A abordagem Lean sob a perspectiva do Gerenciamento de Programas e Projetos

Para iniciar minha colaboração para o Blog da Revista Mundo PM, neste primeiro post vou descrever uma visão geral sobre o conceito Lean em programas e projetos. Obviamente, este assunto é complexo e para aqueles que desejam conhecer mais sobre o tema eu sugiro a leitura das referências indicadas no final deste post, mas também buscarem referências complementares.

Recentemente, foi publicado um artigo na revista PM Network do Project Management Institute – PMI, Junho/2013, cujo título da capa é: “Cut waste, save Money: The Lean Enablers Equation”. O artigo coleta experiências de profissionais que de certa forma estiveram envolvidos com práticas Lean em programas e projetos e também especialistas a área como o pesquisador Dr. Josef Oehmen, do MIT. Oehmen é o autor do guia que descreve um conjunto de facilitadores e práticas Lean voltadas para programas de engenharia, chamado “The Guide to Lean Enablers for Managing Engineering Programs” (Oehmen, 2012), cuja referencia completa está no final deste post.

O artigo está disponível para acesso no link: http://www.pmi.org/Knowledge-Center/Publications-PM-Network.aspx.

Um dos principais desafios de qualquer organização que desenvolve programas e projetos é a redução de desperdícios de toda ordem, seja o tempo gasto com reuniões improdutivas ou evitar o retrabalho para concertar erros de projeto que podem impactar o desempenho do produto final. A necessidade de se reduzir desperdícios é proporcional ao tamanho do programa, projeto. Quanto maior o programa maior será a necessidade de se reduzir desperdícios, pois haverá um maior fluxo de recursos, mais profissionais envolvidos, fornecedores, parceiros, etc., tornando o programa complexo de ser gerenciado.

Nesse contexto, os termos “adicionar valor para o cliente e para o negócio”, “reduzir desperdícios”, “reduzir custos”, “aumentar a eficiência”, “entregar resultados com maior qualidade e velocidade” são conhecidos por todo e qualquer gerente de projeto ou gestor de um programa. Lean não se trata exclusivamente de redução de desperdícios, porém neste post irei falar um pouco mais sobre este aspecto do gerenciamento de programas e projetos.

De acordo com o artigo da PM Network é importante identificar as fontes de desperdícios no programa. Algumas fontes de desperdícios são: planejamento inadequado; problemas na comunicação em todos os níveis, desde os próprios membros do time de projeto até os stakeholders e os diversos níveis gerenciais em uma organização; e deficiência na entrega de resultados, por exemplo, atendendo critérios clássicos segundo a gestão de projetos (qualidade, prazo, custo, escopo). Tais fontes de desperdício são apenas exemplos. É preciso considerar as características peculiares de cada programa e seu contexto.
Conforme descrito no “The Guide to Lean Enablers for Managing Engineering Programs” (Oehmen, 2012 ), existem 10 desafios que contribuem para a ineficiência e desperdícios no gerenciamento de programas de engenharia (Oehmen, 2012, p.28, Figura 10). São eles:

• Execução reativa do programa
• Requisitos do produto instáveis, pouco claros ou incompletos
• Alinhamento e coordenação insuficiente entre o programa e as demais áreas da organização
• Processos otimizados localmente que não estão integrados com os demais processos da organização
• Papéis e responsabilidades pouco definidas
• Gestão deficitária da cultura do programa, competências e conhecimento dos membros da equipe de execução
• Planejamento insuficiente do programa
• Uso de métricas, sistemas de medição e indicadores de desempenho inadequados para o programa em desenvolvimento
• Ausência de uma gestão de risco pró-ativa no programa
• Práticas de aquisição e contratação pouco eficientes

Algumas técnicas podem ajudar nesse trabalho de identificação dos desperdícios e atividades que não agregam valor ao programa ou projeto. Por exemplo, pode-se utilizar técnicas de modelagem de processos, mapeamento do fluxo de valor (ou VSM – Value Stream Mapping), dentre outras.

