O gerenciamento do tempo em projetos compreende a área do conhecimento responsável para que o projeto termine dentro do prazo. De um modo geral, a programação das atividades é realizada com o objetivo de otimizar a produção das entregas. Porém, existem dificuldades em combinar as restrições e premissas sobre os recursos com as necessidades das tarefas. Além disso, o cronograma é impactado por mudanças, fatores externos e internos do projeto. Como fazer um bom cronograma? Como executar bem o cronograma planejado? Como controlar os desvios e variações do cronograma?

Essas perguntas são cruciais para gerenciar projetos. Portanto, nos próximos posts, vamos conversar sobre planejamento, execução, monitoramento e controle do tempo (ou cronograma) nos projetos. Neste primeiro momento, queremos chamar a atenção para fatores críticos de sucesso e deixar algumas dicas:

1. Cronograma não é o Plano de Projeto

Quantas vezes você já perguntou para alguém sobre o plano de projeto e recebeu o cronograma como resposta? Muita gente confunde cronograma com plano de projeto. O cronograma, apesar de ser muito importante, é apenas uma parte do plano de gerenciamento de projeto (Plano de Projeto na Prática – Como fazer?)

Figura 1 – Exemplo de cronograma no Excel

2. Use (ou não) Templates e Modelos

Não há nada de errado em utilizar templates e modelos de documentos de projeto. Muitas organizações desenvolvem “esqueletos” de cronograma para tipos ou categorias de projetos, contendo as fases, entregas e tarefas mais comuns para esses projetos. Porém, o gerente de projeto e sua equipe deve ter capacidade e maturidade para analisar e modificar o modelo de cronograma conforme as particularidades do projeto em questão. (Vejam templates do MS-Project em Office.com)

Figura 2 – Template de cronograma

Fonte: Office.com

3. Defina bem o Escopo do Projeto

No final das contas, os projetos nascem para aproveitar uma oportunidade ou para resolver um problema. Isso precisa estar descrito no Termo de Abertura do Projeto ou Business Case, incluindo a justificativa do projeto, seus critérios de aceitação e o valor de negócio que está sendo perseguido. Para atingir seus objetivos, os projetos entregam produtos, serviços ou resultados únicos. O escopo do projeto engloba o escopo do produto. Ambos (escopo do projeto e do produto) precisam ser bem definidos. Somente depois que soubermos o que precisa ser feito (escopo) é que seremos capazes de imaginar e planejar como fazer (atividades e tarefas do cronograma). Vale a pena dar uma lida neste post sobre a importância do escopo.

Figura 3 – Planejamento do projeto a partir do escopo

4. Utilize boas estimativas

O cronograma é um documento importante. Não pode ser apenas “para inglês ver”. Se as estimativas de necessidade dos recursos e as estimativas nas durações não forem confiáveis, todo o restante estará comprometido. Não vale colocar bastante “gordurinha”, pois o seu cronograma vai deixar de ser competitivo. Também não devemos utilizar estimativas irreais, extremamente agressivas, que não serão cumpridas. Uma boa estimativa deve considerar os cenários pessimista, otimista e mais provável (PERT – Program Evatuation and Review Technique)

Figura 4 – Estimativas, premissas e documentação

Fonte: http://www.devmedia.com.br/artigo-engenharia-de-software-2-analise-de-pontos-de-funcao/9146

5. Confirme a alocação dos recursos

O papel aceita qualquer coisa, não é? Seu plano de projeto está aprovado, já salvou a linha de base no MS-Project e agora está pronto para iniciar o projeto? É preciso confirmar a disponibilidade dos recursos e fazer os ajustes necessários, salvando uma nova linha de base, se necessário.

Figura 5 – Alocação de recursos (Propostos versus Comprometidos)

6. Aprenda a utilizar um software

Eu vejo alguns gerentes de projetos e muitos alunos de graduação e pós-graduação que desconhecem as funcionalidades dos softwares de gerenciamento de projetos. Na prática, não é possível gerenciar um projeto (médio-grande) sem o uso de um software. Para projetos pequenos, você pode até utilizar Excel, Word ou mesmo uma lista de tarefas (To-Do List). Mas se houver muitas atividades, digamos 500 tarefas, não vai ser fácil gerenciar o projeto sem o uso de um software específico, tais como: Oracle Primavera, MS-Project, CA Clarity etc (para conhecer mais softwares, dê uma olhada nos videos do evento PM Tools 2013).

Não basta conhecer as funcionalidades básicas. Inserir tarefas, durações, dependências e recursos é o mínimo. Vá além disso. Os softwares são poderosos aliados, podem facilitar muito a vida do gerente do projeto automatizando tarefas e permitindo um melhor planejamento, gerenciamento e controle de cronograma, orçamento, recursos humanos, comunicação e outros aspectos do projeto.

Figura 6 – PM Tools 2013 (palestrantes)

7. Monitore o cronograma regularmente

O plano de gerenciamento do tempo deve incluir procedimentos para monitorar e controlar o cronograma, atualizar status das tarefas e analisar desvios, variações e tendências. É preciso definir responsabilidades para o gerenciamento do cronograma. Precisamos estabelecer planos de contingência para riscos no cronograma e ações de recuperação para desvios ou marcos perdidos.

Figura 7 – Gantt de Controle

Nos próximos posts, vamos apresentar planejamento em cascata, incremental e abordagens ágeis. Também veremos os benefícios do “faseamento”, stage gates e a aplicação da corrente crítica. Não percam!