No post anterior, ressaltamos a importância de planejar o gerenciamento do escopo, definir muito bem o escopo e planejar o gerenciamento do tempo. Afinal, as tarefas do cronograma nada mais são do que as ações para construir as entregas do projeto, que devem estar descritas na EAP.

Considerando que já tratamos de Planejar o Gerenciamento do Tempo, hoje vamos falar dos seguintes processos:

• Definir atividades
• Sequenciar atividades
• Estimar recursos das atividades
• Estimar durações das atividades
• Definir cronograma

No post seguinte, aprofundaremos o processo Definir Cronograma e apresentaremos o processo Controlar Cronograma, bem como dicas sobre a utilização do Microsoft Project.

Agora vamos à pergunta campeã de popularidade. Sempre que eu falo dos processos do Guia PMBOK 5a. edição (ou anteriores), surge o questionamento “Mas por que tantos processos?”. Será que podemos juntar todos os processos descritos anteriormente em apenas um processo de gerenciamento de tempo? A resposta é sim. Podemos. Vai depender da complexidade do projeto, da maturidade da equipe e de outros fatores. Por exemplo, em um pequeno projeto, posso sequenciar as atividades à medida em que as vou definindo, também posso incluir durações e recursos paralelamente.

Figura 1 – Criando um cronograma

Agora imagine que você está trabalhando em um grande projeto, cuja Estrutura Analítica do Projeto está representada na figura a seguir, será que é possível sair definindo e sequenciando tarefas? É possível já inserir estimativas de recursos e durações ao mesmo tempo em que estamos definindo as tarefas? Provavelmente não.

Figura 2 – Exemplo de EAP

A própria EAP de um projeto de médio porte já é difícil de obter, pois precisamos definir todas as suas entregas e pacotes de trabalho. Depois disso, precisamos definir quais atividades são necessárias para cada pacote de trabalho, quais tarefas precisamos para construir as entregas do projeto. Muitas vezes, existem pessoas responsáveis por determinados pacotes da EAP ou mesmo subprojetos, indicando que equipes diferentes colaboram entre si para a realização do projeto. Cada uma dessas pessoas (líderes) será responsável por definir parte do cronograma.

O que se deve fazer, portanto, é Definir Atividades, um processo que consiste em criar uma lista de atividades o mais completa possível para o projeto. Como fazer? Para cada pacote de trabalho da EAP, liste as atividades necessárias.

Figura 3 – Definindo atividades

Podemos utilizar diferentes técnicas como decomposição, brainstorming e outras. É importante definir e detalhar o que vai ser feito em cada tarefa. Somente após ter uma lista completa de tarefas é que passaremos a utilizar um software, como o Microsoft Project.

Um software (conheça alguns neste link) permite visualizar melhor as tarefas e suas dependências, facilitando o processo de Sequenciar Atividades. É importante ressaltar que a lista de atividades (saída do processo Definir Atividades) deve ser o mais detalhada e completa possível, separando as tarefas por pacote de trabalho (EAP). Quanto ao sequenciamento, deve-se documentar as precedências (obrigatórias, arbitradas e externas), bem como suas premissas, restrições e riscos associados.

O passo seguinte é Estimar Recursos das Atividades. Para cada atividade, devemos definir o tipo e quantidade de recursos necessários. O resultado é uma lista de recursos e o calendário de recursos, indicando quando vamos precisar deles. É essencial definir bem os recursos, levando em consideração as restrições de pessoal, equipamento, instalações e facilidades (Fatores Ambientais da Empresa).

Depois de criar a lista de recursos, vamos atribuir esses recursos às respectivas atividades e Estimar as Durações das Atividades. Em grande parte dos casos, a quantidade de recursos influencia a duração da atividade. Uma tarefa de pintura, por exemplo, pode ter sua duração reduzida por meio da utilização de mais recursos e / ou de recursos mais qualificados. Por outro lado, uma tarefa Reunião não vai ter sua duração reduzida pelo aumento do número de participantes…

Definir Atividades é relativamente fácil. Já Sequenciar Atividades exige um pouco de esforço e criatividade para construir um Diagrama de Rede que seja o mais eficiente possível. Por fim, Estimar Recursos e Estimar Durações é uma arte. Muitos aspectos precisam ser considerados, tais como:

• qualidade dos recursos materiais
• produtividade de equipamentos
• capacidade de instalações
• qualificação de recursos humanos
• disponibilidade
• motivação
• fornecedores
• etc

Recomendamos utilizar o histórico de projetos passados e bases de estimativa comuns para esses dois processos, entretanto existem outras ferramentas e técnicas:

• estimativa análoga
• estimativa paramétrica
• estimativa bottom-up
• benchmark
• opinião especializada

Finalmente, teremos nosso cronograma pronto. Na Figura 5, colocamos apenas os pacotes de trabalho para facilitar a visualização do cronograma. Porém, o correto é inserir todas as atividades, como faremos no post da próxima semana. Na Figura 6, descrevemos as tarefas em cada pacote de trabalho, mostrando apenas 2 pacotes.

Figura 5 – Cronograma com durações e recursos alocados (apenas pacotes de trabalho)

Figura 6 – Lista de tarefas atualizada (tarefas detalhadas por pacote)

Se o cronograma já está pronto, por que existe um processo chamado Definir Cronograma? Neste processo, faremos a harmonização do cronograma para atender a premissas e restrições. Também é possível utilizar simulações e análises de cenário para definir reservas contingenciais e gerenciais, ou buffers de tempo.

Imagine que o seu cronograma termine em 12/12/2013. Porém, existe uma restrição imposta pelo cliente de que o projeto deve terminar em 15/11/2013. No processo Definir Cronograma, deveríamos analisar alternativas para tentar satisfazer essa restrição, se possível. Podemos utilizar técnicas como crashing, paralelismo, corrente crítica e outra para isso.

Em próximos posts, voltaremos com mais detalhes sobre o processo Definir Cronograma, análises de cenário e simulações. Mencionaremos o software @Risk (Palisade). E vamos também tratar do processo Controlar Cronograma.