O gerenciamento de contratos, refere-se aos processos e procedimentos que as empresas podem implementar para gerenciar o escopo dos serviços, a negociação, execução, desempenho, modificação e rescisão de contratos com várias partes, incluindo clientes, fornecedores, distribuidores, prestadores de serviços contratados, subcontratados e colaboradores. Embora empresários frequentemente descartem a preparação do contrato como “trabalho de advogado” alegando que pouco ou nada tem a ver com os aspectos importantes da relação de trabalho entre as partes contratuais, a contratação é realmente uma das atividades determinantes para o sucesso de qualquer acordo comercial.

O objetivo principal do gerenciamento de contratos é estabelecer padrões para um processo eficiente e eficaz que permita que o prestador de serviço/fornecedor e a empresa cumpram as obrigações acordadas.

Então, como você escolhe um bom consultor de gerenciamento de contratos que irá resolver seus problemas de negócios?

Primeiro de tudo, precisa saber para o quê você quer o consultor de gerenciamento de contrato. Você precisa de uma especificação de consultoria detalhada. Este é geralmente um documento de uma ou duas páginas que define:

– Detalhes do requisito comercial ou problema a ser resolvido.

– O escopo dos serviços com as principais entregas, como uma análise de custo-benefício, estudo de viabilidade ou relatório.

– O tempo esperado que a consultoria levará.

– Os relatórios diretos e indiretos que irão trabalhar para o consultor.

– Quem irá gerenciar o consultor?

– Onde a consultoria será realizada.

Uma vez que o consultor comece com sua empresa, você deve garantir que ele entenda completamente suas necessidades. Você deve, então, garantir que o mesmo tenha acesso a um gerente sênior para orientação e que relate regularmente o progresso dos serviços.

Ao final da consultoria, seu consultor de gerenciamento de contratos deve apresentar a você os produtos que solucionam seu problema de negócios.

O gerenciamento de contratos é um aspecto importante do gerenciamento de relacionamentos de negócios, e uma ferramenta fundamental usada pelas empresas para tirar o máximo proveito dos termos do contrato que exigem muito esforço para negociar! Ao executar e monitorar um contrato para maximizar o desempenho financeiro e operacional e minimizar os riscos pode não parecer uma tarefa fácil, mas é de extrema importância para toda a organização.

Existem muitos benefícios na prática de gerenciamento de contratos. Organizações onde não existe essa prática, ou que utilizem padrões inadequados, sofrem perdas significativas, especialmente financeiras.

Aqui estão três GRANDES benefícios de um gerenciamento de contratos:

#1 Recebimento do serviço ou produto, em conformidade com o contratado

A definição correta do escopo e seus limites, assim como dos respectivos produtos de entrega, são elementos essenciais para que o Contratante saiba exatamente o que está comprando e que, da mesma forma, o Contratado saiba exatamente o que foi vendido, de modo a não haver frustrações de expectativas e, consequentemente riscos indesejados.

A padronização de processos e procedimentos também diminui o risco de compra e fornecimento, reduzindo gastos desnecessários. O efeito real é que os riscos da cadeia de suprimentos são reduzidos e as compras como um todo se tornam menos dispendiosas e mais valiosas.

#2 Garantir as obrigações e responsabilidades diretas e indiretas

A elaboração de um contrato deve conter cláusulas que definam claramente as obrigações de entrega, qualidade, prazo, custos, garantias, e no caso de produtos, transporte, armazenamento, seguros, além das obrigações legais, trabalhistas, previdenciárias, administrativas, dentre outras.

Após a assinatura das partes, durante a fase de execução dos trabalhos ou fornecimento, precisa ser efetuada a gestão do contrato de modo a fazer cumprir as obrigações e responsabilidades definidas.

#3 Equilíbrio econômico-financeiro nos contratos

Um contrato bem gerenciado deve manter, durante toda a sua vigência, o seu equilíbrio econômico-financeiro.

São diversos os fatores que podem gerar desequilíbrio nos contratos públicos e privados, tais como: alteração do escopo de fornecimento (alteração de projetos, especificações, quantidades, etc.), prorrogação do prazo contratual, atrasos nos licenciamentos ambientais, desapropriações, atrasos na disponibilização de projetos, falhas ou indisponibilidade de projetos básicos ou executivos, condições climatológicas, falta de liberação de frentes de serviço, modificações no cenário econômico, aumento excessivo dos custos dos insumos, alteração na legislação, administração desordenada, atrasos nos pagamentos, casos fortuitos ou de força maior.

Vale destacar que, deficiência na gestão (por exemplo, improdutividade ou deficiência decorrente de mão-de-obra desqualificada ou decorrente de má gestão) não gera motivo de desequilíbrio econômico-financeiro.

 

Sobre o Autor:

Carlos Eduardo C. castro carlos.eduardo@clgengenharia consultiva.com.br

PMP, Engenheiro Civil pela Escola de Engenharia Mauá, pós-graduado com Especialização em Gestão de Projetos pela USP, MBA em Finanças Empresariais pela FGV. Atualmente é sócio-diretor da empresa CLG Engenharia Consultiva Ltda, de prestação de serviços de gestão,  reestruturação de empresas,  elaboração de pleitos (claims), gerenciamento de empreendimentos, consultoria e assessoria em gestão e contratos, planejamento e controle, projetos civis e soluções de engenharia (www.clgengenhariaconsultiva.com.br). Trabalhou em empresas como Schahin Engenharia Ltda. e Sistema PRI Engenharia Ltda. (Grupo Bureau) tendo gerenciando contratos complexos. Foi diretor de operações do Grupo Tecnolite. Membro do PMI.