No post anterior, conversamos sobre algumas dicas para um bom cronograma. Eu costumo dizer que é preciso aprender os conceitos e técnicas de gerenciamento de projetos primeiramente no papel para depois passar aos softwares e ferramentas automatizadas. Por isso, usualmente eu peço para os meus alunos criarem à mão EAPs, cronogramas e vários documentos de projetos, inclusive o plano de gerenciamento de projetos e seus planos subsidiários. Acho que fazer um plano de projeto a partir de folhas de sulfite em branco é uma excelente oportunidade de aprendizado, ainda mais podendo discutir com o grupo, que seria a “sua equipe” de projetos.

Não condeno o uso de templates, softwares e outras ferramentas. Acho que é muito saudável. O problema é quando nos tornamos escravos dos templates, preenchendo coisas desnecessárias e deixando de incluir aspectos importantes, apenas porque não estão contemplados no modelo. Quanto aos softwares, não é possível gerenciar projetos atualmente sem eles. Exceto pequenos projetos, fica muito difícil gerenciar e controlar todas as áreas do projeto sem apoio de ferramentas automatizadas.

Vamos então ao básico para criar um cronograma de projetos. Se você quiser, pode seguir esses passos utilizando algumas folhas de sulfite em branco. Imagine um projeto familiar para você, algo cujos detalhes você conheça. ser um projeto pessoal, da sua empresa ou algo relacionado a sua profissão. O nosso exemplo será a publicação de um livro e vocês podem contextualizar.

1. Fazer Termo de Abertura do Projeto

O planejamento do projeto já começa no seu termo de abertura, embora esse processo faça parte da Iniciação. Aqui pode ser necessário planejamentos preliminares, estudos de viabilidade, business case e outras informações que permitam a aprovação ou não do projeto.

No termo de abertura, além do escopo preliminar e da justificativa de negócio, são delineadas as grandes entregas, marcos principais e estimativas de recursos.

2. Definir do Escopo

Conforme conversamos no post anterior, a definição do escopo é de extrema importância para um bom cronograma. Afinal, o cronograma nada mais é do que atividades para realizar as entregas e pacotes de trabalho da EAP. Se o escopo está errado, consequentemente o cronograma também está.

3. Planejar Gerenciamento do Tempo

O plano de gerenciamento do tempo não é algo trivial. Em projetos menores, um simples cronograma do MS-Project pode ser suficiente. Entretanto, para projetos maiores, existem muitos aspectos que precisam ser definidos para não termos dor de cabeça futuramente. O planejar o gerenciamento do tempo significa identificar os processos e procedimentos a serem utilizados, definir as ferramentas e técnicas apropriadas, bases para estimativas, responsabilidades e outros pontos importantes tanto para a criação do cronograma qunto para o seu monitoramento e controle.

Os pontos principais, em um plano de gerenciamento do tempo, seriam:

– quem vai participar do gerenciamento do tempo?

– quem vai definir as tarefas para os pacotes de trabalho?

– como as tarefas serão definidas?

– como saberemos que a lista de atividades está completa e coerente?

– quais abordagens e ferramentas serão utilizadas para sequenciar as atividades?

– como serão documentadas as precedências?

– quem vai fornecer as estimativas de recursos para as atividades?

– de onde virão as estimativas de duração para as atividades?

– vamos considerar diferentes cenários?

– como analisar e tratar contingências, reservas e riscos no cronograma?

– como serão atualizadas as tarefas (0 – 100%, 50% – 100%)?

– quem vai atualizar as tarefas?

– como será feito o monitoramento e controle do cronograma?

– quais análises serão necessárias (variações, tendências, indicadores etc)?

– quais são as alternativas, ferramentas e técnicas a serem utilizadas em caso de desvio?

…

Muita coisa, não é? E tem mais. Procurei citar apenas aquilo que achei mais relevante.

Vejam abaixo alguns exemplos de plano de gerenciamento do tempo (.pdf):

Modelos de Documentos de Projeto: Manual do MS-Project e Melhores Práticas do PMI

Plano de Gerenciamento do Tempo: Projeto NOVAS FRONTEIRAS (Ricardo Vargas)

Plano de Gerenciamento do Tempo: Projeto ERPX (FGV)

Na próxima semana, vamos conduzir os processos de Definir Atividades, Sequenciar Atividades, Estimar Recursos das Atividades, Estimar Durações das Atividades e Desenvolver Cronograma. Conversaremos sobre estimativas, diagramas de rede, cenários, contingências e reservas. No post seguinte, simularemos a execução do projeto, realizando o monitoramento e controle do cronograma com MS-Project 2013. Não percam!