Este é o mais esperado e maior evento de gestão de projetos realizado pelo Project Management Institute (PMI) nos Estados Unidos. Este ano o congresso foi realizado em Phoenix no estado do Arizona (AZ). É sem dúvida um evento grandioso e neste artigo quero compartilhar alguns números e tendências a partir de uma análise que fiz das palestras e keynote speakers.

O congresso contou com 2.200 participantes representando 60 países e 1.176 organizações dos mais diversos setores da indústria.

Com relação às palestras e apresentações, este ano tivemos a lenda do basquete Americano, Earvin “Magic” Johnson, o pesquisador e escritor Dr. Daniel J. Levitin, a escritora e consultora Tamara Kleinberg, e por fim o consultor e escritor Vince Poscente.

O PMI faz um trabalho intenso para ajudar os participantes na decisão de qual palestra (Education sessions) assistir. Só para se ter uma ideia da grandiosidade do evento, este ano foram 160 palestras que foram realizadas simultaneamente em 3 dias de evento. As apresentações duram 1:15 cada e são organizadas por temas (focus áreas) e em seguida são classificadas por níveis, introdutório, intermediário e avançado.

Este ano eu percebi uma novidade, que não lembro de ter visto no evento do ano passado. As palestras foram divididas nos três dias de evento de acordo com sua contribuição. Por exemplo, no primeiro dia tivemos palestras com assuntos relacionados ao desenvolvimento da organização e um nível mais estratégico. O segundo dia teve como foco assuntos relacionados ao desenvolvimento de habilidades e competências pessoais e do time de projeto. Por fim, no terceiro dia as apresentações focaram no “como fazer”, como utilizar o conhecimento do primeiro e segundo dia, com base em palestras que apresentaram exemplos práticos. Além disso, algumas palestras contaram com a presença de profissionais convidados que puderam compartilhar experiências e responder perguntas do público presente, no formato “round table”.

Resumo e insights dos principais palestrantes do evento

Apresento em seguida um resumo dos principais insights que pude coletar durante as apresentações dos keynote speakers.

Earvin “Magic” Johnson é realmente uma lenda do basquete, extremamente carismático. Além disso, ele tem se tornado um homem de negócios de sucesso, pregando valores e princípios que são fundamentais para qualquer organização. Sua fala baseou-se na sua carreira, experiência como jogador de basquete e como venceu inúmeros desafios para chegar no topo da liga NBA. Como homem de negócios ele citou diversos aspectos e exemplos que podem ser úteis para qualquer profissional. Aqui destaco alguns deles.

O primeiro é como você conquistar e manter clientes. Ele contou de algumas experiências trabalhando com a rede Starbucks e com a Disney, e resumiu seu sucesso dizendo que um dos requisitos principais é entregar sempre mais do que o cliente lhe pede. Ele uso ou termo “over deliver”. “Sempre busque entregar mais do que você prometeu”, ou seja, busque sempre exceder as expectativas dos seus clientes, seja com um simples e inesperado gesto ou entregando algo mais que não estava previsto.

Um outro aspecto que Magic Johnson citou como chave de seu sucesso, tanto como atleta mas também como homem de negócios, é nunca se subestimar sua capacidade e sempre acreditar que é possível fazer aquilo que em um primeiro momento pode parecer impossível. Ele enfatizou que é importante conhecer suas forças, fraquezas, ameaças e oportunidades para melhor decidir o caminho e ação a ser tomada. Ele comentou que faz uma análise SWOT pessoal pelo menos duas vezes por ano e aplica a mesma regra para seus negócios. Com isso ele consegue dedicar um momento para reflexão e planejamento do que precisa ser feito para melhorar, quais suas limitações naquele momento, o que está ruim e quais as oportunidades para continuar se desenvolvendo.

A outra palestra que foi bastante interessante foi a do pesquisador e escritor Dr. Daniel Levitin. O título da palestra dele foi “Tame the Information Overload Beast”. Ele é o autor do livro cuja foto está ao lado. Dr. Levitin é especialista e pesquisador reconhecido em neurociência e durante sua exposição compartilhou dicas e apresentou dados de pesquisas cujo foco é entender como o cérebro trabalha em uma era onde somos bombardeados por informação a todo instante, em um mundo repleto de fontes que competem por nossa atenção. Ele contou uma evidência interessante sobre ser multitasking, ou fazer diversas coisas simultaneamente. Ele disse, com base em pesquisas, que nós podemos até achar que somos multitasking mas que isso não existe e na realidade somos enganados pelo nosso próprio cérebro. Temos a equívoca percepção de que estamos desenvolvendo múltiplas tarefas simultaneamente mas na verdade nosso cérebro consegue focar apenas em uma atividade por vez. O que acontece é que estamos gastando uma quantidade considerável de energia para alternar o foco do trabalho em nosso cérebro quando tentamos fazer várias atividades concomitantemente.

O Dr. Levitin também abordou a questão da tomada de decisão. Com tamanha quantidade de informações que somos expostos no dia-a-dia, tomar decisões é quase como respirar. Ele disse que do ponto de vista biológico não há muita diferença entre tomar uma decisão simples, por exemplo, ir para o trabalho caminhando ou utilizar o carro pois há previsão de chuva, até uma decisão complexa ou crítica como em uma situação de risco de vida. A diferença é que quando tomamos muitas decisões a todo instante pode ocorrer uma forma de fadiga, cansaço, que poderá impactar no julgamento em decisões mais complexas. Outra aspecto que o pesquisador enfatizou é o estresse, que provoca a liberação de cortisona no sangue que pode “ofuscar” o raciocínio e dificultar o julgamento na tomada de decisão. Ele recomenda que toda vez que você tem uma decisão complexa para tomar é importante tentar evitar o estresse e buscar o máximo de informações possíveis e dados para apoiar sua decisão de forma mais coerente e racional. Todos nós sabemos que na prática isso é bem complicado de fazer, mas não é impossível.

