14	Qua 26/11/14
1.4.2	Pré Cadastros	8 dias	Qua 19/11/14	Sex 28/11/14
1.4.2.1	Confirmar inscritos	2 dias	Qua 19/11/14	Qui 20/11/14	Equipe Administrativa
1.4.2.2	Realizar pré cadastro no sistema	5 dias	Sex 21/11/14	Qui 27/11/14	Equipe Administrativa
1.4.2.3	Finalizar preparação postos coleta	1 dia	Sex 28/11/14	Sex 28/11/14	Equipe Assistencial;Equipe Apoio;Equipe Administrativa;Gerente Projeto
1.5	Coleta	5 dias	Seg 01/12/14	Sex 05/12/14
1.5.1	Preparação	5 dias	Seg 01/12/14	Sex 05/12/14
1.5.1.1	Validar dados doador	5 dias	Seg 01/12/14	Sex 05/12/14	Equipe Administrativa
1.5.1.2	Efetivar cadastro sistema	5 dias	Seg 01/12/14	Sex 05/12/14	Equipe Administrativa
1.5.1.3	Separar doador conforme perfil	5 dias	Seg 01/12/14	Sex 05/12/14	Equipe Assistencial
1.5.2	Operacional	5 dias	Seg 01/12/14	Sex 05/12/14
1.5.2.1	Retirar sangue	5 dias	Seg 01/12/14	Sex 05/12/14	Equipe Assistencial;Materiais[1]
1.5.2.2	Encaminhar doador	5 dias	Seg 01/12/14	Sex 05/12/14	Equipe Assistencial
1.5.2.3	Encerrar atendimento sistema	5 dias	Seg 01/12/14	Sex 05/12/14	Equipe Administrativa
1.5.2.4	Separar tipo sangue	5 dias	Seg 01/12/14	Sex 05/12/14	Equipe Laboratório
1.5.2.5	Armazenar material	5 dias	Seg 01/12/14	Sex 05/12/14	Equipe Laboratório
1.5.2.6	Sangue coletado	0 dias	Sex 05/12/14	Sex 05/12/14
1.6	Encerramento	1 dia	Sáb 06/12/14	Sáb 06/12/14
1.6.1	Apresentar relatório final	1 dia	Sáb 06/12/14	Sáb 06/12/14	Equipe Administrativa;Gerente Projeto;Patrocinador
1.6.2	Documentar lições aprendidas	1 dia	Sáb 06/12/14	Sáb 06/12/14	Gerente Projeto
1.6.3	Documento final *	0 dias	Sáb 06/12/14	Sáb 06/12/14

* milestone

4.1.          Gráfico de Gantt

Em complemento às informações de cronograma acima, anexo a este documento está o Gráfico de Gantt, que permite a visualização das dependências entre as atividades e caminho crítico do projeto.

5.     Aprovação

Aprovações
Nome	Assinatura	Data
Patrocinador do Projeto	Mário Henrique Trentim
Gerente do Projeto	Rafael Castanhagi