Muito vem se discutindo na área de gestão de projetos sobre como tomar decisões mais acertadas e claras. A grande questão é como preparar gestores que sejam capazes de absorver grande quantidade de variáveis e interpreta-la a fim de gerar melhor produtividade e resultado aos projetos. O objetivo deste post é de levar ao grande público questões ainda pouco exploradas pelas ciências sociais aplicadas em seu impacto na gestão de projetos.

Complexidade é um tema que vem sendo cada vez mais abordado em suas aplicações na gestão de projetos. Dinâmicas de sistemas, sistemas complexos adaptativos, teoria do caos… o que tem em comum nesses temas é a grande quantidade de variáveis e a possível combinação dentre eles, o que torna a previsibilidade quase uma utopia.

Entender essa dinâmica pode levar muito tempo, e consumiria uma grande quantidade de esforço dos gestores de projetos, o que poderia a não levar a ganhos imediatos: fato esse que poderia gerar desinteresse imediato. Para buscar um inicio de entendimento para essa complexa teia de conhecimento, a lei que rege o entendimento dos sistemas de controle é o ponto de partida. A lei da variedade requerida, ou lei de Ashby, estabelece que um sistema de controle deve ter quantidade de variedade possíveis de adaptabilidade tal qual o sistema que ele quer controlar.

A redução de variedade para absorção de variedade é apontada como possível solução para lidar com a complexidade intrínseca dos sistemas de controle gerenciais, tendendo assim a facilitar a tomada de decisão de seus gestores.

Na gestão de projetos isso pode se manifestar através da aplicação de uma metodologia em gestão de projetos para uma organização. Embora um tamanho único provavelmente não sirva para ninguém na organização de forma completa, é viável a aplicação de procedimentos de forma a viabilizar o trabalho colaborativo. Isso é relevante quando observado o problema do principal–agente, dilema da agência ou também conhecida como teoria da agencia.

A teoria da agencia trata das dificuldades que podem surgir em condições de informação assimétrica e incompleta, quando um principal (patrocinador) contrata um agente (gestor de projetos). O problema de potencial conflito de interesses e risco moral, na medida em que o principal está, presumivelmente, contratando o agente para prosseguir os interesses do principal. Em gestão de projetos é comum que o gestor de projetos não esteja alinhado com os interesses do patrocinador, seja por falta de contrato psicológico, seja por não proximidade física.

Esse desalinhamento entre os interesses deu origem ao que é conhecido como gestão de partes interessadas. Neste caso a gestão de projetos, através da criação de um referencial de regras (plano de projeto) atua como agente regulador de diminuição de variáveis, ajustando o interesse das partes, auxiliando em sua gestão, colocando em prática a lei de Ashby.

A questão de como desenvolver uma metodologia de gestão de projetos que seja aceita e compreendida pelas partes é o grande desafio do gestor de projetos. Esse estabelecimento depende do contexto de negócio, das pessoas envolvidas no processo e das ferramentas que ele escolheu para minimizar a quantidade de variáveis a serem levadas em consideração na sua tomada de decisão, e consequente utilização dessas ferramentas como fonte de informação e base para comunicação do processo de gestão. Esse desafio deve levar em consideração o mapeamento das competências deste gestor levando em consideração as três variáveis supra citadas.

Face ao exposto, pode se perceber que a lei de Ashby é recorrente em um mundo onde a complexidade e a interação entre sistemas é cada vez maior, gerando assim uma quantidade de variáveis a serem levadas em consideração tendendo ao infinito. Para tratar dessa complexidade, a redução de variáveis é fato critico para a tomada de decisão do gestor de projetos. O desenvolvimento de uma metodologia pode ser o cominho para criação de uma estrutura clara de controle, que favorece em primeiro lugar o patrocinador da organização, tendo em vista que a teoria da agência é um fato consumado em estruturas organizacionais. Esse desenvolvimento deve envolver, por parte do gestor de projetos, o desenvolvimento de competências contextuais, comportamentais e técnicas em gestão de projetos com o fito de atingir os resultados para a organização e para si mesmo.