Já ouviu falar em Oobeya? “Oobeya” quer dizer “grande sala de projeto” (Horikiri et al., 2009).

Oobeya é um dos elementos do Sistema Toyota de Produção (TPS – Toyota Production System). A sala Oobeya fomenta e oferece suporte a um processo de desenvolvimento proativo com ênfase na gestão visual.

A idéia simples: dedicar tempo e espaço para coordenação e resolução de problemas, minimizando barreiras organizacionais, aumentando a rapidez e a agilidade na implementação. Trata-se de uma ferramenta extremamente útil em projetos de desenvolvimento de produtos, aumentando a colaboração.

A sala Oobeya deve ser um espaço físico em que as pessoas se encontrem. Esse espaço físico desempenha um papel importante, centralizando as informações e a tomada de decisão. Suas paredes são revestidas com informações  que permitem à equipe manter o foco nos objetivos e acompanhar o progresso do projeto a partir de uma visão sistêmica.

Figura 1 – Sala Oobeya

Uma sala Oobeya típica está representada na Figura 1, onde temos:

1. Protótipo – considerando que o foco da sala Oobeya é o desenvolvimento integrado / enxuto de produto, nada melhor do que desenvolver protótipos, se for possível. Não há necessidade de ser um protótipo funcional, pode ser uma maquete  de papelão ou desenhos, permitindo à equipe mexer, compreender, modelar e discutir em cima do protótipo.
2. Quadro de Objetivos – os objetivos do projeto devem estar logo na parede em frente à porta, de maneira que as pessoas entrem na sala e já se deparem com o protótipo e com os objetivos do projeto, mantendo o foco. Os objetivos devem estar relacionados ao produto e à estratégia corporativa, direcionando os benefícios e valor adicionado pelo projeto.
3. Resultado Esperado – representação esquemática do produto final, indicando seus principais drivers e requisitos.
4. Quadro de Métricas –  mostra a situação do projeto por meio de indicadores específicos e mensuráveis.
5. Quadro de Ações – representação macro do cronograma, indicando as principais atividades, marcos e suas relações de precedência.
6. Quadro de Decomposição – representação da estrutura analítica do projeto, contendo subprojetos e pacotes de trabalho.
7. Quadro de Questões – documenta questões (issues) em aberto que precisam ser resolvidas.
   
    

A seguir, disponibilizei um exemplo simples de Oobeya para o desenvolvimento de uma máquina de fazer chá e café (Coffee & Tea Maker), que faz parte de um exercício da matéria MP-217 Desenvolvimento Enxuto de Produtos (ITA).

Figura 2 – Oobeya da “chafeteira”

Existe muito mais coisa por trás da sala Oobeya. Os conceitos de Lean e as ferramentas do Sistema Toyota de Produção norteiam a criação desses quadros. A sala Oobeya é dinâmica, seu conteúdo e informações vai se modificando ao longo do projeto, confore a necessidade. Vale a pena estudar mais sobre o assunto. Vejam essa apresentação OBEYA .pdf, por exemplo. Também recomendo assistir este video (Lean Summit 2012 – Dassault Systems / Digital OOBEYA).

Figura 3 – Organização da sala Oobeya (Fonte: http://blog.maskell.com/?p=374#!)

Quando falamos de sala Oobeya, frequentemente, surge a questão: A sala Oobeya é um Escritório de Projetos (PMO)? O que você acha? Na próxima semana, voltaremos a esse assunto. Enquanto isso, veja essa apresentação (.pdf) dos “pais” (criadores) da sala Oobeya.