Por: John Moschin ( linkedin.com/pub/john-moschin/a/298/799)

Este é o resumo de parte do livro Sua Exa., O Prazo, que trata da grandeza tempo em um projeto, a ser lançado até o final de 2012, mas, como é mostrado no artigo, todas as áreas do conhecimento estão de alguma forma interligadas e uma exerce influência sobre as demais.

Planejar significa visualizar o futuro. O problema reside na maneira que executamos essa atividade, pois nosso pensamento é linear, cartesiano e determinístico. Usamos dados determinísticos do passado para inferir o futuro e desta maneira, projetamos um futuro determinístico.  Esse modo de projeção não deixa de ser importante, é um bom ponto de partida.  O problema é que o futuro não é determinístico, pois as incertezas existem.

O homem não está acostumado a pensar probabilisticamente. Por outro lado, tentamos simplificar nossas ações e sem nos atentar, somos levados a aplicar técnicas lineares em problemas complexos. As escolas nos ensinam a pensar dessa forma. Agindo assim, muitas vezes não enxergamos o inter-relacionamento entre as atividades e tomamos decisões baseadas apenas na seguinte equação: um problema isolado, uma solução isolada.

O tratamento desses problemas exige técnicas que levam em consideração não apenas o fato analisado, mas também como estes podem influenciar nas demais atividades do projeto. A decomposição de um sistema complexo em vários pequenos sistemas lineares pode não ser a solução mais adequada.

Nos projetos, ocorrem poucos fatos de natureza determinística, pois na maioria das vezes não temos absoluta certeza do que ocorrerá no futuro e, nestas condições de incertezas, aplicar técnicas determinísticas e reducionistas para explicar fenômenos complexos tem apresentado resultados decepcionantes.

Como então tratar as incertezas e trazer para o projeto um nível razoável de certezas?

Toda antevisão de um evento futuro, traz consigo certa dose de incerteza. E essas incertezas estão diretamente associadas à quantidade de informações que estão disponíveis. Para o caso de ausência total de informações, teremos a incerteza total, e no outro extremo, se possuímos todas as informações, teremos então, a certeza total.

Relação entre Informação e Incerteza

.Algumas definições importantes, quanto ao risco, Incerteza e Ameaça.

• Risco – É a medida do montante das incertezas existentes. Está diretamente associado ao nível de informação.
• Incerteza – É a falta de informação, conhecimento ou entendimento sobre o resultado de uma ação, decisão ou evento.
• Ameaça – Ameaça é um evento específico que leva o projeto para uma direção não favorável.

A proposta então é uma análise holística das incertezas e não apenas dos riscos envolvidos.  E incertezas podem levar a riscos indesejáveis.

O fator mais significativo foi internalizar e mostrar aos envolvidos que em projetos, quando definimos prazos parciais ou totais determinísticos, ocorre um travamento no nosso modo de agir e buscamos de todas as maneiras cumprir estes prazos. As grandes oportunidades de ganhos passam despercebidas.

Em um Case de enorme sucesso desenvolvido em um projeto, foram obtidos os seguintes resultados:

Redução no prazo de 42 para 34 dias.  Aproximadamente 20%

Antecipação no início da produção em 8 dias, com ganho de aproximadamente 50% dos custos do projeto.

A metodologia adotada foi uma combinação de várias ferramentas conhecidas e muitas vezes, poucos utilizadas, como o PERT, Simulações de Monte Carlo e Teoria das Restrições. Associada à essas metodologias, não se pode deixar de mencionar que atitudes gerenciais e da liderança, tem papel fundamental no sucesso.

.A seguir são apresentadas resumidamente algumas ferramentas aplicadas. O mais importante é notar que são ferramentas complementares e muitas vezes, inter-relacionadas. Pode parecer, a primeira vista que são repetitivas, mas enfatizamos que são complementares.

