No post anterior, conversamos sobre tribalismo, propósito e identidade em equipes de projeto, bem como alguns aspectos de liderança importantes para o GP. Foi uma grande lição, que continuo tentando exercitar e aprender até hoje.

Entretanto, existe um outro assunto que aflige os gerentes de projetos: padrões, processos, guias e metodologias. Pelo menos, era algo que me incomodava bastante quando iniciei nesta área. Quando tomei meu primeiro contato com o Guia PMBOK, ainda em suas primeiras edições (1996, 2000), confesso que me senti um pouco frustrado.

Claro que se trata de um excelente guia. Mas eu não conseguia compreendê-lo como um guia, no primeiro momento. Parecia uma obrigação seguir todos os processos, passando por suas ferramentas e técnicas. Além disso, por ser um guia, a sequencia em que os processos deveriam ser executados não era bem mapeada. Cheguei a pensar em abandoná-lo… e adotar um gerenciamento de projetos ad hoc!

Bem, olhando para trás, vejo que eu estava errado. E observo esse mesmo erro em muitos alunos, colegas e iniciantes em gerenciamento de projetos, por isso gostaria de compartilhar com vocês algumas reflexões sobre o assunto.

Embora eu vá comentar principalmente o Guia PMBOK, a analogia vale para quaisquer métodos e metodologias em GP. Uma das primeiras coisas que aparece no Guia PMBOK chama-se tailoring. Isto é, a palavra guia é bem reforçada no sentido de que não precisamos seguir tudo o que está lá. É um compêndio de melhores práticas que serve na maioria dos casos para a maioria dos projetos (most of the time, most of the projects). Entretanto, cada projeto tem suas particularidades e peculiaridades, motivo pelo qual estão surgindo várias abordagens contingenciais (ver Shenhar 2007 – Modelo Diamante, Rabecchini & Carvalho – Modelo I4, entre outros).

Tailoring significa customizar o gerenciamento para o seu projeto (my Project, my processes). Ou seja, o gerente de projetos e sua equipe devem ser capazes de selecionar as ferramentas, processos e metodologias que desejam aplicar em cada projeto, assim como definir em qual profundidade serão aplicados. Isso não é novidade nenhuma, está também no PRINCE2 (Managing Successful Projects with PRINCE2).

O esforço de gerenciamento (planejamento e controle) deve ser adequado ao projeto (execução), isso é uma premissa básica. Muitos de nós, quando iniciamos no gerenciamento de projetos, não damos atenção à customização do gerenciamento para o projeto (tailor to suit the Project environment), o que traz enormes problemas. Ficamos extremamente apegados aos guias, processos e metodologias que acabamos sendo tolhidos por eles.

Os projetos existem única e exclusivamente para produzir benefícios. Não é diversão, não é pelo prazer de gerenciá-los… (embora seja bacana!). Cada projeto deve resolver um problema ou aproveitar uma oportunidade, seus resultados (escopo) devem produzir benefícios que podem ser tangíveis ou intangíveis. O esforço (tempo, custo) precisa valer a pena.

Lembro-me de um projeto que participei em que o planejamento era mínimo. A execução sofria alguns reveses, mas evoluiu bem. Dalmo, o gerente, distribuía tarefas para a equipe conforme as demandas surgiam. Eu, que era o braço direito (assistente técnico) do GP, ficava um pouco perturbado com a situação. Para mim, à primeira vista, parecia tentativa-e-erro…

(Eu, como a maioria, lia os capítulos iniciais do Guia PMBOK com pressa… queria chegar logo na ação! Os capítulos 1 – 3 são “simples” definições, eu queria saber é dos processos que ficam nos capítulos 4 e seguintes… isso aconteceu com você, amigo leitor?. No PRINCE2, tailoring é um pouco mais claro e explícito, por ser um princípio do método PRINCE2.)

Demorou um pouco, mas percebi que a urgência do tempo era o fator primordial. O projeto foi se desenvolvendo de modo incremental. E isso é outra coisa que aparece em todos os guias, metodologias e padrões de GP! Os projetos são gerenciados de maneira iterativa e progressiva… Inicialmente, selecionamos o mínimo de processos e ferramentas necessários. Conforme vamos planejando e adquirindo maior conhecimento sobre o projeto, podemos adicionar ferramentas, processos e novas análises, conforme a necessidade.

Além disso, outra coisa que costuma passar desapercebida é que os grupos de processos (Guia PMBOK) e fases do projeto podem se entrelaçar.

Figura 1 – Esforço x Grupos de Processos

O que isso significa? Significa que, já na Iniciação (TAP e Identificação de Stakeholders), começamos algum planejamento (escopo preliminar, viabilidade etc). O planejamento ocorre praticamente durante todo o projeto, seja pela necessidade de replanejamento (controle integrado de mudanças), seja pela necessidade de detalhar e refinar o plano (planejamento em ondas sucessivas). Desta forma, planejamento e execução ocorrem iterativamente enquanto o projeto se desenvolve de forma progressiva. Monitoramento e controle é o acompanhamento que vai desde a iniciação até o encerramento (configuração, controle integrado, monitorar e controlar o projeto). Finalmente, temos o encerramento, que também começa no final da execução.

Esses grupos podem ocorrer em diferentes níveis. Veja o artigo sobre gerenciamento tático-operacional.

Figura 2 – Grupos de Processos

Enfim, compreender tailoring é um grande conselho para iniciantes em GP. Não esqueçamos que os projetos são iterativos e progressivos… A abordagem do PRINCE2, seus princípios, temas e processos é muito interessante e bastante didática para compreendermos o gerenciamento de projetos sob a ótica do dia-a-dia (prática). Vamos falar sobre PRINCE2 em posts subsequentes.

Na próxima semana, veremos um outro desafio comum dos GPs. Até lá.