Declaração do Escopo – Projeto (Exemplo)
No post Projeto-Exemplo Parte 2, propusemos o desafio de criar Declaração do Escopo para o projeto descrito a seguir.
Título: 1a Semana Regional de Doação de Sangue do Vale do Paraíba
Objetivo: Prover estoque de sangue suficiente para o período de Natal e Ano Novo (20/12/2014 a 10/01/2015).
Justificativa: Historicamente, o período de férias e festas de final de ano ocasiona um aumento do número de acidentes, bem como outros eventos que exigem maior capacidade do Banco de Sangue. Neste ano, como prevenção à falta de estoque, vamos realizar uma campanha regional de doação no Vale do Paraíba (SP).
Descrição Geral: O projeto terá início em Outubro de 2014, incluindo planejamento, organização e a realização da semana de doação de sangue que deverá ocorrer entre 01 e 05/12/2014. A campanha deverá ser realizada em nível regional no Vale do Paraíba, contando com postos avançados de coleta de sangue em ao menos cinco cidades diferentes (a serem definidas) em torno de São José dos Campos. Exigências ambientais, sanitárias e outras devem ser consideradas. Publicidade e propaganda, bem como o uso de redes sociais na divulgação, são fator crítico de sucesso.
Declaração de Escopo do Projeto
(Elaborado por Rafael Castanhagi)
1. Objetivo deste documento
Descrever de forma clara qual trabalho deverá ser realizado e detalhar as entregas que serão produzidas pelo projeto.
2. Objetivo do Projeto
Prover estoque de sangue suficiente para o período de Natal e Ano Novo (20/12/2014 a 10/01/2015), com expectativa de aumento de 50% nas doações, limite orçamentário de R$ 150.000,00 e término do projeto em 06/12/2014.
3. Justificativa do Projeto
Historicamente, o período de férias e festas de final de ano ocasiona um aumento do número de acidentes, bem como outros eventos que exigem maior capacidade do Banco de Sangue. Neste ano, como prevenção à falta de estoque, vamos realizar uma campanha regional de doação no Vale do Paraíba (SP).
4. Descrição Geral do Projeto
O projeto terá início em Outubro de 2014, incluindo planejamento, organização e a realização da semana de doação de sangue que deverá ocorrer entre 01 e 05/12/2014. A campanha deverá ser realizada em nível regional no Vale do Paraíba, contando com postos avançados de coleta de sangue nas cidades de São José dos Campos, Taubaté, Guaratinguetá, Cruzeiro e Caraguatatuba.
A participação dessas 5 cidades na campanha, possibilitará a distribuição em todos os 39 municípios que compõem toda Região Metropolitana do Vale do Paraíba, de modo a abordar a todos que moram em uma cidade e trabalham em outra.
5. Definição de Escopo
Descrição detalhada do escopo do produto e escopo do projeto.
5.1. Escopo do Produto
O projeto deve prover a maior quantidade de sangue possível durante a ‘Semana de Doação’.
Complementar a este resultado, outra entrega importante do projeto será a capacitação das cidades de Guaratinguetá, Cruzeiro e Caraguatatuba para coleta de sangue. Tanto em infraestrutura como em mão de obra.
5.2. Escopo do Projeto
5.2.1. Infraestrutura
Preparar a infraestrutura operacional em 6 postos avançados de coleta de sangue, conforme segue.
| Mapa de Coleta | ||
| Cidade | Local | Endereço |
|
Serviço de Hematologia e Hemoterapia | Rua Antônio Saes, 425 – Centro |
|
Hemovalle Hemoterapia e Hematologia | Rua Santa Clara, 450 – Vila Adyana |
| Taubaté | Hemonúcleo | Rua Joaquim Tavora, s/n – Centro |
| Guaratinguetá | Casa do Médico | Av. Dr. João Batista Rangel Camargo, 310 – Centro |
| Cruzeiro | Laborclin | Av. Nesralla Rubez, 935 – Centro |
| Caraguatatuba | Laboratório Hospital Stella Maris | Av. Miguel Varlez, 980 |
São José dos Campos possui grande potencial de aderência a campanha devido a quantidade de habitantes. Diante disso, essa cidade contará com 02 postos de coleta.