Análise das Incertezas pelo Método da Análise de Riscos

Naturalmente, a Análise de Risco é uma metodologia importante e deve ser utilizada. Não vamos aqui discuti-la, pois nos textos anteriores do Mario Henrique Trentim, já foram bem explicadas. Vamos apenas citar os seus tópicos, como segue:

Método para análise de risco

Resumo das etapas da metodologia de Análise de Riscos.

Indicação de um facilitador

Reunião com especialistas

Definição da Matriz de Probabilidade vs Impacto

Definição da tabela do impacto do risco, com relação ao prazo, custo e fator operacional.

Fase de qualificação dos riscos

Fase de qualificação e quantificação dos riscos

Plano de Resposta aos Riscos

o  Prevenção

o  Transferência

o  Aceitação

o  Exploração

o  Mitigação

o  Compartilhamento

o  Melhoramento

Monitoramento do Plano de Ação

A grande ênfase no tratamento dos riscos é dada à mitigação, aceitação, transferência e prevenção.

O foco na análise das incertezas será a busca de oportunidades de ganho e de melhoramento e, sair da passividade de apenas tratar os riscos. A nossa experiência tem mostrado que esta metodologia de análise de Riscos é necessária, mas não suficiente.

Em um case de grande sucesso, propomos analisar os riscos de uma maneira um pouco mais abrangente. Passamos a considerar as incertezas associadas ao projeto, a nível de tarefas.

Para cada metodologia utilizada, deve ser gerada uma lista de oportunidades de melhorias e de ganhos, os riscos e as medidas preventivas a serem utilizadas para cada micro situação. Ao longo do projeto e nas reuniões antecipativas, esta lista deve ser revisitada.

Análise das Incertezas pelo Método do Caminho Crítico – CPM

Muito embora este método trabalhe com durações determinísticas, na planificação das atividades de qualquer projeto, surgem às dúvidas, as incertezas na condução da atividade. Este fato não pode ser desprezado e serve como base para os estudos das incertezas associadas ao projeto.

Análise das Incertezas pelo Método SWOT

A Análise SWOT foi desenvolvida por Kenneth Andrews e Roland Christensen, dois professores da Harvard Business School. Por ser uma ferramenta abrangente e de fácil aplicação, pode trazer excelentes resultados. Ela mostra, de forma objetiva, as oportunidades e as ameaças, suas forças e suas fraquezas.

A aplicação da técnica SWOT na análise de risco em projetos, na sua plenitude, é pouco utilizada, principalmente na exploração dos pontos fortes e das possibilidades de ganhos. Esta é a grande deficiência da metodologia da planificação das tarefas pelo Método do Caminho Crítico. Este não mostra as oportunidades de ganho

Análise das Incertezas pela Metodologia PERT

Esta metodologia abre a visão quanto à variabilidade que existe na condução da atividade.  Só o fato não se trabalhar com um valor determinístico de prazo, mostra que existe incerteza e consequentemente riscos associados.

Duração mais provável – Nesse caso, a duração coincide com a duração esperada obtida no método CPM, preliminarmente obtida por especialistas em planejamentos.

Duração Otimista – Para cada tarefa, devem ser obtidas às durações possíveis e o porquê da possibilidade de se realizar em determinado tempo. Esta é uma fase riquíssima de informações úteis. Todas as justificativas mencionadas para que se atinja aquela duração, devem ser anotadas em uma listagem.

Duração pessimista – Para cada tarefa, devem ser obtidas às durações possíveis e o porquê da possibilidade de se realizar em determinado tempo.  Repete-se para a duração pessimista a mesma metodologia adotada para a duração otimista, considerando-se nesse caso, tudo o que pode dar errado na execução da tarefa e levá-la para a duração pessimista.

Análise das Incertezas pela Metodologia Simulações de Monte Carlo

Como o próprio nome indica, trabalha-se com simulações, ou seja, analisam-se diversas maneiras de se conduzir as atividades de um projeto. Ocorre aqui também que as incertezas afloram e necessitam ser tratadas.

