Você provavelmente já ouviu falar na Curva ABC. Trata-se de uma importante ferramenta de gestão utilizada particularmente na gestão de estoques. Porém, essa ferramenta pode ser bastante útil em outras aplicações, inclusive no gerenciamento de projetos.

A curva de experiência ABC também é conhecida como Análise de Pareto ou Regra 80/20. Estudos desenvolvidos por Joseph Moses Juran, um dos papas na área da qualidade, identificaram que 80% dos problemas são geralmente causados por 20% dos fatores. O nome “Pareto” foi uma homenagem ao economista italiano Vilfredo Pareto, cujos estudos apontaram que 80% da riqueza da Itália estava na mão de 20% da população.

Figura 1 – Curva ABC

A Curva ABC está dividida em três classes:

• Classe A: maior importância, valor ou quantidade, correspondendo a 20% do total;
• Classe B: com importância, quantidade ou valor intermediários, correspondendo a 30% do total; e,
• Classe C: de menor importância, valor ou quantidade, correspondendo a 50% do total

As faixas ou classes não precisam ser exatamente 20%, 30% e 50%, mas algo em torno disso. É preciso atenção na hora de realizar a análise para não tirar conclusões erradas. O objetivo da Curva ABC é classificar a grandeza medida em termos de importância. Mas qual é essa grandeza? Depende do que você quiser analisar.

Figura 2 – Curva ABC para classificar clientes

 

Por exemplo, a Curva ABC é muito utilizada na análise de estoques a fim de buscar redução de custos sem comprometer o nível de atendimento aos clientes. Para isso, os itens do estoque são classificados em termos de importância por meio da Curva ABC. Podemos pensar em quantidade de itens ou podemos pensar em termos valores.

Pensando na Curva ABC de estoques, a regra geral aponta que:

• Classe A: itens cujo valor total corresponde a 80% do estoque ($) e cuja quantidade corresponde a 20% do total de itens do estoque
• Classe B: itens cujo valor total corresponde a 15% do estoque ($) e cuja quantidade corresponde a 30% do total de itens do estoque; e,
• Classe C: itens cujo valor total corresponde a 5% do estoque ($) e cuja quantidade corresponde a 50% do total de itens do estoque.

Portanto, se você quer otimizar o seu estoque, reduzindo o valor imobilizado, o foco deve ser nos itens Classe A. De maneira análoga, para quais outros tipos de análise usando a Curva ABC, devemos atacar os itens Classe A. Veja a figura abaixo.

 

 

Figura 3 – Curva ABC ou Análise de Pareto para causas de desvios (www.ciadomundosa.blogspot.com)

Portanto, a Curva ABC também pode ser aplicada na gestão da qualidade (causas que geram o maior número de efeitos), na classificação dos clientes, na otimização de estoques e em várias outras áreas. Mas como a Curva ABC pode nos auxiliar na gestão dos nossos projetos?

Usualmente, aplicamos a Curva ABC ao orçamento do projeto, classificando os recursos em A, B e C. Veja exemplos neste link. É possível identificar os itens de orçamento que tem maior valor. Segundo a regra de Pareto, serão poucos itens. Atacando esses itens, é possível controlar e até reduzir o orçamento do projeto.

Por outro lado, também podemos usar a Curva ABC para classificar as tarefas, não apenas os recursos. Existem duas análises que podem ser feitas:

1. Classificar as tarefas de acordo com a sua duração: as tarefas Classe A serão 20% do número total de tarefas e corresponderão a 80% da duração total do projeto, controlando-as é possível gerenciar melhor o cronograma;
2. Classificar as tarefas de acordo com o seu custo: as tarefas Classe A serão 20% do número total de tarefas e corresponderão a 80% do total dos custos do projeto, controlando-as é possível maior controle sobre o orçamento.

Essas duas análises mostram-se extremamente úteis porque auxiliam o gerente do projeto e sua equipe na tomada de decisão. O foco deve ser sempre nas tarefas críticas, que são poucas em número (20% do total), mas que causam grande impacto (80% dos efeitos).

Como você poderia aplicar isso no seu próximo projeto? É necessário calcular o custo e a duração de cada tarefa e depois classificá-las? O MS-Project pode ajudá-lo a automatizar esse processo. Utilizando filtros e fórmulas, o MS-Project vai automaticamente te informar quais são as tarefas classe A, B e C. Procure utilizar os modos de visualização Uso da Tarefa e Uso dos Recursos.

No próximo post, veremos algumas novidades do MS-Project 2013. Não percam!

Dúvidas e sugestões: trentim@mundopm.com.br