Soluções de baixo custo com o Sharepoint Foundation

Existe um entendimento generalizado de que o MS-Project só se torna uma ferramenta colaborativa na WEB através da aplicação do Project Server (ou sua versão na nuvem da Microsoft: O Project Online); alguns usuários já descobriram que é possível interagir com o MS-Project Professional e o Sharepoint, mas há um potencial inexplorado na aplicação do MS-Project Professional com a versão gratuita do Sharepoint – o Sharepoint Foundation.

O Sharepoint Foundation pode ser instalado com o SQL Express, ambos gratuitos, mas irá exigir a aplicação de um Windows Server. Outra opção é a contratação do Sharepoint como serviço e há empresas especializadas nos EUA que oferecem o Sharepoint Foundation para um número ilimitado de participantes em projetos por não mais do que USD 10,00 dólares!

Uma opção com um maior controle sobre acesso de usuários e distribuição de dados se pode obter com versões pagas do Sharepoint (inclusive o Sharepoint Online junto com o Office 365) e somente em estágios avançados de aplicação do MS-Project em um ambiente multi-projetos ou para relatórios sobre todo o Portfolio é que um investimento em um Project Server começa a valer a pena.

Em outras palavras, qualquer projeto de pequeno ou grande porte que atualmente esteja dependente de cronogramas encaminhados como documentos e troca de e-mails podem se beneficiar de uma implementação colaborativa do MS-Project com um custo baixo. Além disso, boa parte dos usuários poderá interagir com o cronograma diretamente na versão online sem precisar pagar novas licenças da versão Desktop.

Utilizando o Sharepoint

A forma mais rápida de iniciar o uso do Sharepoint é com a contratação do serviço online (Sharepoint Online) diretamente com a Microsoft ou buscar uma empresa que ofereça o Sharepoint Foundation como serviço.

O primeiro acesso via MS-Project Professional pode ser feito pelo próprio aplicativo, utilizando-se a opção disponível entre os modelos: Novo da Lista de Tarefas.

(fig.1 – opção do menu para novos documentos)

É importante destacar que múltiplas listas podem ser criadas e que cada uma pode ter o seu “Portal do Projeto”, onde usuários irão colaborar com documentos, notícias e até mesmo o One Note online.

Exemplo de aplicação

Na figura a seguir (fig.2) temos um pequeno conjunto de tarefas criadas no MS-Project após a abertura do modelo de tarefas (fig.1)

(fig.2 – Tarefas em uma versão MS-Project Professional)

 

Para salvar o documento, basta optar pela opção “Salvar e Sincronizar” (fig.3)

(fig.3 – detalhe da página de informações no aplicativo MSP)

Uma vez configurada a lista de tarefas no Sharepoint, sempre que o MS-Project for aberto ele irá buscar a sincronização de documentos locais com o site Sharepoint (fig.4).

(fig. 4 – janela de conexão com o Sharepoint)

Cronograma online

Muitos usuários já viram as listas de tarefa no Sharepoint e não identificaram uma opção para enxergar o cronograma como criado no MS-Project. Como padrão, a visão de tarefas é uma lista com três ou quatro informações oriundas do cronograma em questão (fig.5)

(fig.5 – Visão padrão de tarefas no Sharepoint)

 

No entanto, os usuários podem optar por habilitar a visão em Diagrama Gantt e o efeito será similar ao de se abrir o MS-Project em sua versão On-line como hoje se conhece o Project Server (fig.6 e 7).

(fig.6 – seleção da opção de visualização no modo Gantt)

(fig. 7 – visão das atividades do MS-Project em sua versão ONLINE no Sharepoint)

Sincronismo entre tarefas online e no MS-Project

Mesmo utilizando o Sharepoint Online, usuários podem trabalhar nas tarefas remotas e locais com opções de sincronismo entre usuários. No exemplo a seguir, a atividade “Examinar Relação MS-Project/Sharepoint” foi apontada com um progresso na versão online de 25% (fig. 8)

(fig.8 – apontamento online de avanços em projeto)

 

Ainda em nosso exemplo, na versão MS-Project a mesma atividade foi apontada com um avanço de 20% (fig.9).

(fig.9 – apontamento no MS-Project de avanços em projeto)

 

Ao salvar ou verificar o sincronismo com o Sharepoint, o MS-Project irá abrir uma tela de resolução de conflitos (somente para alterações concorrentes em um mesmo registro), conforme ilustrado na fig. 10.

(fig.10 – Janela de resolução e conflitos)

 

Basta ao planejador escolher entre a versão on-line ou local para resolver o conflito. Por assim dizer, embora as atividades sejam compartilhadas, espera-se que cada usuário realize alterações somente em tarefas de sua responsabilidade e quando isso não ocorrer é o usuário que estiver com o documento no MS-Project que terá a opção de decidir qual é a alteração válida para o projeto, conforme fig.11.

(fig.11 – janela de resolução de conflito com item escolhido em verde)

 

Uso de Fases (Tarefas-Resumo)

Outra interpretação incompleta da capacidade de utilização do Sharepoint de certos usuários é o entendimento (equivocado) de que as tarefas no Sharepoint não podem ser agrupadas.

No exemplo a seguir (fig.12), uma fase “Testes” foi criada no MS-Project para agrupar as atividades correspondentes, permitindo assim o desenvolvimento de uma EAP (Estrutura Analítica de Projeto).

(fig.12 – Tarefas resumo no MS-Project)

O resultado pode ser rapidamente examinado na versão online (fig.13), bastando apenas recarregar a página de Internet.

 

(fig.13 – Tarefas resumo no Sharepoint)

 

Portal de Projeto

Outro recurso importante disponível no Sharepoint, mesmo na versão Foundation, é a opção para a criação de sites individuais para cada projeto. Os Portais de Projeto permitem a construção de áreas customizáveis pelos usuários onde a equipe de projeto irá ter um resumo das tarefas por vir e em atraso, trocar notícias e apontamentos, atualizar documentos e consultar o cronograma (fig.14).

 

(fig.14 – Portais individuais para cada projeto no Sharepoint)

 

Dicas:

Caso o usuário decida contratar o serviço PROJECT ONLINE, a documentação de oferta deste serviço dá a entender que o usuário também deve adquirir o MS-Project como parte de uma assinatura (Office 365), mas isso não é necessário caso o usuário já tenha uma licença local instalada do MS-Project Professional (não é possível usar a versão MS-Project Standard).

Empresas podem começar a explorar a colaboração online utilizando serviços do Sharepoint Foundation e depois evoluir para o site Sharepoint pago, tanto em instalações “in-company” como através da contratação de serviços remotos “em nuvem”, como é o caso dos serviços do Microsoft Azure.

 

Autor:

Peter Berndt de Souza Mello
Consultor/gestor de projetos pela TMSA