No post anterior, iniciamos uma discussão sobre a importância da comunicação e do gerenciamento das comunicações em projetos. Neste post, apresentaremos os processos de gerenciamento das comunicações, segundo o Guia PMBOK® 5a edição.

Figura 1 – Processos de gerenciamento das comunicações (Trentim, 2014)

Os processos de gerenciamento das comunicaçõesasseguram que as informações, incluindo planos, relatórios, reuniões e outros, serão documentadas, distribuídas e arquivadas de modo adequado, permitindo transparência e alinhamento das expectativas. As informações relevantes devem ser distribuídas conforme seu público-alvo, considerando-se também a periodicidade desejada. Além disso, a organização, a indexação e o arquivamento dessas informações servirão para a base de dados de conhecimento da empresa.

Processos de Gerenciamento das Comunicações (Guia PMBOK® 5a edição)

1. Planejar Gerenciamento das Comunicações – processo que determina as necessidades de informação das partes interessadas (quem precisa saber de quê?) e define os procedimentos e tecnologias de comunicação a serem utilizados no projeto (como e quando as informações são distribuídas?);
2. Gerenciar Comunicações – processo responsável por coletar e por disponibilizar as informações aos stakeholders, realizando as atividades de comunicação previstas conforme o plano de gerenciamento das comunicações;
3. Controlar Comunicações – processo responsável por controlar as comunicações do projeto a partir do Plano de Gerenciamento das Comunicações, identificando a necessidade de ações preventivas, corretivas e melhorias. Trata-se de um processo que exige proatividade e atenção do gerente do projeto.

Na edição anterior (Guia PMBOK® 4a edição), o gerenciamento das comunicações englobava o gerenciamento dos stakeholders. Na atual 5^a edição, em vigor a partir de 2013, o Guia PMBOK® apresenta uma nova área do conhecimento, Gerenciamento das Partes Interessadas (Managing Stakeholders as Clients).

O gerenciamento das comunicações, portanto, passou a ter foco no fluxo de informações do projeto, adotando como modelo a pirâmide do conhecimento (Awad e Ghaziri, 2004; Choo, 2006; Rowley, 2007).

Figura 2 – Pirâmide do conhecimento (adaptado de Zeleny, 1987; Awad e Ghaziri, 2004)

De modo a manter a coerência com o modelo DIKW (Data – Information – Knowledge – Wisdom), as entradas e saídas dos processos de gerenciamento das Comunicações foram foram renomeados na 5^a edição do Guia PMBOK® (veja a Figura 3, a seguir neste post.:

• Dados de Desempenho do Trabalho
  • Observações e medidas identificadas durante a execução do trabalho, tais como: percentual físico do trabalho completado, quantidade de horas utilizadas, entregas realizadas etc.
• Informações de Desempenho do Trabalho
  • Resultado da estruturação e análise dos dados de desempenho, integrando as diferentes áreas do conhecimento. Exemplos: indicadores de custo, valor agregado, qualidade etc.
• Relatórios de Desempenho do Trabalho
  • Os relatórios de desempenho compilam e consolidam as informações e os dados de desempenho do trabalho para a tomada de decisão no projeto.

Fazendo analogia com a pirâmide do conhecimento, temos:

• Dados (data) – medições e observações das variáveis, critérios de sucesso e outros fatores do projeto
• Informação (information) – estruturação e análise dos dados em indicadores, tendências e variações nos aspectos relevantes do projeto
• Conhecimento (knowledge) – compilação e consolidação dos dados e informações em relatórios para a tomada de decisão no projeto(actionable information)
• Sabedoria (wisdom) – plano de gerenciamento do projeto, documentos do projeto e lições aprendidas reforçam o repositório de ativos de processos organizacionais

Figura 3 – Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas dos processos de gerenciamento das comunicações (Trentim, 2014)

Resumidamente, esses são os processos de gerenciamento das comunicações, segundo o Guia Guia PMBOK® 5a edição. Para saber mais sobre o Guia PMBOK 5a edição e seus processos, leiam os posts a seguir.

• Guia PMBOK 5a Edição – A importância do Planejamento
• Não tenha pressa – 47 Processos do Guia PMBOK 5 Edição
• Os 47 Processos do Guia PMBOK 5a Edição
• Plano de Projeto na Prática – Como fazer?

No próximo post, conversaremos mais sobre comunicação e stakeholders. Até lá!