No post anterior, iniciamos uma conversa sobre análise de viabilidade e gerenciamento de custos em projetos. Neste post, vamos tratar de alguns novos conceitos sobre custos e administração financeira em projetos para depois passarmos a um passo a passo de gerenciamento de custos no próximo post.

Antes de irmos ao assunto de hoje, cumpre ressaltar que o orçamento de custos não deve ser confundido com o fluxo de caixa do projeto (Agradecimentos ao Farhad por me lembrar que isso não ficou claro no post ante). Não é fácil tentar explicar gerenciamento de custos em posts curtos. Mas vamos em frente!

Em todo projeto, temos diversas ferramentas e técnicas que podem ser empregadas, gerando ou não documentos para diferentes propósitos. Em se tratando de custos, o objetivo inicial é fazer o orçamento de custos do projeto. Isto é, definir qual o valor a ser gasto pelo projeto (R$) em uma linha de base de custos, que é o orçamento agregado de todos os recursos a necessários cujos custos já foram estimados.

Figura 1 – Processos de gerenciamento de custos (PMBOK 4a ed, 2008)

No Guia PMBOK 5a edição, lançado recentemente, temos um novo processo que é “Planejar o Gerenciamento de Custos”. Esse processo consiste em definir como serão executados, coordenados e controlados os demais processos de gerenciamento de custos, bem como suas entradas e saídas, além do controle dos documentos. Nós já vimos o plano de gerenciamento de custos no post anterior.

Figura 2 – Processos de gerenciamento de custos (PMBOK 5a ed, 2013)

A figura 1 nos diz que é necessário conhecer o escopo do trabalho a ser executado, os recursos necessários e o cronograma para que possamos estimar os custos (Entradas do processo Estimar Custos). Desta forma, partindo da Estrutura Analítica do Projeto (EAP), podemos estimar os recursos necessários (um processo de Gerenciamento do Tempo anterior à definição do cronograma) e depois podemos estimar os valores (custos) de cada recurso. Teremos, como resultado, a Estrutura Analítica do Projeto associada a uma Estrutura Analítica de Custos que pode ser consolidada no orçamento do projeto. Em grande projetos, é comum criar uma Estrutura Analítica de Recursos, para categorizar os diferentes tipos de recursos e facilitar o seu gerenciamento. Vejamos alguns exemplos.

Figura 4 – Estrutura Analática do Projeto

Figura 5 – Estrutura Analítica de Custos

Figura 6 – Estrutura Analítica de Custos e Recursos: ligando os recursos visualmente aos pacotes de trabalho

Figura 7 – Estrutura Análitica de Recursos (categorias genéricas)

Figura 8 – Exemplo de Orçamento de Projeto (Fonte: Manual do MS-Project 2010 e Melhores Práticas do PMI)

Tendo o orçamento, significa que definimos a linha de base dos custos, que servirá como apoio para os processos de controle através do Gerenciamento do Valor Agregado (veremos mais sobre GVA nos próximos posts). O orçamento do projeto não é o mesmo orçamento que você vai passar para o seu cliente, é um controle interno seu. Um documento controlado do projeto. Se o seu cliente está pagando R$500mil pelo projeto e o seu custo-orçamento é R$200mil, não importa.

Retomando o ponto que comentávamos no início do post, para transformar o orçamento de custos em um fluxo de caixa, é necessário saber quando serão feitos os desembolsos ou pagamentos referentes aos recursos que são utilizados pelo projeto ao longo do tempo. Isso depende de negociação com fornecedores e será um documento separado do orçamento de custos, que é um documento estático.

Antes de finalizar, para aqueles que estão iniciando no gerenciamento de projetos, existem boas referências na internet, exemplos de projetos e templates que ajudam a compreender o dia-a-dia de um projeto. Obviamente, o mais importante é a vivência e a experiência, não basta copiar vários templates querer gerenciar projetos. Aproveito para deixar como referência um trabalho de conclusão de curso que traz o projeto de uma casa, muito bacana: faça o download do .pdf aqui (MBA em Gerenciamento de Projetos da FGV – Aluno Ronilson Marques).

No próximo post, veremos um pouco mais sobre o gerenciamento de custos e apresentaremos o gerenciamento do valor agregado. Até lá!