Neste método, trabalha-se com a probabilidade de se atingir a duração mais provável.

Com a aplicação de metodologias como o PERT e as Simulações de Monte Carlo, as possibilidades do surgimento de oportunidades de ganho afloram.

Como pode ser notado, para cada duração, existe uma probabilidade associada. Probabilidade esta associada diretamente às incertezas. O entendimento e o tratamento preventivo de cada incerteza contribuem de forma decisiva para que se evitem problemas na condução do projeto.

Análise das Incertezas pela Teoria das Restrições

Neste item trabalha-se o conceito de que em um projeto, existem diversas restrições ao bom andamento dos mesmos e que precisam ser tratadas.

O cientista Eliyahu M. Goldraut propôs em 1984, com a publicação do livro “A Meta”, que para um objetivo, a organização deve olhar todos os processos inter-relacionados e identificar em cada um deles em que residem as restrições que dificultam o meio produtivo. Deve-se ter claro em mente qual o objetivo a ser alcançado e na corrente produtiva, em que estão os elos mais fracos.

Em gerenciamento de projetos as restrições estão presentes no dia a dia das atividades. Devido a isso, na fase de planejamento, um estudo e um delineamento das principais restrições a serem enfrentadas e a definição das estratégias para enfrentá-las, pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso do projeto.

Neste caso, se as atividades forem dependentes e com flutuações estatísticas, fazer um planejamento utilizando-se apenas de durações determinísticas, como na metodologia CPM, torna-se preocupante e pode levar a grandes distorções no prazo final do evento. Para compensar essas flutuações, é necessária a utilização de técnicas mais apuradas, como a metodologia PERT e Simulações de Monte Carlo, em complemento ao CPM.

Esta teoria proposta por Goldratt é composta de cinco passos:

• Identificar as restrições do sistema.
• Analisar as causas e efeitos de todas as restrições e escolher uma alternativa de solução.
• Disseminar nas partes interessadas a decisão tomada.
• Fazer com que a restrição identificada tenha melhora em sua performance.
• Para qualquer alteração em alguma restrição do sistema em foco, rodar novamente o ciclo PDCA, com retorno ao passo 1.

Tratamentos das Incertezas pelas Reuniões Antecipativas

Neste item trabalha-se muito o lado da gestão do projeto. E na gestão estão relacionados os processos do projeto em si, das pessoas de campo, das lideranças, patrocinadores, etc.

A nossa realidade não é determinística, pois as incertezas existem. Portanto, no dia a dia, devido a todas estas incertezas, existe a necessidade de uma reanálise das atividades futuras e de um ajuste fino durante o andamento do projeto.

A forma de realizar diariamente essa atividade é pela realização de reuniões denominadas “Antecipativas”, com a participação das lideranças de todas as áreas do projeto. O termo já define o significado delas. De posse do cronograma atualizado e com a visão do projeto como um todo, o gerente do evento conduz esse encontro.

• Programação detalhada dos serviços críticos e significativos do dia seguinte:
• Programação dos serviços críticos para os próximos dias:
• Programação dos serviços críticos para a próxima semana:
• Ajuste da programação
• Nova rodada PERT e Monte Carlo

Resumo

As oportunidades de ganhos existem e precisam ser exploradas e não apenas estacionar na elaboração de planos de contingências para mitigação de riscos.

As análises de riscos, mitigação dos mesmos e elaboração de planos de contingências é apenas uma parte da solução dos problemas. Está incrustada em nossa mente a filosofia de só enxergar as coisas ruins e esquecer as oportunidades de ganhos.

As análises das Incertezas, pelas Metodologias PERT, Monte Carlo, Teoria das Restrições e Reuniões Antecipativas, contribuem de maneira decisiva na busca da excelência na condução de um projeto.

A percepção pela equipe de projeto que as incertezas existem e que podem ser tratadas, no tempo certo, é a chave do sucesso.