No post anterior, conversávamos sobre comunicação como uma hard skill em gerenciamento de projetos, isto é, uma competência técnica em identificar stakeholders, suas expectativas e necessidades de comunicação utilizando ferramentas e práticas adequadas para depois podermos nos comunicar efetivamente com eles.

Identificação e planejamento é uma parte do problema. A outra metade está na execução, utilizar adequadamente os canais e ferramentas disponíveis. Hoje nós vamos tratar de algumas tendências em comunicação, principalmente a respeito de internet e mobilidade.

Bem, se você está lendo esse post, provavelmente deve ter twitter, facebook, linkedin e outros. A primeira coisa é identificar os meios de comunicações existentes e disponíveis para o projeto. Algumas empresas possuem soluções corporativas como Microsoft Sharepoint e Project Server, o que permite maior integração, comunicação e colaboração dentro do projeto.

Figura 1 – Social Media in Project Management

O que se observa é o crescente uso de meios alternativos, oficiais e não oficiais, de comunicação sendo usados nos projetos e nas empresas. Os gerentes de projetos precisam estar antenados com essa tendência, pois sao ferramentas extremamente importantes para obter comprometimento, apoio e feedback de stakeholders internos e externos. A equipe do projeto pode utilizar meios de colaboração muito mais rápidos do que o “arcaico” email. Algumas ferramentas estão na figura anterior.

Figura 2 – Social Media in Business

Entretanto, a utilização de ferramentas para comunicação nos projetos exige atenção para coerência dos dados, veracidade e precisão, confidencialidade e outros aspectos. O plano de comunicações deve endereçar esses assuntos.

Vamos à parte prática. Como usar essas mídias ou canais de comunicação? Eu sugiro o uso de mídias sociais para a comunicação massiva com stakeholders externos de modo a informar, convencer e obter apoio. A NASA utiliza muito as mídias sociais para isso. Você pode, por exemplo, acompanhar os projetos da NASA via twitter (@NASA). Lá são postados updates de projetos e as mais diversas informações, o que reforça o apoio da opinião pública, além de despertar curiosidade. Outra iniciativa extremamente interessante é o uso do Foursquare pela NASA: Robô Curiosity registra presença em Marte.

A NASA utiliza diversas mídias sociais tanto na sua comunicação institucional quanto nos seus projetos. Dois outros canais de comunicação interessante para usar nos projetos são Slideshare e Youtube. Em alguns projetos que eu já participei, demos, simulações e explicações foram postadas no Youtube, sendo que é possível criar links de vídeos que sejam acessados apenas por determinadas pessoas. Podemos utilizar também vídeos do Youtube para registrar testes e acompanhar atividades dos projetos. O Slideshare, assim como o Google Docs, é uma ferramenta importante para compartilhamento de apresentações.

Observamos que a disponibilidade de ferramentas, mídias sociais e mobilidade está mudando bastante a forma de gerenciar e executar projetos (10 social media methodologies that are changing how IT Works). Hoje é possível:

• Colaboração na nuvem, compartilhamento de documentos e arquivos
• Realização de reuniões virtuais e gravação dessas reuniões
• Utilização de e-learning, e-training
• Colaboração móvel, comunicação instantânea
• Rápida comunicação de riscos
• Resolução de problemas em campo usando informações centralizadas e atualizando informações para o projeto
• Uso de fóruns técnicos internos e externos, podendo utilizar comunidades de clientes para auxiliar no desenvolvimento de produtos (real-time Delphi)
• Prototipagem, testes e demonstrações
• Integração geográfica através de equipes virtuais
• Colaboração com outras empresas e projetos
• Maior fluidez na comunicação e tomada de decisões

Algumas considerações antes de utilizar mídias sociais no gerenciamento dos seus projetos:

• Você está pronto para desenvolver uma estratégia de mídia social? Como serão utilizadas essas ferramentas para que não se percam informações nem haja duplicidade / sobreposição?
• Qual é o tipo de projeto que deve utilizar essas ferramentas?
• A equipe e outros stakeholders se sentem confortáveis em utilizar mídias sociais e ferramentas de colaboração?
• Sua organização é favorável ao uso dessas ferramentas? Considere os fatores ambientais da empresa.
• Seu projeto envolve equipes dispersas e remotas?

Bem, era isso. Eu queria apenas lançar essa sementinha para pensarmos no uso de novos e diferentes meios de comunicação em nossos projetos como ferramentas para engajar os stakeholders e gerenciar suas expectativas. Vale a pena conferir Social Media in a Project Environment.

Até a próxima!