Arrepiou? Quem não arrepia quando nos perguntam sobre o prazo do projeto e ele não está conforme o esperado? Ou mais especificamente…  está atrasado!

Já sei, de novo foram as pessoas!… Mas isso não é novidade, sabemos que a culpa é sempre delas.

Antes de buscar a causa raiz ou analisar a possibilidade de fazer paralelismo, ou mesmo um replanejamento, convido você para fazer uma quebra de paradigma.

A nossa principal preocupação é que o tempo passa inevitavelmente cada vez mais rápido e, o que não foi feito no momento adequado, dificilmente será recuperado. Podemos ter errado no planejamento, na escolha das pessoas certas, termos insuficiência de pessoas no projeto ou por outro motivo qualquer. Você já pensou que um descontrole na gestão do tempo das próprias pessoas da equipe pode causar várias dificuldades que você encontra no gerenciamento do seu projeto?

Muitas pessoas possuem habilidades naturalmente, são organizadas e sabem administrar o tempo do seu trabalho.  Outras ou muitas sejam operacionais, coordenadores ou líderes, não são organizadas e os resultados gerados são conseqüência dessa falta de gestão do tempo.

Paradoxalmente, você como gerente do projeto é o responsável do desempenho da sua equipe.  Se o desempenho não é bom, os resultados gerados não serão bons. É uma relação diretamente proporcional.  E é exatamente neste ponto onde você poderá ser o culpado.

Então, uma forma de colaborar com o prazo do seu projeto, será ajudar a sua equipe na melhor utilização do tempo.

Aprendemos a caminhar, a andar de bicicleta, a dirigir, a dançar, mas nunca nos preocupamos em aprender a respirar, comer, falar ou administrar o tempo. Depende de nossas próprias habilidades, do interesse ou da real necessidade. Converter o tempo em um recurso administrável precisa de uma quebra de paradigma, tanto do GP como da equipe.

Faz um ano aproximadamente, li o livro de Christian Barbosa: A tríade do tempo. Neste livro, ele explica uma metodologia para: aprender a lidar melhor com o tempo, obter benefícios pessoais e profissionais, e conseguir assim uma melhor qualidade de vida.  Embora orientado para pessoas muito atarefadas, esta mesma metodologia pode ser aplicada com as equipes dos projetos para ajudar na obtenção de melhores resultados.

Christian considera que todas as atividades de nosso dia a dia devem ser classificadas conforme três critérios: importantes, urgentes ou circunstanciais, e as representa com três esferas sem nenhuma interseção entre elas.

Na esfera da importância, define que devem ser colocadas as atividades que agregarão valor em nossa vida, e que, quando concluídas, sentiremos a satisfação da conquista. Essas atividades têm um prazo mais longo para serem realizadas e consomem mais tempo, devem ser planejadas e priorizadas dentro desse conjunto.

Na esfera da urgência, define que devem ser colocadas as atividades que, ao contrário da esfera anterior, não temos mais prazo para fazer.  Muitas poderão ser urgentes mesmo, e outras, poderão ser resultado do “mal do estudante”. Se uma atividade passou a ser urgente, foi porque não demos atenção quando ainda não era, estava na esfera das importantes com alguma prioridade inadequada.

Por último, na esfera das circunstâncias, devem ser colocadas as atividades que não temos nenhum prazer em fazer, que não agregam valor e que geram uma sensação de angústia e insatisfação.

O livro indica que pesquisas realizadas determinaram que a esfera da urgência é  a que mais acumula atividades para a maioria das pessoas.

Esta mesma metodologia aplicada às equipes resulta no que Christian chama de “colaboração produtiva”. Seu objetivo é otimizar o desempenho das pessoas e facilitar a concentração naquilo que é importante no projeto.  Em todo este trabalho, o papel do Gerente de Projeto é fundamental para atingir resultados, principalmente com o exemplo, a disciplina e o compromisso. Se sua preocupação está na resolução das urgências, transformará sua equipe em um time de bombeiros, enquanto, organizadamente, terá um time focado nas atividades importantes e a conseqüência será percebida na melhoria da performance.

Mais uma vez, o exemplo do líder é o que terá uma influência significativa na transformação da equipe. Capacitação, capacitação e insistência também serão fundamentais na obtenção da sinergia necessária para a colaboração produtiva. Precisará ensinar as pessoas a diferenciar o que é importante do que é urgente, para aprenderem a evitar que a urgência aconteça, facilitando a definição conjunta de ações preventivas. É um exercício diário, uma forma diferente de pensar, valorizando e se concentrando no que é importante e nas suas prioridades.

Em vários projetos apliquei uma adaptação desta técnica com os líderes. Para ter um melhor acompanhamento inicial e todos aprenderem com a sinergia, foram preparados quadros. Cada quadro representava um cronograma semanal de atividades. Estava dividido em quatro grupos: importantes, urgentes, circunstanciais e lições aprendidas. Foi elaborado um para cada líder. Não ficaria assim sempre, a intenção era que as pessoas puderem adquirir o hábito de planejar suas atividades semanais e aprenderem a identificar sua importância, a priorização e crescerem com as lições aprendidas. O fato de ser visual facilitou a análise periódica e a definição conjunta de ações corretivas e preventivas, como também, permitiu um melhor acompanhamento até que o hábito fosse assimilado.

Conforme mostram as figuras, as atividades foram escritas em fichas ou post-it e colocadas no dia da semana conforme programação. Em cada ficha deveria ser colocada a descrição da tarefa, a quantidade de tempo estimado para a execução e o tempo real utilizado, pois as pessoas não tinham noção do tempo que necessitariam. Este exercício com o tempo ajudaria a obter um planejamento mais realista. Na mesma ficha poderiam ser apontados comentários ou observações para considerar a futuro.

Na linha das urgências, seriam colocadas em um post-it de cor pink as atividades que apareciam para resolver rapidamente e na linha das circunstanciais, as atividades eventuais, aquelas sem valor, em um post-it azul.  Semanalmente seria realizada uma avaliação conjunta dos resultados, e as definições de melhoria seriam colocadas na linha de lições aprendidas, acumulando-se aqui.

Esta atividade lúdica ajudou as pessoas a se organizarem melhor, aprenderem a planejar, terem noção do tempo das tarefas, de sua importância, e, fundamentalmente, detectarem a causa raiz das urgências para correção do processo.

Convido vocês a praticarem esta técnica com suas equipes e analisar os resultados atingidos. Com certeza todos aprenderão, a equipe crescerá, haverá facilidade na comunicação, melhorará a motivação e potencializará a sinergia para a solução de problemas.

Como conclusão, uma frase desse livro, de Ayrton Senna, para refletir:

“Eu sou parte de uma equipe. Então, quando venço,

não sou eu apenas quem vence. De certa forma, termino

o trabalho de um grupo enorme de pessoas.”

Eu também sou parte de uma equipe, e você?

 

Pratique, pratique e pratique e nos conte sua experiência para crescimento de todos!