Comunicar-se é um grande desafio. Isso já sabemos. Torna-se ainda mais difícil quando desejamos transmitir grandes quantidades de dados para nossos receptores ou leitores. Quanto mais informação, mais ela perde seu significado porque é difícil distinguir o que é realmente importante numa avalanche de informações.

Figura 1 – Informações do gerenciamento de um projeto

No dia-a-dia de gerenciamento de projetos, programas e portfólios, a quantidade de informações, dados e indicadores é tão grande que muitas vezes perdemos o foco do que deveria ser acompanhado com mais atenção. A outra face do problema está nos stakeholders.

Os projetos, programas e portfólios possuem muitos stakeholders. Identificá-los, analisá-los e os classificar já é um grande desafio. Criar estratégias de engajamento e conseguir se comunicar efetivamente com eles… pior ainda. Embora saibamos que diferentes stakeholders possuem necessidades diversas de informação (quem precisa de qual informação quando e de que forma), não temos tempo de customizar relatórios para eles, o que pode trazer uma série de problemas futuros.

Para lidar com a grande quantidade de informação diária, desenvolvemos maneiras de organizar e apresentar dados. Podemos utilizar dataming ou simplesmente customizar a visualização. Os infográficos agora são moda na internet. E tudo indica que não é um modismo passageiro. Eles são mais facilmente compreendidos, consolidam as informações e economizam tempo dos leitores. Os infográficos podem consolidar informações numéricas, indicadores ou organizar informações textuais e conceitos, entre outras aplicações. Dê uma olhada no projeto Many Eyes para ver alguns exemplos interessantes.

Figura 2 – Exemplo de infográfico (conceitos)

Figura 3 – Exemplo de infográfico (números)

Figura 4 – Exemplo de dashboard de projetos

 Já estamos acostumados com dashboards, indicadores gráficos e outras formas de criar interfaces amigáveis para monitorar progresso e status de projetos, programas e portfólios. Entretanto, a “infografia” ainda é incipiente no gerenciamento de projetos.

No livro Project Management Metrics, KPIs, and Dashboards, Harold Kerzner comenta a necessidade crescente de os gerentes de projetos buscarem maneiras customizadas para disponibilizar informações relevantes para cada grupo de stakeholders principais de modo a facilitar a compreensão. Segundo Kerzner, os stakeholders estão se tornando cada vez mais sofisticados e exigindo mais informações dos projetos.

A “infografia” auxilia na exibição de informações dos projetos, tais como status e progresso, para que as partes interessadas possam tomar decisões ou simplesmente acompanhar o projeto. Essas informações podem inclusive ser atualizadas em tempo real, assim como os infográficos que encontramos na internet. Kerzner diz que este é o futuro do gerenciamento de projetos.

Obviamente, para funcionar, é necessário identificar as necessidades de informações dos stakeholders logo no início do projeto e validar, isto é, chegar a um acordo sobre como essas informações serão disponibilizadas. As métricas, indicadores, KPIs e dashboards a serem disponibilizados customizadamente para os stakeholders, incluindo infográficos, devem ser resultado do esforço de planejamento da equipe do projeto.

É um trabalho grande. Porém, informações atrativas e compreensíveis são um fator positivo para a satisfação dos stakeholders. Além disso, o apoio dos stakeholders depende do conhecimento deles a respeito do projeto. Utilizar relatórios impressos e cheios de páginas é um grande desperdício de tempo e energia, já que muitos stakeholders sequer irão ler.

Já as informações visuais não. Provavelmente todos, senão a maioria, lerão. Isso porque é fácil de ler e mostra informações relevantes compiladas. Para ter uma idéia da importância que vem sido dada ao tópico (infographics), Harold Kerzner prevê que, no futuro, haverá um membro, em cada equipe de proejto, treinado especificamente em infografia.

Até aqui tudo bem. É fácil compreender a importância dos infográficos, dashboards e afins. A dificuldade está em criá-los. O primeiro passo é definir indicadores e métricas adequados para determinar quais informações serão armazenadas e como serão armazenadas. As empresas precisam começar a coletar métricas de gerenciamento de projetos de maneira consistente e criar bibliotecas de métricas, assim como fazem nas áreas de negócios ou finanças.

Grosseiramente, poderíamos resumir que precisamos:

• Definir o que desejamos
• Determinar o que medir
• Determinar como medir
• Obter os dados necessários
• Armanezar adequadamente os dados obtidos

• Preparar os dashboards e infográficos
• Determinar os diferentes papéis e necessidades de informação dos stakeholders
• Determinar os KPIs e outros indicadores a serem disponibilizados na biblioteca de métricas
• Identificar informações contextuais que dão o significado de dados que serão apresentados em cada modo de visualização
  • Exemplo: informações de progresso e status, informações sobre escopo e complexidade, informações sobre pessoas e habilidades, informações sobre negócio

• Design dos dashboards e infográficos
• Formatação gráfica
• Implementar e disponibilizar

Enfim, organizar, compreender e disponibilizar informações complexas e / ou em grande quantidade pode ser uma tarefa difícil e demorada. Isso requer uma combinação de conhecimentos de design gráfico, estatísticas e, obviamente, sobre o tema em questão (no caso, gerenciamento de projetos). Uma mudança de paradigma que envolve abandonar a mentalidade “medir o que você sabe” e procurar “saber o que você precisa para medir”.

É um grande desafio! Estamos preparados?

Até a próxima!