Conforme prometido no post anterior, vamos dar início a uma série de posts sobre um projeto fictício, realizando um exercício prático.

 

Qual é primeira coisa a fazer?

Antes do projeto, existe um pré-projeto, estudos de viabilidade ou simplesmente uma “idéia”. O patrocinador seria o responsável por elaborar o documento formal de iniciação do projeto, tradicionalmente conhecido como Termo de Abertura do Projeto (TAP).

Na prática, muitas vezes o gerente do projeto escreve a “proposta de projeto” ou um rascunho de TAP que será assinado e endossado pelo patrocinador. O passo seguinte é identificar os stakeholders.

Portanto, os dois documentos de iniciação seriam:

• Termo de Abertura do Projeto
• Registro de Partes Interessadas

Existem casos em que o gerente do projeto não é designado até o término dos estudos de viabilidade técnico-econômica na fase de pré-concepção, consequentemente não é envolvido na Iniciação do projeto. Isso é bom ou ruim?

A resposta é depende. Em grandes projetos, a fase de estudos, maturação da idéia e compreensão das necessidades é demorada. Por exemplo, imagine a construção de uma nova refinaria da Petrobrás. Você acha que o gerente do projeto está envolvido desde os estudos iniciais? Provavelmente, não.

O grupo que analisa as idéias estratégias é formado por pessoas do nível de gerenciamento de portfólio e planejamento estratégico. Eles podem até obter acessoria de gerentes de projetos, engenheiros e técnicos em seus estudos de viabilidade e pré-concepção. Mas o gerente do projeto, propriamente dito, só será designado depois que houver um delineamento geral do projeto (TAP, EVTE, Estudos de Mercado, Macro-cronograma, Estimativas de orçamento e Fluxo de caixa). O gerente do projeto, portanto, entra depois da iniciação na grande maioria dos projetos.

Isso quer dizer que o gerente já chega com o escopo e requisitos fechados? Não.

O gerente deve validar tudo o que está nos documentos iniciais do projeto, que documentam as necessidades, requisitos de alto nível e macro-planejamento. O trabalho do gerente e sua equipe é, portanto, identificar as partes interessadas, refinar requisitos e especificações, detalhar o escopo, programar as atividades, organizar recursos financeiros e humanos, gerenciar os demais aspectos do projeto como qualidade, comunicações, riscos, aquisições etc.

 

Além do planejamento, temos a execução, o monitoramento e controle, e o encerramento do projeto.

 

Vamos então dar o ponta pé inicial do nosso projeto. As informações para o Termo de Abertura do Projeto estão abaixo.

Eu serei o patrocinador do projeto e você, gerente do projeto. Nosso projeto é o seguinte:

 

Título: 1^a Semana Regional de Doação de Sangue do Vale do Paraíba

Objetivo: Prover estoque de sangue suficiente para o período de Natal e Ano Novo (20/12/2014 a 10/01/2015).

Justificativa: Historicamente, o período de férias e festas de final de ano ocasiona um aumento do número de acidentes, bem como outros eventos que exigem maior capacidade do Banco de Sangue. Neste ano, como prevenção à falta de estoque, vamos realizar uma campanha regional de doação no Vale do Paraíba (SP).

Descrição Geral: O projeto terá início em Outubro de 2014, incluindo planejamento, organização e a realização da semana de doação de sangue que deverá ocorrer entre 01 e 05/12/2014. A campanha deverá ser realizada em nível regional no Vale do Paraíba, contando com postos avançados de coleta de sangue em ao menos cinco cidades diferentes (a serem definidas) em torno de São José dos Campos. Exigências ambientais, sanitárias e outras devem ser consideradas. Publicidade e propaganda, bem como o uso de redes sociais na divulgação, são fator crítico de sucesso.

Premissas:

Apoio do Poder Público

Adesão dos doadores

Restrições:

Orçamento limitado

Data de realização da semana de doação

Disponibilidade de recursos humanos

Riscos:

Quais seriam os riscos, amigo leitor?

 

Peço que elaborem seus TAP e Registro de Stakeholders. Para maiores informações, pesquisem no Google Maps as cidades do Vale do Paraíba e visitem o site do Serviço de Hematologia e Hemoterapia de São José dos Campos. Este não é um projeto real. É apenas um exercício fictício.

No próximo post, eu vou publicar o TAP e o Registro de Stakeholders. A tarefa dos leitores (que desejarem) é elaborar esses documentos e me enviar até a próxima quarta-feira (17/09/2014): trentim@mundopm.com.br. O melhor TAP e Registro de Stakeholders será publicado com os meus comentários. Aquele que realizar o melhor planejamento (ao longo dos próximos posts, incluindo Plano de Gerenciamento do Projeto) vai ganhar um exemplar do livro Gerenciamento de Projetos (Trentim, 2014). Até a próxima!