EAP por Área ou por Componente?
Assunto iniciado no grupo “The Project Manager Network” no Linkedin: WBS: component oriented or phases oriented?, com centenas de participantes defendendo opções individuais.
Por que escolher? Afinal, projetos não podem ser realizados com a aplicação de Múltiplas Estruturas Analíticas?
A Estrutura Analítica de Projeto é uma ferramenta necessária para o adequado entendimento de um projeto, promovendo a sua decomposição em partes menores até que seja possível identificar o que precisa ser feito com algum grau de precisão que nos permita abrir o trabalho em um cronograma com a definição complementar de quem, quando, por quanto, por quê e como.
Em publicações conhecidas, como o caso do Guia PMBOK(R), há uma preferência pelo desenvolvimento da EAP baseada no “Produto”. Temos assim uma perspectiva sobre “O quê deve ser feito” e sua decomposição em partes que normalmente são pactuadas com o cliente.
Para um exemplo rápido, vamos imaginar o Projeto de Desenvolvimento de um Software composto por diversos módulos: Segurança, Cadastros, Usuários, Calendários, Personalização, Cálculos, Relatórios e Web.
Usando conceitos modernos de desenvolvimento em Ágil, vamos imaginar que o cliente concordou com a divisão deste sistema em dois grandes conjuntos, denominados Versão 01 e Versão 02, onde os módulos mais complexos são entregues em uma segunda versão, realizando-se assim uma primeira entrega com as funções básicas do aplicativo.
Projeto “Multi-EAP” com duas entregas
A continuação desta decomposição para cada entrega (ou versão), temos então a definição de pacotes de trabalho correspondentes aos módulos definidos para o projeto.
Módulos para a Entrega 1
Módulos para a Entrega 2
Na ótica do cliente, esta distribuição permite uma rápida avaliação do custo total do projeto (R$ 121.920,00) e de cada versão (R$ 30.400 e R$ 91.520,00); na ótica do planejador da equipe, já temos informações importantes em relação a duração esperada para cada módulo (após o desenvolvimento do cronograma).
Cronograma básico de Entregas
No entanto, na hora de distribuirmos atividades deste projeto, o cronograma pode ficar relativamente complexo – em especial em determinadas situações onde há equipes distribuídas em diferentes locais ou equipes compartilhadas que precisarão atuar em diversos projetos.
Pode ser muito mais interessante criar uma EAP baseada nas áreas ou nas equipes, de forma a apresentar para os membros da equipe o trabalho a ser executado.
Supondo parte do desenvolvimento do projeto no Brasil e outra parte nos Estados Unidos, uma EAP baseada na localização de cada equipe e também nos módulos do sistema poderia ser algo como na ilustração a seguir.
Visão Parcial – EAP baseada e na localização das Equipes
Esta distribuição pode não interessar ao cliente (que não precisa saber onde acontece o desenvolvimento do sistema), mas pode ser muito útil para o Gerente de Desenvolvimento no Brasil (no exemplo o seu projeto representa R$ 94.400,00 do custo total) e para o Gerente de Desenvolvimento nos Estados Unidos (cuja parcela no projeto exemplo é de R$ 27.520,00).
Podemos com esta EAP realizar uma Análise de Valor Agregado diferente para cada país, bem como acompanhar o seu desenvolvimento em função das pessoas que estão trabalhando no projeto e não somente o produto que se espera entregar ao cliente.
Cronograma Exclusivo da Equipe Brasileira – para todos os módulos.
Para o caso de equipes “especialistas” que atuam em múltiplos projetos, como por exemplo o caso de equipes de Testes que irão desenvolver trabalhos para diversos projetos paralelamente, o uso de múltiplas EAPs em projetos permite com que seja fornecido à equipe de teste somente a fase “Testes” de cada projeto, de tal forma com que a equipe depois coordene em seu portfolio todas as diversas “Fases de Testes” de cada projeto como se fossem um grande projeto específico para a sua área.
Temos assim um mecanismo para o compartilhamento de informações e prioridades em uma empresa do tipo “Matricial”, onde parte de sua equipe pode estar dedicada a um projeto em particular e outra parte está vinculada a áreas funcionais.
Cronograma baseado na EAP por Área (Testes)
Manutenção de Cronogramas com Múltiplas EAPs
Precisamos lembrar que uma Estrutura Analítica nada mais é do que uma decomposição de um projeto em partes e esta EAP pode ser criada tanto através de um detalhamento feito de “cima para baixo” como a partir da concentração de pacotes de trabalho “de baixo para cima”. As atividades do cronograma existem assim, não importa para qual EAP escolhida, com os mesmos códigos, mesmas durações e vínculos. O que muda entre um cronograma ou outro com diferentes EAPs é a “forma com que enxergamos” a informação.
Em outras palavras, ao darmos o avanço de uma atividade, alterarmos um vínculo ou um recurso ou identificarmos atrasos ou custos extras, esta informação é a mesma para cada uma das EAPs. Utilizando softwares habilitados para o uso de múltiplas EAPs (como o Spider Project) ou capazes de montar agrupamentos com base a regras gerais (como o Primavera e o MS-Project), a manutenção de distintos cronogramas baseados em visões distintas do projeto pode ser muito mais simples do que parecem ser.
Os somatórios de custos, valores, atrasos, e qualquer outra variável nos diversos pacotes de trabalho podem ser automatizados por estes softwares e darem grande visibilidade aos gestores em relação ao que efetivamente requer atenção em um projeto.
Em postagens seguintes, poderemos avaliar que tipos de indicadores de projeto podemos aplicar a múltiplas EAPs e como uma mesma informação sobre um conjunto de atividades em um projeto podem ter significados completamente diferentes em relação a ações de gestão no projeto quando avaliadas com o apoio destas múltiplas visões de um mesmo projeto.
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