No post da semana passada, vimos tendências para as comunicações em gerenciamento de projetos, incluindo melhores formas de organizar e distribuir informações. Os stakeholders estão se tornando cada vez mais sofisticados (Kerzner, 2011), o que exige maior atenção dos gerentes de projetos.

Conseqüentemente, não basta apenas que as informações prestadas pelos GPs sejam confiáveis, elas precisam ser úteis e, se possível, fácil de visualizar e compreender.

Todo gerente de projeto sabe que os relatórios de progresso são ferramentas muito importantes. A função desses relatórios vai além da distribuição de informações aos stakeholders. Os relatórios de progresso atendem a duas necessidades essenciais para o sucesso dos projetos:

• Monitoramento
• Tomada de decisão

No Guia PMBOK 4ª edição (PMI, 2008), a técnica do valor agregado é apresentada como uma ferramenta de monitoramento e controle. O gerenciamento do valor agregado permite acompanhar o andamento das três linhas de base do projeto: escopo, tempo e custo. Neste link há uma explicação sobre a utilização do valor agregado (para um estudo mais aprofundado, consulte esta dissertação de mestrado). Existem vários artigos e livros sobre o assunto. A grande dificuldade está na implementação do gerenciamento do valor agregado.

Figura 1 – Gerenciamento do Valor Agregado

Atualmente, existem diversos softwares de gerenciamento de projetos disponíveis (já se inscreveu no PM Tools para conhecê-los?). Muitos desses softwares são ferramentas poderosas, mas geralmente subutilizadas… Uma das facetas pouco exploradas são os relatórios. Usualmente, utilizamos apenas os relatórios padronizados oferecidos pela ferramenta, às vezes com algumas customizações. Entretanto, é possível não apenas customizar, mas criar relatórios que sejam adequados aos nossos projetos, pensando inclusive nas tendências de infográficos e dashboards.

Obviamente, nenhum software gerencia projetos. Eles dependem das informações dos membros da equipe do projeto e seu gerente para auxiliar no planejamento, monitoramento e controle do projeto. Um problema freqüente é a atualização incorreta das informações de progresso do projeto. Tanto membros de equipe quanto o gerente do projeto precisam de disciplina para atualizar as informações do projeto periodicamente e corretamente.

Os relatórios, não apenas de progresso, devem ser simples de compreender e úteis aos stakeholders. Logo, devem ser customizados para grupos de stakeholders, de acordo com suas necessidades de comunicação. No PRINCE2 (OGC, 2009), diferentes tipos de relatórios fazem parte da metodologia, como por exemplo: Highlight report, Exception report, Checkpoint report, End stage report, End Project report. Cada um desses relatórios tem informações adequadas  para um público-alvo diferente.

Figura 2 – Exemplo de relatório

A ausência de relatórios de progresso ou a utilização de relatórios incorretos, incompletos ou difíceis de compreender prejudica o desempenho do projeto. Se não soubermos o que estamos controlando ou não tivermos informações sobre a execução, torna-se difícil, senão impossível, identificar as áreas que necessitam de maior atenção. Por isso, os relatórios são peça fundamental para aumentar o desempenho no gerenciamento de projetos e obter sucesso nos projetos.

Os relatórios de progresso não são feitos apenas para os stakeholders externos do projeto, embora muitos GPs vejam esses relatórios como uma obrigação (“apenas para cumprir tabela e deixar os stakeholders felizes”). Os relatórios do projeto são ferramentas de engajamento e motivação para os stakeholders externos e, principalmente, para os stakeholders internos.

Do ponto de vista do gerente do projeto, sem um bom relatório não é possível controlar o projeto. Do ponto de vista dos membros da equipe do projeto, a ausência de relatórios, acompanhamento e feedback os deixa perdidos. Além disso, não conhecer o progresso do trabalho que se está realizando é um fator de desmotivação. Ricardo Vargas (2004, 2005), apresenta uma abordagem muito interessante sobre a “Utilização dos Índices da Análise de Valor Agregado Como um Fator do Desenvolvimento do Time e Como uma Ferramenta de Bonificação”, vale a pena ler.