São José dos Campos e Taubaté já possuem hemonúcleos e por isso serão utilizadas as infraestruturas já existentes.
As demais cidades não possuem hemonúcleos, porém as infraestruturas serão providenciadas de acordo com o Mapa de Coleta supracitado.
O posto de coleta de Guaratinguetá já possui experiência, adquirida a partir de outras campanhas.
Em Cruzeiro, a proposta é contar com o apoio da Secretaria Municipal de Saúde para estabelecer parceria com o Laborclin.
Por fim, em Caraguatatuba e também com apoio do Poder Público, o objetivo é utilizar a infraestrutura de coleta já presente no Laboratório do Hospital Stella Maris.
Para todos os postos, o horário de coleta será das 5h30min às 19h30min.
Requisitos por posto de coleta:
| Cidade | Qtd.Postos | Recep. | Aux.Adm. | Aux. Enferm. | Enf.ª | Lab. |
|
02 | 03 | 03 | 06 | 02 | 04 |
| Taubaté | 01 | 03 | 03 | 06 | 02 | 03 |
| Guaratinguetá | 01 | 02 | 02 | 04 | 01 | 02 |
| Cruzeiro | 01 | 02 | 01 | 03 | 01 | 02 |
| Caraguatatuba | 01 | 02 | 02 | 04 | 01 | 02 |
Demais recursos (materiais e equipamentos) serão baseados por box de coleta.
5.2.2. Tecnologia
Será desenvolvido um sistema com o objetivo de antecipar o atendimento ao doador fazendo uma triagem virtual.
A forma de acesso ao sistema será informada durante o período de divulgação da campanha e contará com funções específicas que permita os eventuais doadores responderem um questionário. De acordo com as respostas, se o interessado estiver apto, o sistema permitirá realizar um pré cadastro. Do lado do posto de coleta, o sistema permitirá que os recepcionistas avaliem os cadastrados e adiantem alguns pontos no processo de atendimento.
Requisitos: Sistema Web, desenvolvido em Java e integrado a banco de dados MySQL.
O acesso ao sistema se dará a partir do site da campanha, permitindo a possibilidade de cadastro de usuários (interessados na campanha). O acesso administrativo será garantido por uso de senha individual, apenas a funcionários dos postos de coleta.
O sistema permitirá o registro de dados segmentado por posto de coleta, porém com função de extração de relatório integrando os dados de todos os postos.
5.2.3. Divulgação
Publicidade e propaganda, bem como o uso de redes sociais na divulgação, são fator crítico de sucesso. Diante disso, o plano inicial de divulgação foi estabelecido conforme segue.
- Mídia Online: Site com orientações completas acerca do processo de doação de sangue. Este deverá contemplar todas as etapas do processo, focar na segurança oferecida ao doador e benefícios aos pacientes, visando atrair o público.
Campanha que desafia os amigos e conhecidos a participar da semana de doação. Esta será divulgada nas redes sociais Facebook e Twitter.
- TV e rádio: Divulgação da campanha nos telejornais locais e durante a programação das rádios da região do Vale do Paraíba e Litoral Norte.
- Mídia impressa: Distribuição dos panfletos e banners da campanha em estabelecimentos de grande movimento, como shoppings, igrejas e supermercados.
- Igrejas: Divulgação da campanha durante os cultos religiosos, no momento destinado aos informes e propagandas.
- Secretarias Municipais: Consideradas parceiras para uma abordagem corpo a corpo em Postos de Saúde, Escolas, Ginásios, Transportes, etc.
- Palestras: Esclarecimento de dúvidas através de palestras online e presenciais.
