De nada adianta investir em soluções como Monday, Asana, Microsoft Project ou Jira se o comportamento organizacional permanece ancorado em práticas obsoletas, como o uso excessivo de planilhas e apresentações estáticas, ferramentas estas que, embora familiares, comprometem a acurácia, a rastreabilidade e a inteligência em tempo real na tomada de decisão.
Esse comportamento reflete não apenas uma resistência técnica, mas sobretudo uma lacuna na gestão da mudança e no patrocínio executivo. A ausência de uma governança estruturada, aliada à falta de treinamento formal e continuado, transforma qualquer tentativa de adoção tecnológica em um “teatro da agilidade”, onde o discurso é moderno, mas a prática segue artesanal.
Conforme destaca Silva e Andrade (2020), em seu estudo qualitativo sobre resistência organizacional à adoção de novas tecnologias em ambientes de projetos:
“A efetividade de uma ferramenta está intrinsecamente ligada ao engajamento dos stakeholders e à sua capacitação. A simples implementação técnica, desacompanhada de um plano de mudança cultural, resulta em uso superficial ou desvirtuado da solução adotada.” (SILVA; ANDRADE, 2020, p. 89).
Esse tipo de resistência compromete não apenas o desempenho operacional, mas impacta diretamente nos indicadores de sucesso dos projetos, criando um ciclo vicioso de retrabalho, perda de produtividade e principalmente a falsa sensação de controle.
Sendo importante a criação de uma governança robusta também para as ferramentas utilizadas, com envolvidos devidamente treinados, métodos claros de uso e monitoramento. A melhoria contínua, não é opcional — é condição sine qua non para extrair valor real das ferramentas e alcançar maturidade em gerenciamento de projetos, principalmente no que tange a estrutura de um PMO.