Comunicação (ou a falta de comunicação) é uma das 10 Razões para o Fracasso de um Projeto (podcast), segundo Ricardo Vargas. Pinto e Mantel (1990), assim como outros estudos, salientam a importância de um bom gerenciamento das comunicações em projetos. Mas como fazer isso? Este será o nosso assunto neste e no próximo post.

Todo gerente de projetos deve ser um bom comunicador.

Alguns chegam a dizer que o gerente de projetos passa 90% do seu tempo comunicando-se (emails, reuniões, telefonemas, relatórios etc). Porém, muitos enxergam a comunicação como um processo natural, que não exige grande esforço. A verdade é que o gerenciamento das comunicações nos projetos envolve muita disciplina, planejamento e proatividade.

Não basta simplesmente ser um “bom contador de histórias”,

fazer relatórios bonitos e ser uma pessoa extrovertida.

Figura 1 – Forrest Gump, O Contador de Histórias

O gerente do projeto precisa dedicar tempo e

esforço suficientes às comunicações nos projetos.

De acordo com o PMI Pulse of the Profession, 55% dos gerentes de projetos concordam que comunicar-se efetivamente com os stakeholders é o mais importante fator crítico de sucesso nos projetos. O estudo aponta ainda que as comunicações respondem por quase metade do risco nos projetos. Segundo o PMI, para cada US$1bilhão investido em projetos, US$135milhões estão em risco, sendo US$75milhões devido a problemas de comunicação!

Algumas questões importantes no que tange à Comunicação nos projetos:

• O que eu quero comunicar?
• Para quem eu quero comunicar?
• Como eu quero comunicar?
• Qual o background / experiência dos meus interlocutores?
• O que os stakeholders esperam? Quais seus interesses?
• Quais informações os stakeholders querem receber?

Obviamente, outras questões precisam ser levantadas e respondidas. As partes interessadas do projeto, em especial a equipe, podem ter grande diversidade e variedade (localização, cultura, formação, língua etc), o que torna o gerenciamento das comunicações ainda mais complexo.

Figura 2 – Gerenciamento das comunicações em projetos (Disponível em CSE-325/INPE)

Para ser efetiva, a comunicação deve ser eficaz e eficiente, o que nos leva à regra 20/80. Isto é, poderíamos dizer que 20% do tempo do gerente do projeto deve ser direcionado para atividades transformacionais, tais como liderança e comunicação, que previniriam 80% das causas de fracasso nos projetos. Se você tentar comunicar TUDO para TODOS, deixará de ser efetivo. Além disso, o esforço (tempo, pessoas, recursos financeiros, meios, infraestrutura) gastos com o gerenciamento da comunicação pode se tornar proibitivo.

Portanto, devemos SEMPRE priorizar a comunicação a partir da identificação e

análise das partes interessadas à luz dos objetivos do projeto.

No próximo post, veremos os processos de gerenciamento da comunicações sugerido pelo Guia PMBOK 5a edição, bem como os processos de gerenciamento das partes interessadas, que estão intrinsecamente relacionados à comunicação.  Até lá!

Plano de Gerenciamento das Comunicações – Projeto Novas Fronteiras