- Requisitos: Todo o material da campanha de divulgação deve estar devidamente finalizado. Para os casos de divulgação de panfletos e banners, estes já devem estar impressos.
5.2.4. Operacional
Descrição macro das principais atividades que serão realizadas pela equipe operacional.
- Recepção Paciente: Antecipação do atendimento, garantido a partir do pré cadastramento.
- Apoio administrativo: Separação dos doadores, de acordo com a classificação de primeira doação ou não para direcionamento à equipe de enfermagem.
- Enfermagem: Realização de testes/exames; esclarecimento de eventuais dúvidas e encaminhamento do doador conforme a classificação.
- Coleta: Realização da retirada de sangue e encaminhamento do paciente.
- Laboratório: Validação da coleta, separação e armazenamento do sangue coletado conforme tipo.
- Requisitos: Treinamento de toda equipe operacional envolvida no processo durante a semana da campanha.
5.3. Exclusão de Escopo
Não faz parte do projeto:
- Construção ou reforma estrutural de posto de coleta;
- Contratação de pessoas;
- Coletas externas aos postos de coleta.
6. Critérios de Aceitação
6.1. Produto
- O processo de coleta de sangue deve seguir a legislação vigente que regula esse tipo de atividade; a norma ISO 9001:2008 e os processos de Qualidade e Segurança estabelecidos pelos postos de coleta participantes da campanha.
- Na data fim do projeto, o material coletado durante a campanha deve estar devidamente identificado e separado de forma organizada para ser enviado à São José dos Campos, considerada a central de armazenamento e distribuição para esse projeto.
6.2. Projeto
- Aumento superior a 50% no número de bolsas disponíveis se comparado ao mesmo período do ano anterior;
- Preparação de infraestrutura e mão de obra para atendimento diário equivalente a 5% da população da cidade do posto de coleta somada a das cidades imediatamente vizinhas.
7. Principais entregas, estimativas de tempo e custo
- Plano de Gerenciamento do Projeto
- Sistema Web
- Material divulgação
- Adequação postos de coleta
- Material coletado
- Documento final
| Item | Tempo | Custo acumulado | Observação |
| a. | 03/10/2014 | R$ 200,00 | Entrega sob responsabilidade do Gerente de Projeto |
| b. | 31/10/2014 | R$ 20.000,00 | Desenvolvimento externo |
| c. | 31/10/2014 | R$ 40.000,00 | Desenvolvimento externo, considerando material impresso |
| d. | 28/11/2014 | R$ 45.000,00 | Recursos, processos, treinamento e escala de trabalho |
| e. | 05/12/2014 | R$ 149.800,00 | Todo o material coletado e identificado durante a campanha |
| f. | 06/12/2014 | R$ 150.000,00 | Balanço do projeto, considerações finais e lições aprendidas |
8. Matriz de Funções x Responsabilidades
Reponsabilidades no nível de pacote de trabalho da EAP.
9. Premissas
- Apoio do poder público;
- Apoio de voluntários;
- Apoio de parceiros;
- Adesão dos doadores.
10. Restrições
- Orçamento limitado;
- Data de realização da semana de doação;
- Disponibilidade de recursos humanos;
- Os profissionais para o período de campanha não serão contratados, mas mobilizados de outras frentes como postos de saúde, hospitais e correlatos.
11. Riscos
- Evento ocorrerá em período onde geralmente muitas pessoas estão de férias;
- Limitação de recursos humanos pode acarretar em demora no atendimento e eventuais desistências na doação;
- Alta incidência de votos de auto exclusão;
- Volume de doadores inaptos;
- Falta de interesse do poder público;
- Infraestrutura escassa ou insuficiente para execução dos trabalhos;
- Mão de obra escassa ou insuficiente para execução dos trabalhos.
12. Aprovação
| Aprovações | ||
| Participante | Assinatura | Data |
| Patrocinador do Projeto | Mário Henrique Trentim | |
| Gerente do Projeto | Rafael Castanhagi | |
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