A gestão de benefícios e a definição de sucesso em projetos

27 04 2014

Em linhas gerais, um projeto não é realizado em função de suas entregas, mas em função dos benefícios esperados com estas entregas.

Ao impulsionarmos um trabalho em função da gestão de benefícios, poderíamos então responder questões como:

Por que estamos realizando este projeto?
Como iremos medir os benefícios?
Este projeto é ainda válido?
Os benefícios ainda são relevantes?
Já definimos todos os benefícios que estávamos esperando?
Quais os objetivos de negócio que este projeto nos ajudará conquistar?

Em uma visão simplista, precisamos definir o que é o sucesso em um projeto ainda durante sua concepção ou planejamento para podermos tomarmos decisões na evolução do projeto em função desta definição.

Este sucesso, é no mínimo, definido em relação a uma proporção pré-estabelecida entre os custos, o prazo e a entrega prevista de um projeto. Examinamos assim a tradicional tripla-restrição, mas introduzimos um elemento de correlação entre cada vértice.

Na comemoração dos 500 anos do Brasil, uma réplica da Caravela de Cabral custou aos cofres públicos mais de R$ 4.000.000,00 e não ficou pronta para o momento da festa. A entrega ocorreu com 5 meses de atraso e o benefício esperado foi nulo. Embora já considerada um exemplo de superfaturamento, para um projeto tão específico os seus realizadores deveriam manipular duas variáveis: alteração do escopo ou custo, sem no entanto modificar jamais a data de entrega.

No caso do lançamento de um ônibus espacial, devemos entender que o elemento característico do seu sucesso é a realização do produto em si; as variáveis de custo e prazo é que são flexíveis. Podemos facilmente desculpar um atraso no lançamento de um foguete em cinco meses, mas não podemos jamais aceitar a falha no seu lançamento e retorno à terra.

Se, por outro lado, estivermos considerando a construção de uma residência para permitir que uma família deixe o seu aluguel, podemos insistir que a manutenção do escopo contratado e o prazo são muito importantes, mas para muitas famílias o elemento fundamental será a manutenção do custo final da obra, amarrada ao orçamento doméstico.

Definição do elemento-chave de sucesso

Na representação dos triângulos acima não faz realmente diferença qual elemento está em cada lado das figuras. No lado inferior da ilustração, fixamos o “elemento-chave” (a data de entrega para a Caravela, a qualidade operacional do ônibus espacial ou o orçamento familiar para a casa).

Os outros dois elementos poderão flutuar durante a evolução do projeto com distintas proporções; podemos encontrar situações em que a antecipação de um projeto pode representar economia ou gasto extra, por exemplo.

O importante é que na menor sinalização de que o “elemento-chave” está por variar em relação ao seu planejamento original, o esforço da gestão deve ser concentrado nos demais elementos. Quanto mais clara for a proporção de “ajuste permitido”, maior será a capacidade de tomada de decisão adequada para preservar o benefício principal que se espera para um dado projeto.

Este é um assunto que será revisitado, mas gostaria de aproveitar a oportunidade desta postagem para elogiar a organização do evento do Banco Central realizado entre os dias 9 e 10 de abril:

Encontro Internacional de PMO´s

O evento contou com participações importantes como Patrick Mayfield que discutiu o Modelo Britânico de Gestão de Programas e nos brindou com os 7 problemas capitais em gestão de projetos, trazendo a ilustração a seguir que fortalece um entendimento amplo que se vem considerando no mercado em relação a uma mudança do foco na entrega para o foco no benefício.

Alonso Soler falou sobre “O PMO e a aferição de benefícios e valor dos projetos” em uma palestra muito interessante das quais observo (para manter o texto pequeno) os pontos a seguir:

Benefícios são resultados mensuráveis
Benefícios contribuem para o alcance dos objetivos estratégicos
O Gerenciamento de Benefícios diz respeito ao respaldo às decisões de investimento e à otimização de sua realização

Tivemos ainda apresentações de Darci Prado, de representantes de Escritórios de Projeto de outros países (Canadá e Filipinas), o Case do Banco Central com Bruno Péres e equipe, o Case do Espírito Santo com Joseane, o Case da Embraer e um painel de debate com as participações de Marcelo Cota, Paul Dinsmore, Alonso e Darci Prado.

Vale a pena ficar ligado à programação do Banco Central do Brasil para outros eventos relacionados à gestão de projetos!

http://www.bcb.gov.br/pre/evnweb/evento.asp?evento=7150