Aventuras no Mundo EPM (2)
Veja o início desta aventura no primeiro Post desta história, onde apresento a Linha do Tempo como relatório para a Alta Gerência.
Inclusão de Novos Documentos
Um ponto forte do uso do EPM é a manutenção de um “Site por Projeto” onde os participantes podem ter acesso às informações do projeto e funções especiais, como formulários para gestão de riscos, controle de versão para documentos, avisos automáticos, entre outros.
Para o caso de documentos, existe uma “web part” especifica para organizar, classificar, incluir, filtrar e administrar documentos do projeto, onde:
- Arquivos podem ser salvos localmente e arrastados (drag-and-drop) para a página do EPM.
- Arquivos podem ser salvos diretamente no Sharepoint, usando recursos de navegação na máquina do usuário (Windows Explorer) e não apenas através de páginas web.
- A propriedade “Título” de um documento permite a exibição no EPM de um nome mais amigável para o usuário, independentemente do nome/código do arquivo enviado.
(Antes de salvar, a edição do nome do título do arquivo é útil para os demais usuários)
A inclusão de novos documentos no Site do Projeto é muito simples. Basta abrir o Site do Projeto e identificar a área onde os documentos estão armazenados (normalmente na própria página de entrada do site). A lista é similar a ilustração abaixo.
(Área de guarda de documentos do Site do Projeto)
Agora, basta arrastar do seu computador para a página remota o documento desejado.
(Função de Arrastar e Soltar)
O novo documento estará disponível para todos os integrantes do projeto.
(Lista de documentos com um novo arquivo adicionado)
Avisos automáticos (Alertas)
Cada usuário inscrito no Site irá receber um aviso de inclusão/alteração de documentos.
(Mensagem automática de inclusão/alteração de documentos conforme escolha do usuário)
Pasta do Projeto no Outlook
No Office 2013, é possível clicar no alto da mensagem com informações do novo documento e o Outlook cria uma pasta do projeto conectada ao Sharepoint, dando acesso direto aos documentos de projeto de dentro do Outolok.
(Conexão do Site do Projeto ao Outlook)
(Menu do EPM/Sharepoint no Outlook)
(Lista de Arquivos organizada no Outlook)
Exibição de documentos
Vários filtros, classificações e formas de guardar e exibir os arquivos podem ser ajustados para cada Site de Projeto. A ordenação por categorias é uma das mais úteis.
(Visão de arquivos tabulados e categorizados)
A comunicação realizada entre membros da equipe fica muito interessante com os recursos de guarda, controle de versões, avisos automáticos e publicação de documentos. Se o MS-Project em si não oferece todas as funcionalidades para a modelagem de cronogramas que eu preciso como planejador, como membro de equipe ou gestor do projeto, o ambiente EPM é um investimento de excelente custo/benefício.
Outras funções, dificuldades e facilidades serão apresentadas na continuidade desta histórica, que acontece enquanto estamos aprendendo a por na prática as funções do EPM da qual recebemos um treinamento rápido realizado pela implementadora.
Curiosidades? Dúvidas? Sugestões? Escreva para mundopm@petersmello.email
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