No post anterior, conversávamos sobre Oobeya (“A grande sala de projetos”). O conceito foi desenvolvido na Toyota nos anos 90. Várias outras empresas atualmente adotam salas Oobeya (Boeing, Harley Davidson, Volvo, Embraer etc). Dentre as vantagens, destacamos:

• Empowerment (tomada de decisão)
• Equipe multidisciplinar localizada (co-location)
• Trabalho visível (gestão visual)
• Agilidade e flexibilidade

Na verdade, Oobeya é apenas uma das ferramentas do Sistema de Produção da Toyota (TPS), fazendo parte do Desenvolvimento (TDS) e da Gestão (TMS). A filosofia que permeia esses conceitos busca integração e coordenação entre as diferentes funções organizacionais, alinhadas na busca pelo sucesso da organização.

Observem que as informações de marketing, inteligência de mercado e relacionamento com clientes são entradas importantes para o desenvolvimento do conceito inicial do produto. As fases seguintes avançam no sentido de detalhar e tangibilizar o produto e sua construção, preparando inclusive as atividades de produção pós-projeto. Compreender o fluxo de valor e identificar os benefícios do produto para seus stakeholders é o papel do Toyota Production System.

Figura 2 – Toyota Product System (Fonte: TPS in 9 min.pdf)

A Figura 2 representa muito bem a idéia em torno da sala Oobeya (Action-Oriented: Focused Metrics; Clear Activities / Actions; Decision Ready Issues). A sala Oobeya funciona como um Escritório Autônomo de Projetos, responsável por gerenciar e apoiar um programa ou um mega-projeto, como o desenvolvimento de um novo produto.

A sala Oobeya é, portanto, diretamente responsável por implementar parte do planejamento estratégico da organização. Isto é, a partir das políticas e estratégia, são tomadas decisões para decidir quais serão as metas (targets) para criação de uma Oobeya. Uma vez constituída, ou seja, o novo programa foi aprovado, a Oobeya deverá criar métricas e critérios de sucesso. Trata-se do esboço do plano de gerenciamento do programa, envolvendo benefícios, riscos, stakeholders, comunicação e coordenação de seus componentes.

O planejamento de longo prazo dentro da Oobeya é focado em métricas que precisam estar diretamente ligadas ao produto em desenvolvimento e às macro-atividades, que por sua vez serão decompostas para o dia-a-dia da execução. Além disso, o Quadro de Questões (Issue Board) associado ao empowerment provê agilidade e flexibilidade nas decisões (decision ready issues). Observa-se que a Oobeya possui (e necessita possuir) um certo grau de autonomia dentro da organização. Finalmente, a Oobeya está sendo apoiada pelas outras seis funções que aparecem na Figura 2.

A seguir, reproduzimos novamente a representação de uma sala Oobeya (Figura 3). Fica claro que a disposição segue a idéia de foco nos objetivos. Esses, por sua vez, devem estar conectados aos resultados esperados (produto) e expressos em métricas que permitam acompanhar seu progresso, constituindo o planejamento de longo prazo. Já o cronograma disponível no Action Board reflete atividades claras que precisam ser executadas (fases e marcos), podendo ser decompostas em componentes menores. O organograma do projeto e seus recursos podem aparecer aqui também. A área de decomposição pode conter uma Estrutura Analítica do Projeto, bem como os responsáveis por pacotes e contas de controle, incluindo informações de custo e tempo. Finalmente, um dos pontos centrais da sala Oobeya é o Quadro de Questões (Issues Board).

Figura 3 – Sala Oobeya

Para quem está familiarizado com metodologias ágeis, como Scrum, a sala Oobeya é uma reunião diária permanente (standup meeting) orientada pela gestão visual. Fazendo uma analogia, lá estão dispostos os objetivos do projeto, product backlog, acompanhamento (burndown chart – neste caso, cronograma / Action Board), principais entregas decompostas, recursos e impedimentos (issues). O gerente da Oobeya (gerente de programas) é o reponsável por garantir que os issues foram atribuídos aos responsáveis corretamente e que eles estão sendo resolvidos, orientando a tomada de decisão com vistas à agilidade e à flexibilidade também. Uma possível conclusão é que os conceitos de Lean, em particular a sala Oobeya, e do Sistema Toyota (TPS) já incluíam o melhor dos dois mundos (Gerenciamento de Projeto Agile + Tradicional) bem antes de aparecerem essas novas metodologias…

Enfim, da próxima vez que você estiver enfrentando um grande projeto ou programa, pense em criar uma sala Oobeya. Há muito mais para ser discutido além da visão geral que pretendíamos passar neste post. Talvez a organização da Copa do Mundo de 2014 e das Olimpíadas de 2016 estejam empregando uma ou mais Oobeyas, não tenho essa informação. Imagino que essa abordagem beneficiaria muito a coordenação e o foco desses programas. E você, o que acha? Deixe seu comentário ou mande um email para trentim@mundopm.com.br. Dúvidas, críticas e sugestões são bem-vindas. Até a próxima semana!