No post anterior, apresentamos alguns aspectos importantes sobre contratos. O gerenciamento das aquisições em projetos envolve desafios maiores à medida que as organizações terceirizam cada vez mais suas atividades.

Em muitos dos projetos atuais, não se trata apenas de adquirir insumos e materiais. Estamos adquirindo uma nova gama de serviços, equipamentos de alta tecnologia, sistemas e subsistemas complexos para serem integrados ao nosso projeto. Coordenar o trabalho do projeto com o trabalho dos fornecedores pode ser uma tarefa árdua.

A integração com fornecedores pode abranger toda a cadeia de valor do produto em seu desenvolvimento. O contratante principal ou integrador de sistemas gerencia parcerias com empresas estendidas virtuais. É como se as empresas contratadas fizessem parte da equipe do projeto, uma equipe estendida do projeto, a fim de entregar de forma colaborativa um produto. A Embraer é um grande exemplo de integrador de sistemas, sendo o desenvolvimento dos jatos ERJ 170 / 190 um caso de sucesso.

Figura 1 – Desenvolvimento dos jatos ERJ 170 / 190 e a cadeia produtiva da Embraer (BNDES, 2009)

O caso do Joint Strike Fighter reflete as grandes dificuldades em gerenciar contratos e parcerias (leia este artigo).

Figura 2 – Histórico de desenvolvimento do F-35

Aqui vão algumas dicas para aquisições em projetos:

• Gerenciar relacionamentos é extremamente importante: manter boas relações com os fornecedores é vital para o êxito de qualquer projeto. Havendo disputas entre contratante e contratado, os riscos de fracasso do projeto aumentam significativamente.

Lembre-se que o objetivo das aquisições é receber aquilo que você necessita para a realização do seu projeto (materiais, equipamentos, serviços etc). Quando o fornecedor não entrega o combinado, por mais que existam multas e outras penalidades contratuais, o projeto será prejudicado.

• Aprovações podem ser demoradas: costuma-se dizer que as aprovações levam o dobro (ou mais) do tempo que planejamos. Portanto, planeje-se para eventuais atrasos nos processos de aquisições (licitações e outras modalidades de compra, por exemplo).

Procure conduzir as aquisições o quanto antes. Aprovações, solicitações, contato com fornecedores, análises das propostas podem exigir um tempo maior do que o esperado.

• Os fornecedores precisam ter lucro: parece óbvio, mas às vezes esquecemos disso. Não há incentivo para os fornecedores se eles não tiverem lucro ou se o lucro for pequeno e o risco muito alto. Eu já vi organizações adquirindo produtos / serviços por preços claramente inferiores aos valores reais praticados. O resultado disso é que o fornecedor pode entregar algo de pior qualidade ou mesmo não ser capaz de entregar coisa alguma.

Nunca é demais lembrar que o objetivo das aquisições é receber o produto / serviço que necessitamos, com a qualidade e requisitos desejados, no tempo certo e por um preço razoável. Não pense que é injusto o seu fornecedor ter 100% de lucro, pense no custo/benefício para o seu projeto. Pode valer a pena pagar mais caro por um bom produto / serviço.

• Utilize opinião especializada: trata-se de uma técnica que aparece em vários processos do Guia PMBOK®. Mas é pouco utilizada. A sua organização deve possuir procedimentos para aquisições, um departamento responsável por compras e um setor de assessoria jurídica. Busque ajuda e orientação.

 

• Cláusulas contratuais: você leu o contrato? Muitos gerentes descobrem tardiamente que o contrato não atende a suas expectativas. Também é importante se familiarizar com termos e condições padrão.

O contrato é um vínculo jurídico resultante de um acordo comum entre as partes, criando obrigações e direitos. No contrato, está definido o que você pode cobrar do fornecedor, a modo de acompanhar e receber serviços / produtos, bem como as suas obrigações para com o fornecedor (pagamentos, por exemplo). Se você não entendeu alguma cláusula contratual, busque opinião especializada!

• Condições de pagamento: os diferentes tipos de contrato discutidos nos posts anteriores trazem também implicações quanto às condições de pagamento. Definir as aprovações e aceitações necessárias para realizar os pagamentos, bem como o calendário de pagamento é essencial para o gerenciamento dos custos do projeto, seu orçamento e fluxo de caixa.

Podemos negociar um desconto à vista? Devemos pagar após receber o serviço? Vamos parcelar o pagamento dos produtos? Precisamos responder a essas e outras perguntas antes de definir as condições de pagamento. Lembre-se que que as condições de pagamento estabelecem obrigações para você, contratante!

• Não é apenas assinar o contrato: os processos de aquisições não terminam quando o contrato for assinado. O sucesso das aquisições envolve acompanhar e gerenciar os contratos, garantindo a entrega dos resultados esperados. As aquisições terminam após recebermos devidamente os produtos / serviços adquiridos e encerrarmos os contratos, cumprindo com as obrigações de ambas as partes.

 

Para aqueles que desejarem se aprofundar em contratos de parceria / integradores de sistemas, vale a pena ler esta dissertação: Enterprise Integration Strategies Across Virtual Extended Enterprise Networks (MIT, 2006).

Na próxima semana, discutiremos análises quantitativas de riscos e simulações, bem como o uso de softwares como @Risk e Primavera Risk Analysis. Não percam!