É bastante provável que o amigo leitor já tenha participado de projetos problemáticos (desfiadores?) ou mesmo fracassados. Ao menos, todos nós já ouvimos falar de algum projeto desse tipo… Infelizmente, uma das maiores dificuldades em consolidar boas lições aprendidas é que existe uma propensão humana em minimizar os fracassos e exaltar os sucessos.

Óbvio, ninguém quer fazer parte de um projeto fracassado. Muito menos sair por aí falando que está em um projeto desses. É mais fácil nos gabarmos de ser parte de um mega projeto bem sucedido, certo? Como resultado, a identificação de projetos problemáticos é difícil porque os sintomas nem sempre saltam aos olhos.

Isto é, um projeto problemático caminha para o fracasso a passos lentos. Não é da noite para o dia. Além disso, esses sinais vão sendo mascarados porque naturalmente existem stakeholders tentando proteger o projeto. Quando se percebe que o projeto fracassou já é tarde, a maioria dos interessados já abandonou o barco.

Eis alguns sintomas de projetos problemáticos:

• Stakeholders
  • Insatisfação por parte dos clientes (internos ou externos)
  • Falta de envolvimento dos clientes
  • Falta de apoio e / ou insatisfação do patrocinador / gerência sênior
• Recursos
  • Corte de recursos financeiros ou insuficiência
  • Turnover da equipe
  • Moral reduzida e aumento nos conflitos dentro da equipe
  • Falta de capacidade técnica
  • Recursos materiais reduzidos ou indisponíveis
• Escopo
  • Mudanças significativas e / ou frequentes
  • Falta de alinhamento / acordo
  • Documentação insuficiente ou inadequada
  • Processos de controle ineficientes
  • Aumento da informalidade
• Cronograma
  • Desvios significativos
  • Violação de marcos importantes
  • Metas contratuais
• Custos
  • Desvios significativos
  • Fluxo de caixa do projeto
• Riscos
  • Aumento da exposição ao risco e novos riscos
  • Plano de respostas aos riscos ineficiente

Esses e outros sintomas são pouco evidentes até que se tornem críticos. Agora vamos imaginar que, como gerente de projetos, você herdou um projeto problemático.

A situação é a seguinte: o gerente do projeto anterior abandonou a empresa e a equipe perdeu 25% dos seus membros, dentre eles dois eram críticos para o sucesso do projeto. Além disso, a gerência sênior e o cliente estão profundamente insatisfeitos com o atraso nas entregas (8 meses de atraso) e o aumento nos custos (30% do orçamento total). Considerando que se trata de um grande projeto de construção, os problemas estão afetando a comunidade local e as autoridades governamentais estão questionando a execução da obra.

Sua missão, como novo GP do projeto é o recuperar. O que você faz?

a)      Senta e chora.

b)      Enrola o quanto puder, enquanto procura outro emprego…

c)      Diz que é impossível e recusa o projeto.

d)      Aceita o desafio e vê o que dá para fazer…

Não é fácil. Quando lanço essa pergunta (sem dar alternativas), a grande maioria das pessoas responde algo parecido com d). Afinal, manda quem pode, obedece quem tem juízo. Se você foi designado GP, não há como dizer que o projeto é impossível. Aliás, só é impossível se você parar para pensar…

Entretanto, o fato é que nem todo projeto deve ser salvo. Eu diria que grande parte dos projetos problemáticos deve ser sacrificado. A primeira coisa a se fazer é reunir informações exatamente para decidir se o projeto deve continuar ou não. Será que a justificativa de negócio e os benefícios desejados / prometidos ainda podem ser entregues a um custo de oportunidade razoável?

Todavia, os famosos sunk costs e o orgulho pessoal são incompatíveis. É duro dizer que o meu projeto fracassou e precisa ser encerrado, não é? Ficamos pensando nos R$500mil que já foram gastos, 10 meses de trabalho da equipe e todo um esforço para nada. Acabamos, então, dando um jeitinho de continuar o projeto e afundar mais outros R$400mil, 7 meses e não chegar a resultado algum…

Portanto, vale mais a pena prevenir do que remedir, como diz o velho ditado. Um projeto bem documentado, realista e realizável, que tenha suporte e apoio das partes interessadas evita os sintomas que levam ao fracasso dos projetos.

Nos próximos posts, veremos algumas técnicas e métodos para recuperar projetos problemáticos. O primeiro passo, como vimos, é decidir se queremos continuar o projeto ou não (faz sentido continuar?). Em segundo lugar, obviamente não será possível transformar um fracasso em um sucesso, é preciso avaliar os tradeoffs (custo-benefício) e redefinir qual será a nova diretriz (escopo-tempo-custo atrelados a um business case). Até lá!