Escreve no Blog You Will do Better (blog.youwilldobetter.com) e é responsável da e-news do PMI São Paulo (pmisp.org.br/recursos/e-news).

No Estudo de Benchmarking, em Gerenciamento de Projetos (PMI, 2010), realizado com 460 empresas em nível Brasil, em 2010, registraram-se os seguintes resultados relacionados com a comunicação:

1. Nos aspectos considerados na metodologia de Gerenciamento de Projetos, a comunicação está em 4º lugar, com 67,6%.
2. No item Documentos, nas metodologias existentes em Gerenciamento de projetos, o Plano de Comunicação está em 12º lugar, com 56,5%.
3. Dentre as habilidades mais valorizadas pelas organizações no Gerenciamento de Projetos, a comunicação está em 2º lugar, com 44,2%.
4.  Das habilidades deficientes que as organizações consideram existentes em seus profissionais em Gerenciamento de Projetos, a comunicação está em 1º lugar, com 53,8%.
5. Dos problemas que ocorrem com mais freqüência nos projetos da organização, a comunicação está em 3º lugar, com 40,1%.

Grande parte do sucesso de um gerente de projetos depende fundamentalmente da sua habilidade em se comunicar, em se fazer entender, em motivar a sua equipe, em conseguir que o relacionamento interpessoal seja bem sucedido.

A comunicação é a ferramenta que os líderes usam para motivar pessoas a chegarem mais alto. Palavras são poderosas. Líderes que entendem isso podem usar a linguagem para orientar a energia, sem limite, das pessoas em direção aos resultados esperados nos projetos.

 Tratando-se de Gerenciamento de Projetos, embora muitas vezes a causa raiz do problema não seja especificamente a má ou a falta de comunicação, a conjunção de ambas maximiza a última, deixando-a como fator preponderante do problema.

Acontece que o ato de falar é como respirar, fazemos naturalmente sem pensar como o estamos fazendo. Palavras e frases são ditas e isso é chamado de “comunicação”.

Em algum momento, você pensou se a sua comunicação está sendo clara? Será que o seu ato de se comunicar leva também a um grau de motivação ou de inspiração? Muitas vezes, falar o justo e o necessário não é suficiente.

Verdadeiros líderes devem reconhecer que é preciso re-aprender. Flexibilidade é o caminho, e quem se adaptar melhor poderá evoluir com as mudanças. O primeiro passo da evolução é reconhecer, com responsabilidade, a possibilidade de falha em sua comunicação. A comunicação 100% responsável é a do líder!

Em algum momento na comunicação, todos nós deparamos-nos com situações do tipo: “Fizeram isso, pois não entenderam o que eu falei”. Transferimos os 50% da responsabilidade do entendimento para o receptor, quando realmente a responsabilidade é 100% nossa. Também, quando em um projeto descobrem-se: falta de motivação dos funcionários, uma reação não esperada ou uma diminuição em seu desempenho, o líder deverá resolver as conseqüências das falhas de sua comunicação. Gastará tempo e esforço tentando resolver o problema, ao invés de utilizar esse tempo construindo resultados.  É necessário prevenir essas falhas, de forma que as palavras e o seu poder tenham um novo significado.

Como fazer para se comunicar com 100% de responsabilidade?

Primeiramente olhar o passado, quebrar alguns paradigmas de comunicação e reconhecer a sua falta de eficácia. É importante acreditar que ser 100% responsável pelo impacto nas pessoas é de sua competência, e não tentar transferir a sua deficiência comunicativa a outros.

Muitas vezes consideramos que transferência de informação é comunicação. Transferência potencializada pela velocidade da exigência de respostas é o que deteriora a qualidade e o impacto de uma mensagem.

 Qual é o segredo? Fazer com que a transferência de informação seja pensada como uma ação, dando poder às palavras para inspirar situações positivas e despertar o que existe de melhor nas pessoas.  Informação é uma instrução clara, específica, o que as pessoas precisam para realizar seu trabalho. Inspiração positiva é a forma de incentivar as pessoas para agirem. Transformar uma mensagem informativa em inspiradora é a comunicação que realmente funciona.

Como fazer na prática:

• Situação 1:  “Realmente não tive tempo de ler o e-mail com sua análise do problema”.

Acrescente: “Eu aprecio a forma como elabora esses relatórios”.

• Situação 2: “Com este novo projeto enfrentaremos vários desafios”.

Acrescente: “Confio nas pessoas da equipe. Precisaremos do aporte de ideias e da energia de todos”.

•  Situação 3: “ Aqui está o edital do projeto, deve ser lido para nossa próxima reunião”.

Acrescente: “Realmente a opinião de vocês me interessa muito”.

•  Situação 4: “Esta é a essência do problema do atraso do projeto”.

Acrescente: Agora, é de nossa responsabilidade revertermos essa situação”.

Quando as palavras inspiram ação positiva, pequenas mudanças na forma de comunicação geram importantes diferenças.

Duas perguntas devem ser feitas para conseguir inspirar ação positiva:

1.  Qual mensagem eu quero enviar?
2. Como eu quero que as pessoas se sintam?

Resultados serão atingidos quando suas palavras inspirarem as pessoas a pensarem diferente, sentirem e agirem, aumentando o compromisso delas com a missão.

O que você fala e como você fala são fundamentais para fazer as coisas acontecerem.

Tenha em mente como objetivo: Inspirar ação positiva! Quando você se comunica responsavelmente a todo o momento, aumentam sua confiança e sua credibilidade, reduzindo as falhas de comunicação, a quantidade de erros e o desapontamento das pessoas (Shuler, 2004).

Agora a minha mensagem é: Desafio vocês a praticar e a postar aqui os seus comentários sobre os resultados alcançados, para compartilhamento de experiências e crescimento conjunto. Confio plenamente que todos poderão atingir esse objetivo e conseguirão incorporar esta nova habilidade no seu soft skill.

Aguardamos vocês!