No post anterior, apresentei o modelo TREOA™, um método de preparação para comunicar efetivamente. Prometi escrever algumas dicas sobre gestão do tempo para nos tornarmos gestores mais efetivos (e pessoas mais felizes).

Recebo muitos e-mails. E respondo praticamente todos eles. São emails de alunos, amigos, contatos profissionais e outros. Houve um tempo em que eu tinha grande dificuldade em lidar com todos eles… Alguns anos atrás, procurei ajuda na metodologia Getting Things Done – GTD (visitem a página do autor, David Allen), muito conhecida e utilizada. Essa metodologia ajuda bastante, facilitando a classificação, filtragem, priorização e ações.

Entretanto, por mais que existem vários life hacks para facilitar a nossa vida, se não houver um planejamento de longo prazo, você não vai chegar a lugar algum. Automatizar e tornar mais eficientes tarefas que não deveriam ser realizadas é perda de tempo, não é produtividade. Portanto, o primeiro passo é definir sua missão, visão e objetivos estratégicos.

No livro Goals!, Brian Tracy menciona uma pesquisa realizada com alunos de Harvard:

“Em seu livro What They Don’t Teach You at Harvard Business School , Mark McCormack refere-se a uma pesquisa realizada em Harvard entre 1979 e 1989. Em 1979, a seguinte pergunta foi feita aos formandos do programa de MBA de Harvard:”Você estabeleceu metas claras, por escrito, para o seu futuro e fez planos para concretizá-las?”Verificou-se que apenas 3% dos formandos tinham escrito planos e metas. Treze por cento efetivamente tinham metas, mas não por escrito. E 84% não tinham qualquer meta específica, a não ser terminar o ano letivo e curtir o verão.

Dez anos depois, em 1989, os pesquisadores voltaram a entrevistar as mesmas pessoas. Constataram que os 13% que tinham metas não escritas estavam ganhando, em média, o dobro dos 84% de estudantes que não tinha meta alguma. Mas o mais surpreendente foi que os 3% de formandos que tinham metas claras e por escrito ao deixarem Harvard estavam ganhando, em média, dez vezes mais que os outros 97% juntos. A única diferença entre os grupos era a clareza das metas que haviam estabelecido para si mesmos ao se formarem.”

Quando você tem objetivos e metas, fica fácil decidir e priorizar. Fica fácil dizer NÃO. Esse é o primeiro ponto para se tornar mais produtivo. Jane McGonigal chama a atenção para o óbvio: ser produtivo é entregar mais resultados, não é o mesmo que se manter ocupado.

 

Portanto, a partir de agora, escreva ENTREGAS na sua TO-DO List.

 

O grande problema que eu vejo é que as pessoas estão cada vez mais orientadas a tarefas e cada vez menos orientadas a resultados… Faça o seguinte exercício: abra sua lista de tarefas (TO-DOs) e avalie quais os resultados de cada tarefa. Você realmente precisa fazer todas elas?

Por exemplo, imagine que você tem uma tarefa “Telefonar para o Fornecedor ABC”. Qual é o resultado? Se você ligar para ele, conversar por 15min, poderá marcar sua tarefa como completa? Se você não ligar, o que acontece? Seria bem diferente escrever “Cotação do Motor X” ou “Cláusulas Contratuais do Fornecedor ABC”. As duas últimas são resultados ou entregas. Só posso riscar quando a cotação estiver comigo ou quando as cláusulas contratuais estiverem negociadas…

Eu sou capaz de apostar que metade das tarefas na TO-DO List da maioria das pessoas não tem nenhuma entrega associada. Fazer, ou deixar de fazer, não traz resultado algum. Isso nos leva a uma definição importante, descrita na figura a seguir, de importância versus urgência (Stephen Covey – First Things First).