Por fim, o Dr. Levitin deu algumas dicas de como ser mais produtivo e como pessoas de sucesso trabalham. Uma dica simples para ser mais produtivo é escolher partes do seu dia para fazer tarefas banais ou que exijam pouco esforço para tomada de decisão. Reservar o horário que seja mais produtivo e cuja criatividade pode ser melhor aproveitada para focar em uma única tarefa por vez, começar e terminar esta tarefa, ou quando não for possível, dividi-la em partes que possam ser concluídas nesses espaços de tempo e por fim integradas em um produto ou resultado final. Deixe um tempo para responder e-mails, acessar redes sociais e desligue toda e qualquer fonte de distração quando está focado em um única tarefa.

A última palestra que pude presenciar foi da escritora e consultora Tamara Kleinberg. O título da palestra foi “The power of Disruptive thinking”. Ela explorou aspectos de inovação e criatividade que podem ser aplicados em diferentes contextos, inclusive gerenciamento de projetos. Para Tamara, a inovação e criatividade podem ser trabalhadas e aprimoradas em cada um de nós, não importa o trabalho que fazemos. Ela fez uma analogia com uma academia. Você deve praticar a criatividade como se tivesse indo para uma academia todos os dias. Isso significa pensar em como fazer diferente e melhor toda e qualquer atividade que você está envolvido. Ela deu um exemplo de uma prática bastante simples para gerar ideias, ou pelo menos, registra-las para que você possa aprimora-las e revisa-las quando necessário. Tenha uma caixa pessoal de ideias (ela usou uma embalagem de pipoca, daquelas de cinema para ilustrar a técnica) e falou: “toda vez que tiver uma ideia por mais absurda que possa ser, anote em um cartão ou pequena folha de papel e deposite na caixa”, assim, quando precisar de uma ideia você tem a sua caixa para lhe socorrer ou mesmo lhe ajudar em outras ideias”.

Tamara deu outro exemplo bastante importante e que comumente acontece nas organizações que desenvolvem projetos. Uma empresa solicitou que o time dela gerasse ideias e novas propostas para um produto da área de consumo. Após seis meses trabalhando nas ideias e propostas para inovar o produto realizou-se uma reunião de apresentação para o cliente. Nesta reunião estavam presentes todos os membros do board da empresa e potenciais stakeholders. O que aconteceu em seguida foi que alguns participantes da reunião não concordaram com as ideias ou propostas apresentadas. Onde está o erro? Ela perguntou para a plateia. Segundo Tamara, passar seis meses desenvolvendo algo e não envolver seu cliente é algo incrivelmente arriscado e para muitos negócios inaceitável. Aqui o ideal seria envolver o cliente em curtos períodos de tempo e ir apresentando gradativamente as propostas e concepções ou até problemas de tal maneira que o cliente e stakeholders pudessem participar ativamente deste processo de inovação e criação. Ela reforçou a importância de conectar pessoas para que haja um fluxo de criatividade, ideias e inovação, onde os novos produtos possam emergir de um ambiente colaborativo e comprometido com os resultados.

Algumas tendências

Por fim, quero falar de algumas tendências e principais tópicos que foram discutidos durante as apresentações no congresso.

Fiz uma contagem das palestras segundo o tema central e aqui quero mostrar algumas poucas tendências correndo o risco de simplificar demais este rico contexto que trabalhamos. Pois bem, das 160 palestras, 10% tiveram algum relacionamento com o gerenciamento ágil de projetos, que sem dúvida é algo que ainda tem muito espaço para evoluir, principalmente na combinação com práticas preconizadas nos livros e guias de referência da profissão de gerenciamento de projetos. Também houve um número considerável de palestras relacionadas com escritórios de projetos, ou PMO (7.5%). Isso mostra que esses são dois temas que continuam relevantes e pode ser um indicativo de que ainda há muitas organizações que estão buscando aprimorar conhecimento e adotar determinados conceitos ou práticas.

Não tenho dúvidas de que a diversidade de temas é bastante expressiva o que é bom para que todos possam conhecer sobre diferentes tópicos e o que tem de novo no mercado de gerenciamento de projetos, incluindo novas pesquisas, práticas, técnicas e ferramentas.

Analisando a grade de palestras pelos títulos eu encontrei apenas duas apresentações com o termo “inovação” em destaque. Eu esperava mais palestras abordando este tema, devido a importância estratégica deste tema para as organizações, principalmente aquelas que desenvolver projetos, produtos, serviços e software. Nos últimos anos tenho pesquisado como inovar processos e incorporar técnicas que ajudem os gestores na inovação e criatividade de seus projetos e produtos e vejo grande potencial para os gestores de projeto e profissionais dessa área compreenderem este tema, conhecerem diferentes abordagens, práticas e técnicas para impulsionar a inovação em seus projetos. Bom, quem sabe no próximo ano.

Foi este um resumo rápido e um pouco do que pude absorver durante este evento. Caso tenha oportunidade de participar no ano que vem, o evento será em Orlando, Florida entre 11 e 13 de Outubro de 2015.

Em um próximo artigo vou descrever alguns detalhes sobre as apresentações que fiz durante o evento.

Grande Abraço,

Edivandro