Sobre o Guia: O Guia é um trabalho colaborativo entre MIT/LAI (http://lean.mit.edu/), PMI (http://www.pmi.org/)  e INCOSE (http://www.incose.org/). No guia está uma lista com 10 desafios na gestão de programas; 43 Facilitadores Lean e 286 sub-fatores Lean. Os facilitadores e sub-facilitadores estão organizados em 6 grupos, que são os princípios Lean. O Guia está disponível para download gratuito neste link.

Em seguida, é necessário compreender como os Facilitadores/Práticas Lean podem ser combinadas e integradas no processo de gestão do programa ou projeto. É importante conhecer os princípios Lean e como podem ser adaptados, “moldados” para atender as necessidades do gerenciamento de programas e projetos. O Guia traz um conjunto de 6 princípios Lean, com 43 facilitadores e 286 sub-facilitadores segundo a perspectiva do gerenciamento de programas. Os 6 princípios Lean descritos no Guia são (Oehmen, 2012, p.13):

• Construir uma cultura no programa de respeito às pessoas;
• Identificar/capturar o valor definido pelo cliente e stakeholders;
• Mapear o fluxo de valor e eliminar desperdícios;
• Desenvolver o fluxo de trabalho por meio de processos planejados e eficientes;
• Trabalhar para que os clientes puxem o valor;
• Buscar a perfeição em todos os processos.

Construir uma cultura no programa de respeito às pessoas é um princípio chave destacado no artigo da PM Network. As pessoas são consideradas o alicerce de toda organização, programa ou projeto, por isso é importante:

• Dar uma visão concreta dos objetivos a serem alcançados;
• Reconhecer o potencial do time para resolver problemas complexos;
• Reconhecer o potencial do time para participar da tomada de decisão;
• Escutar o time e dar feedback, sempre que houver uma mudança;
• Promover um ambiente de trabalho que possibilite o aprendizado e crescimento;
• Confiar na capacidade do time para entregar os resultados estabelecidos.

Existem inúmeros outros aspectos que poderiam ser considerados quando falamos das pessoas envolvidas em um programa ou projeto. Esses seis aspectos, que acabei de relatar brevemente, estão refletidos em um dos 12 princípios do “Manifesto for Agile Software Development” que é uma referência para a abordagem de Gerenciamento Ágil de Projetos, e cujo foco tem sido desenvolver competências para que os times de projeto sejam mais “ágeis”, por meio da adoção de práticas específicas e a existência de fatores contextuais adequados. O princípio* é descrito como: “Construa projetos em torno de indivíduos motivados. ?Dê a eles o ambiente e o suporte necessário ?e confie neles para fazer o trabalho”.

Portanto, se sua organização deseja conhecer mais e implementar os princípios Lean e buscar melhor desempenho e redução de desperdícios no gerenciamento de programas ou projetos, pode começar entendendo melhor como esta abordagem surgiu e como pode ser útil. Em especial os princípios e como eles podem ser integrados à estratégia da organização. Como toda melhoria de processo ou mudança na forma de trabalho, na cultura, este é um processo árduo e de longo prazo.

Gostaria de indicar alguns livros sobre o assunto que podem ajudar no entendimento dos conceitos Lean e na definição de ações de melhoria em sua organização. Inicialmente, podem ler o artigo da revista PM Network, e o Guia citados neste texto. Adicionalmente, sugiro três livros que são considerados referência no tema. O primeiro é o livro escrito por Morgan e Liker (2006) com o titulo “The Toyota Product Development System”. Outra importante referência para se compreender o conceito Lean é o livro de Womack e Jones (2003) com o nome “Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation”. Um terceira referência interessante é o livro do James Womack “Maquina que Mudou o Mundo”.

Boa leitura!

Referências bibliográficas:
OEHMEN, J. (Ed.). 2012. The Guide to Lean Enablers for Managing Engineering Programs, version 1.0. Cambridge, MA: Joint MIT-PMI-INCOSE Community of Practice on Lean in Program Management. URI: HTTP://hdl.handle.net/1721.1/70495.

*Este princípio foi extraído da versão em português do “Manifesto for Agile Software Development”, disponível em: http://agilemanifesto.org/iso/ptbr/principles.html. O equivalente em inglês pode ser consultado no link: http://agilemanifesto.org/principles.html