Por que algumas organizações crescem e prosperam enquanto outras não sobrevivem ao teste do tempo? Uma explicação simples para o sucesso organizacional tem a ver com a forma como essas organizações são capazes de gerenciar seus stakeholders, internos e externos. Na economia global de hoje, os gestores não podem mais confiar apenas em marcas, logotipos, receitas e margens para sustentar as suas organizações. O sucesso depende, em grande parte, da percepção dos stakeholders. Analogamente, atração e retenção de talentos dependem de como a organização se comunica.

No gerenciamento de projetos não é diferente. Em vez de livros e cursos sobre como recuperar projetos fracassados, executivos e gerentes de projetos poderiam investir mais no gerenciamento de stakeholders de maneira proativa, prevenindo o fracasso. Comumente enfrentamos padrões reativos nas organizações e nos projetos. Como resultado de pressões de tempo e de custos, perdemos o foco na construção de valor para as organizações por meio do engajamento dos stakeholders.

Se você já se perguntou “por que estamos fazendo esse projeto?”, provavelmente é porque você não sabe quem são seus stakeholders. Quando você sabe quem são seus stakeholders, os objetivos de seu projeto se tornam claros, pois devem estar diretamente ligados às expectativas das partes interessadas e expressos por meio de requisitos.

O problema começa com a identificação das partes interessadas. A maioria dos gerentes de projeto não sabe como identificar as partes interessadas corretamente; nós simplesmente usamos receitas e modelos, templates… A identificação superficial dos stakeholders pode causar sérios problemas ao longo da execução, até mesmo paralisar ou matar o projeto. Análises das partes interessadas são de pouca utilidade quando baseadas em uma pobre identificação das partes interessadas. As análises serão incompletas. Finalmente, as estratégias para gerenciar ou envolver as partes interessadas podem negligenciar stakeholders importantes.

            Até aqui, analisamos metade do problema. Isto é, pensamos no gerenciamento de stakeholders como distinto do gerenciamento da comunicação. Na verdade, essas áreas do conhecimento andam juntas de mãos dadas. Se desejarmos nos comunicar, deve existir um stakeholder.

O problema que eu vejo é que o sucesso em comunicação é mais facilmente atribuído a soft skills do que às ferramentas e técnicas. Dá a impressão de que gerenciamento da comunicação e dos stakeholders é pura arte. Um gerente de projetos proativo, com bom networking e que tenha boas habilidades de oratória não é suficiente para muitos dos projetos atuais.

Eu concordo que essas habilidades ajudam bastante no sucesso dos projetos e do gerente de projetos. Mas cada vez mais estamos trabalhando com equipes multidisciplinares espalhadas em diferentes localidades e, às vezes, formadas por muitas pessoas. Imagine um projeto com 800 pessoas. Será que o gerente vai conseguir se comunicar com todas elas “olho no olho”? Provavelmente não.

Para sermos efetivos, precisamos utilizar hard skills de comunicação. Ou seja, ferramentas, técnicas, métodos e meios de levar a nossa mensagem para stakeholders internos e externos de modo direto (encontrando-os e conversando com eles) ou indireto (através de diversos canais).

Criar um bom plano de gerenciamento da comunicação implica ter uma estratégia coerente e ferramentas adequadas. Por isso precisamos aprender a utilizar Wikis, ambientes colaborativos como Sharepoint ou mesmo o MS-Project Server 2013. O interessante é que cada vez mais vemos uma convergência de tecnologias. No evento PM Tools, vimos várias apresentações ressaltando a integração de plataformas de gerenciamento de projetos tradicionais com dispositivos móveis e aplicativos mobile (veja este release da Oracle).

 E você? Quais ferramentas utiliza para a comunicação nos seus projetos? Algum software, aplicativo ou solução para gerenciamento em especial? Deixe seus comentários.

Chegamos ao fim. Neste post, eu queria apenas chamar a atenção para a necessidade de desenvolver hard skills em comunicação, isto é, dominar ferramentas, técnicas e métodos para comunicação. Nos posts seguintes, veremos algumas ferramentas disponíveis no mercado, técnicas de comunicação e como os aplicativos mobile (como esses aqui) podem nos ajudar a ser melhores gerentes de projetos. Até lá!