Figura 1 – Importante vs Urgente

A maioria das pessoas passa grande parte do tempo nos dois quadrantes inferiores. São coisas “urgentes” sem importância que tomam boa parte da nossa energia. Quando estamos esgotados, acabamos nos rendendo às tarefas inúteis (não urgente e não importantes). De vez em quando, uma crise (urgente e importante) chama nossa atenção. Muitos de nós passamos a vida toda cegos para o quadrante superior direito…

Uma outra maneira de ver esses quadrantes está na figura abaixo.

Figura 2 – Matriz Urgente x Importante (Fonte: Blog SBCoaching)

De fato, devemos passar 60% do tempo trabalhando no quadro Metas e Planejamento, 20% do tempo em Crises, 15% do tempo em Interrupções e 5% do tempo em Distrações (porque ninguém é de ferro).

Agora vamos lá. Supondo que você está sendo eficaz (define metas e planejamento, possui objetivos escritos etc), podemos agora buscar eficiência! Uma das ferramentas é a metodologia GTD, que apresentei no início do post. Outra ferramenta importante é aprender a se comunicar de modo objetivo e direto. A grande dica é o livro Hamster Revolution, cujo Prefácio foi escrito por ninguém menos que Ken Blanchard. Veja este .pdf sobre o livro.

Figura 3 – Tempo gasto com e-mails…

No livro Hamster Revolution, os autores afirmam que “quanto mais e-mails você enviar / responder, mais e-mails você vai receber de volta”. Portanto, a primeira pergunta antes de enviar um e-mail deve ser “Meu destinatário precisa desta informação?”. A estrutura proposta para um e-mail objetivo, direto e “actionable” é:

• Assunto: Específico (não use títulos genéricos…)
• Breve saudação: Caro Prof João / Olá Renata, tudo bem?
• AÇÃO: O que você está pedindo? (O que espera do destinatário, utilize o acrônimo SMART – específico, mensurável, acordado, realista e limitado no tempo)
• INFORMAÇÕES: se necessário, forneça algum background, referências ou elementos a serem observados.
• PRÓXIMOS PASSOS: o que você vai fazer daqui para frente e o que espera que seus destinatários façam.
• Encerramento: Saudações / Atenciosamente

Um bom exemplo de email seria:

ASSUNTO: Amostras do Material XYZ

Prezado João,

Necessito que você me enviei as amostas do material XYZ até o dia 08/Agosto para o endereço abaixo.

Mario H Trentim, Av… CEP

Na última reunião, definimos que a solução apresentada pela sua empresa pode resolver o nosso problema na fábrica. Porém, são necessários testes com o material, de acordo com a orientação do nosso diretor de engenharia. A ata da reunião e o relatório da Engenharia estão em anexo.

Assim que recebermos as amostras, iniciaremos os testes de acordo com o Protocolo ABC90 -X. Os resultados demoram em torno de 15 dias. De posse da análise, agendaremos uma nova reunião para avançarmos no contrato de fornecimento do material, caso satisfaça às nossas necessidades.

Atenciosamente,

Mário H Trentim

+55 11… 

 

Um e-mail fácil de ler, não? Em menos de 30 segundos, você compreende o problema, sabe quais são as ações esperadas de você e os próximos passos. Bem diferente daqueles e-mails intermináveis que nós precisamos ler 3 vezes e depois telefonar para o remetente nos explicar o que ele deseja…

Figura 4 – E-mails (Dilbert.com)

Além dos emails, quer ser mais eficiente no seu dia-a-dia? Procure criar um log de utilização do seu tempo (uma sugestão de app é o Eternity Time Log – você não precisa usá-lo a vida inteira! Basta conhecer suas tendências e re-orientar sua rotina). Também vale conferir o livro Habit Stacking (Scott, 2014) sobre como criar hábitos e rotinas saudáveis. Além disso, existem várias outras abordagens, como a técnica Pomodoro, e aplicativos, como Stay Focused. Agora é com você.

Espero que essas dicas sejam úteis! Na próxima semana, voltaremos aos temas de gerenciamento de projetos. Vamos falar de Gestão de Mudanças. Até lá!