Atualmente, temos cada vez mais projetos nas organizações. Além disso, os projetos estão se tornando maiores, mais complexos e possuindo muito mais interfaces em um ambiente volátil e de alta velocidade de mudanças. Meus amigos gerentes de projetos sabem como é difícil sobreviver neste cenário… Esse foi o motivo de criação da metodologia Managing Stakeholders as Clients, uma proposta de conquistar, envolver, persuadir e engajar stakeholders no sentido de apoiar o projeto. Entretanto, uma das maiores dificuldades no gerenciamento de stakeholders é a comunicação.

Os stakeholders possuem experiências diversas e interesses particulares. Frequentemente, existem expectativas não realistas e conflitos entre as visões dos stakeholders. No meio desse fogo cruzado, estamos nós, gerentes de projetos e equipes. Cabe ao GP traduzir a linguagem do projeto para a linguagem particular de cada stakeholder.

Neste sentido, utilizar grandes planos detalhados de projetos não é algo eficiente. Poucos stakeholders terão tempo e interesse para ler esses “compêndios”. Como uma forma de garantir o foco e o interesse, surgiram propostas de simplificação e fazendo o uso de aspectos visuais, construindo a idéia do projeto de um modo participativo e interativo. Há algum tempo já existe a proposta One Page Project Manager, que é muito bacana. Eu, particularmente, já usei bastante e acredito ser extremamente útil.

Figura 1 – One Page Project Manager (Fonte: www.docstoc.com / OPPM Templates)

Recentemente, com o surgimento do Business Model Generation, muita gente está adaptando metodologias para serem utilizadas em um canvas, facilitando bastante a visualização e a comunicação. Alguns posts do Blog MundoPM tratam do assunto com aplicação para PMO (veja o Webinar neste link).

Em recente artigo da Revista MundoPM, edição n. 49, o professor Finocchio apresentou seu PM Canvas. Trata-se de uma proposta de simplificar a documentação do projeto em uma folha (downloado do artigo .pdf). O canvas elaborado pelo Finocchio é visualmente muito agradável e mostra um fluxo de passos para a concepção de um projeto de um modo interativo e participativo, envolvendo stakeholders do projeto.

Figura 2 – PM Canvas (Fonte: www.pmcanvas.com.br / Finocchio)

Ao preencher o PM Canvas, na verdade, estamos colocando as idéias centrais dos principais documentos de projeto, elencados abaixo.

Este quadro ajuda a equipe a manter o foco nas questões principais do projeto, ao mesmo tempo que auxilia a comunicação com os stakeholders. Obviamente, outros documentos detalhados se farão necessários no projeto. Entretanto, a grande vantagem destes modelos visuais, como o PM Canvas, é que ele nos permite adequar o nível de detalhamento ao público-alvo, resultando em uma compreensão holística do projeto e maior envolvimento dos stakeholders.

Na próxima semana, conversaremos de modo mais aprofundado sobre o One Page Project Manager, outra proposta de utilizar apenas uma página para documentar o projeto. Enquanto isso, pesquisem os posts do Blog MundoPM sobre Business Model Generation e assistam ao Webinar MundoPM. Até lá!