O patrocinador não é apenas quem atribui recursos e dinheiro ao projeto. Além de financiar o projeto, os patrocinadores têm outras funções muito importantes para o sucesso dos projetos.

Durante o ciclo de vida do projeto, o patrocinador atua como um decisor acima do gerente de projeto, podendo tomar decisões fora da alçada do gerente do projeto. Além disso, o patrocinador funciona como um ponto focal para a alta administração e também para outros stakeholders, eventualmente.

À primeira vista, pode parecer que o patrocinador do projeto duplica os esforços do gerente de projeto. No entanto, um patrocinador do projeto experiente pode melhorar a comunicação e coordenação em questões além das responsabilidades do gerente de projeto (Englund e Bucero 2006). O papel do patrocinador está diretamente ligado à gerência sênior e inclui:

• Participar na selecção de projetos, categorização e priorização
• Participar no estabelecimento de prioridades e alocação de recursos
• Alinhar os objetivos do projeto e os objetivos de negócio
• Realizar acompanhamento e relatórios sobre o andamento do projeto para sênior de gestão
• Prover mentoring gerentes de projeto

É fácil ver que os os executivos seniores desempenham papel importante e tem grande influência no sucesso dos projetos (Englund, Graham e Dinsmore 2003). A criação de Escritórios de Projetos (PMOs) é um passo em direção à integração entre planejamento estratégico e execução de projetos, promovendo não só padronização e treinamento para gerentes de projeto e membros da equipe, mas também gerando excelência em patrocínio para apoiar projetos.

O patrocinador deve agregar valor ao projeto.

Em geral, patrocinadores devem ter sólidos conhecimentos de negócio e boa capacidade de comunicação. Ele irá atuar mais como um líder visionário para o projeto, enquanto o gerente de projeto irá desempenhar funções de gestão e técnica a maioria dos o tempo.

Especialmente em projetos complexos de grande porte, os gerentes de projetos precisam de muita ajuda de executivos de nível sênior. Sem patrocínio, a chance de fracasso é muito grande. Sendo o patrocinador um gerente sênior, ele possui autoridade e poder para tomar decisões que trazem grande agilidade e flexibilidade aos projetos, permitindo responder a riscos mais rapidamente e controlar mudanças.

Apesar da sua importância, encontrar bons patrocinadores é difícil. Mesmo organizações com alta maturidade em gerenciamento de projetos tem problemas de patrocínio (Englund e Bucero 2006). Um bom patrocinador é a ligação entre o gerente de projeto e gerentes seniores e executa diferentes funções durante o ciclo de vida do projeto, promover e proteger o projeto.

Durante o início de um projeto, o patrocinador deve ser responsável pelo Termo de Abertura do Projeto e seu Business Case, alinhando os objetivos do projeto à estratégia corporativa. O patrocinador irá designar um gerente para o projeto, que pode ajudar neste planejamento inicial.

Planejamento do projeto será responsabilidade do gerente de projeto designado e sua equipe, mas o patrocinador deve tomar conhecimento e aprovar planos de projeto. Ao longo da execução, o patrocinador irá monitorar o progresso e status do projeto, informando à gerência senior. O patrocinador deve ter reuniões regulares com o gerente do projeto para reforçar a confiança e obter informações atualizadas.

Finalmente, é o patrocinador o responsável pelo projeto perante a organização. Ele deve assegurar que os benefícios do projeto estão sendo entregues.

Na sua empresa, existem patrocinadores efetivos? Eles possuem conhecimentos para patrocinar projetos? Deixem seus comentários. Na próxima semana, retomaremos o assunto, comparando as funções de gerente de projetos e patrocinador de projetos, além de explorar as vantagens de uma relação sinérgica entre eles. Até lá!