O tema escritório de projetos foi o campeão na última enquete do blog Mundo PM, demonstrando o crescente interesse das organizações e seus gestores em assuntos de gerenciamento de portfólio, implantação e funcionamento de PMO.

Aproveitando que estamos conversando sobre métodos de estruturação de problemas, análise e tomada de decisão, vamos descrever a Soft Systems Methodology e aplicar a um projeto de implantação de PMO.

Vimos uma introdução sobre análise e tomada de decisão, depois aprendemos sobre o  método AHP e, finalmente, fizemos uma comparação entre os métodos AHP, ANP e MACBETH.

A Soft Systems Methodology é uma metodologia proposta por Peter Checkland (1981) para a articulação de problemas não-estruturados. Diferentemente das metodologias hard, mais associadas à Pesquisa Operacional, a abordagem soft se organiza como um processo de aprendizado. Não se trata de representar um sistema já existente, ou um processo, para poder otimizá-lo.

SSM utiliza modelos sistêmicos de atividade intencional como mecanismos para a estruturação de uma situação-problemática a partir de diferentes pontos de vista. Ou seja, SSM permite explorar os interesses a partir da ótica dos stakeholders para compreender o problema e encontrar um ponto de “acomodação” entre os interesses conflitantes.

A grande sacada do SSM, eu diria, é estruturar uma base comum de discussão de forma que os envolvidos tenham uma visão holística e possam negociar os tradeoffs adequadamente. Eis as etapas da metodologia SSM como definida por Checkland (1981)

1. Investigar o problema não-estruturado

a. Representar o problema em linguagem pictórico-narrativa como os stakeholders a percebem.

2. Expressar o problema através de “figuras ricas”

a. A figura rica é um desenho que lembra um mapa mental conectando as diferentes perspectivas dos stakeholders à estruturação do problema.

3. Formular definições básicas de sistemas relevantes (CATWOE)

a. A partir da figura rica, identificamos as definições-raiz e escolhemos os sistemas relevantes, chamados de Human Activity Systems

4. Construção de modelos conceituais dos sistemas designados nas definições básicas (definições-raiz)

a. Os HAS são representados por:

i.      Customers (and other stakeholders), pessoas afetadas pela transformação

ii.      Actors, pessoas que fazem a transformação

iii.      Transformation process, estabelece como as entradas são processadas em saídas

iv.      World view, motivo pelo qual a transformação é relevante

v.      Owner(s), pessoas que controlam a transformação

vi.      Environment, restrições sobre a transformação

5. Comparar modelos com ações do mundo real (comparação entre as etapas 4 e 2)

6. Definir possíveis mudanças convenientes e factíveis

7.  Ação para melhorar a situação do problema

Eu resumiria a figura desta forma:

• Partindo do mundo real: a identificamos (1) e representamos (2) o problema real.
• Passamos ao mundo sistêmico: sistematização do problema usando definições-raiz (3), elaboração de modelos conceituais HAS (4)
• Retornamos ao mundo real para comparar os modelos conceituais com a situação existente (5), verificar pontos de melhoria (6) e propor mudanças (7)

E como seria aplicar o SSM na prática? Vamos a um exemplo resumido quanto à implantação de um Escritório de Projetos.

Passo 1: identificar a situação problemática

Atualmente, na empresa ABC, não sabemos quantos projetos estão em andamento. É difícil conseguir informações atualizadas sobre eles. As mudanças de prioridade são frequentes. O uso dos recursos não é eficiente. Não há indicadores de acompanhamento nem critérios de seleção de projetos.

Passo 2: descrever o problema

Combinando as diferentes perspectivas dos stakeholders, teríamos a figura rica, como abaixo. Para isso, é preciso entrevistar os stakeholders e utilizar ferramentas para compreendê-los.

Passo 3: definições-raiz para os sistemas relevantes

Quais seriam os sistemas relevantes? Vamos enunciar apenas um: “O Escritório de Projetos deve coordenar recursos junto às áreas funcionais e fornecedores, negociar com os clientes, prover treinamento para equipes e gerentes de projetos e centralizar informações para a gerência sênior.

Passo 4: elaborar modelos conceituais (HAS) a partir das definições-raiz

A partir da definição-raiz acima, teríamos:

Passo 5: comparar o modelo com a realidade

Pode-se utilizar uma planilha comparando o que temos hoje com o que seria desejável, de acordo com o modelo acima.

Atributo	Hoje	Desejável
Centralizar informações.	Não fazemos.	Fazer.
Interfaces com áreas funcionais.	Ruim.	Melhorar.
Treinamento e Suporte	Não temos.	Contratar e implementar.
Contato com cliente externo	Ruim.	Definir processos, delegar e melhorar.
Fiscalizar fornecedores.	Ruim.	Criar controles e definir processos.

Passo 6: reunir mudanças possíveis e desejáveis

            O que posso fazer

Atributo	Hoje	Desejável	Recomendação
Centralizar informações.	Não fazemos.	Fazer.	Levantamento para implantação de EPM.
Interfaces com áreas funcionais.	Ruim.	Melhorar.	Criar plano de ação.
Treinamento e Suporte	Não temos.	Contratar e implementar.	Não temos dinheiro, incluir para o próximo ano.
Contato com cliente externo	Ruim.	Definir processos, delegar e melhorar.	Criar plano de ação.
Fiscalizar fornecedores.	Ruim.	Criar controles e definir processos.	Criar plano de ação.

Passo 7: propor melhorias

Aqui nós criaríamos os planos de ação detalhados para as melhorias a serem implementadas.

Esse foi nosso exemplo rápido. Não está totalmente correto porque ficou bastante incompleto. A idéia é dar uma visão geral para o leitor e apresentar o SSM. Como exercício, você poderia fazer a “figura rica”, definições-raiz e models (HAS) da implantação ou do funcionamento atual do seu PMO? Se quiser, envie para nós publicarmos!

Por fim, ressalto que a metodologia SSM não produz respostas nem direciona as implementações (Lester, 2008). Não é uma metodologia prescritiva, é um processo de construção / estruturação ao mesmo tempo em que é um processo de aprendizado sobre a situação-problemática.

Diferentes definições-raiz poderiam ser criadas, resultando em diferentes HAS. O objetivo não é encontrar os “sistemas corretos”, mas sim representar adequadamente sob o ponto de vista das partes interessadas e buscar um acordo.

Foi uma passagem superficial pela metodologia SSM, vale a pena fazer uma pesquisa no Google. Algumas referências bibliográficas:

Checkland, P (1981) Systems thinking, systems practice London, John Wiley. 

Wilson, B (1990) Systems: concepts, methodologies and applications Chichester, John Wiley. 

Checkland, P & Poulter, J (2006) Learning for action: a short definitive account of soft systems methodology Chichester, John Wiley.

Até a próxima!