Conforme prometido, escrevo este post com o objetivo de mostrar uma síntese das apresentações e material utilizado em minhas exposições durante o PMI Global Congress 2014, realizado em Outubro, na cidade de Phoenix, Arizona. Neste post vou resumir os principais tópicos da primeira apresentação que aconteceu na tarde de domingo, primeiro dia do evento, e cujo título foi: “Integration means results: why Systems Engineering and Program Management must align”. Eu dividi o palco com o Dr. Eric Rebentisch, pesquisador responsável pelo Consortium for Engineering Program Excellence (CEPE) no Massachusetts Institute of Technology (MIT), onde o estudo está sendo desenvolvido.

Nesta primeira apresentação discutimos os principais resultados de um programa de pesquisa cujo objetivo é melhor compreender o relacionamento entre as disciplinas de Gerenciamento de Programas (Program Management – PM) e Engenharia de Sistemas (Systems Engineering – SE), duas disciplinas de muita importância para projetos complexos e de grande porte, e que estão sendo adotadas em conjunto por grandes corporações de todo o mundo em setores como defesa, aeroespacial, construção naval, construção e infraestrutura, tecnologia, energia, exploração, etc.

Estamos em busca de responder questões como: o que significa Integration?; Como aprimorar o desempenho de programas por meio da melhoria da integração entre gestão de programas e engenharia de sistemas? Quais são as causas dos problemas que afetam negativamente a integração entre PM e SE?

Trata-se de um estudo que já está em sua quarta fase e que começou em 2012, com uma survey conduzida em parceria com o PMI e INCOSE, onde participaram mais de 600 profissionais somando-se as duas áreas de foco. Clique aqui para ter uma cópia do relatório parcial do estudo.

Identificamos, a partir da análise dos resultados da survey conduzida em 2012, e a fase de estudos de caso com empresas de diferentes setores e porte, algumas das principais fontes de problemas que afetam a integração entre PM e SE, por exemplo:

• Ausência de um planejamento integrado entre as duas disciplinas e competências. Planejamento que integre as duas áreas e profissionais na construção de uma visão única sobre o programa;
• Dificuldade em desenvolver uma visão compartilhada dos objetivos do programa para os envolvidos;
• Ausência de clareza na definição da autoridade e processo de decisão que esteja claro para cada profissional atuando nessas áreas;
• Conflito entre práticas das duas disciplinas ou sobreposição de práticas que não estão bem definidas no processo de desenvolvimento do programa e produto e gestão do programa.
• Indivíduos ou grupos de profissionais focados em metas que atendam apenas sua área de escopo, atuação ou função, sem uma visão holística de processo;
• Deficiência na definição dos papéis e responsabilidades de cada área e profissional envolvido;
• Dificuldade em trabalhar de forma colaborativa visando um resultado superior com impacto relevante para o programa;
• Expectativas pouco claras, mal definidas pelo patrocinador do programa, dentre outras.

Em contrapartida, conversando com profissionais de empresas que não tem problemas com a integração entre essas duas áreas, identificamos alguns aspectos chave e quais práticas aparentemente são comuns para essas organizações e que, segundo os entrevistados, contribuíram para a melhor integração entre PM e SE. Por exemplo:

• Formalizar o entendimento da importância da integração entre essas duas disciplinas e como esta integração pode ser observada e mensurada na sua organização;
• Utilizar padrões de práticas reconhecidas de ambas as disciplinas (Program Management e Systems Engineering).
• Fornecer treinamento em ambas as áreas de conhecimento, pelo menos, no que tange os conceitos básicos e pontos em que há sobreposição de processos e práticas. O ideal é que este treinamento esteja disponível para todos os envolvidos no programa, com diferentes níveis de detalhamento nos conceitos e práticas;
• Definir de forma clara os papéis e responsabilidades dos profissionais atuando em cada área; identificar as áreas onde as responsabilidades serão compartilhadas, onde estão os pontos de maior tensão nos quais a colaboração terá papel fundamental na resolução de problemas;
• Desenvolver modelos integrados para avaliação do programa que inclua aspectos da engenharia de sistemas e da gestão do programa como um todo;
• Compartilhar responsabilidades entre o chefe da engenharia de sistemas e o gestor do programa em áreas críticas, previamente identificadas no planejamento integrado entre as partes, tais como: riscos, qualidade, aquisições, desenvolvimento de fornecedores e parceiros de desenvolvimento.

Ainda relacionado com este tema, no terceiro dia do evento tivemos uma mesa redonda com especialistas convidados para discutir casos reais e práticas adotadas em suas organizações. O título da mesa redonda foi: “The Inside View on Effective Engineering Program Management”.

Em resumo, alguns dos principais aspectos mencionados pelos especialistas foram:

• Conhecimento, Profissionais com competências específicas para cada posição: ajuda bastante se o gestor do programa tiver uma formação em engenharia de sistemas e conhecer profundamente a tecnologia ou aspectos do desenvolvimento do produto. Este poderá transitar melhor entre as áreas identificando pontos comuns e possíveis problemas. Mas é inevitável que este profissional tenha diferentes competências para ser capaz de assumir a gestão do programa como um todo;
• Manter os membros do time trabalhando juntos por mais tempo: isso é crítico, e foi mencionado que o gestor do programa e o responsável pela engenharia precisam ter “horas de experiência” trabalhando juntos. A mesma dica aplica-se para o time, quanto mais tempo passarem trabalhando e colaborando melhor será o desempenho do grupo e a tendência é que a integração também melhore;
• Cultura organizacional: é importante ter um ambiente que estimule a colaboração e o trabalho conjunto, e a integração entre as diversas áreas de uma organização. Ter times multidisciplinares também tem papel fundamental na resolução de problemas e mudanças no programa;
• Processos, práticas e ferramentas: é importante ter um alinhamento entre processos, práticas e ferramentas adotadas por ambas as disciplinas e este alinhamento deve ser ilustrado de forma clara para todos os envolvidos;
• Proximidade entre os profissionais (co-localização): a proximidade física é um fator relevante para a integração, em especial em programas complexos com grande fluxo de informação entre os envolvidos. A proximidade facilita as interações e comunicação entre os profissionais, e proporciona oportunidade para interações frequentes;
• Pontos de controle e avaliação: mais especificamente relacionado ao processo de desenvolvimento, é importante definir pontos de controle e avaliação do progresso e desempenho do programa onde todos os participantes podem estar juntos, avaliando o que foi realizado, com a oportunidade de discutir como solucionar problemas e melhorar o processo e os resultados.

Bem, esses foram alguns dos pontos destacados pelos participantes desse painel que puderam responder perguntas dos ouvintes, contribuindo para a troca de experiências e conhecimentos nesta temática.

Espero que a leitura tenha sido produtiva!

Até o próximo post! Grande Abraço,

Edivandro