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Em função dos e-mails recebidos sobre o desenvolvimento das curvas a seguir, fiz uma introdução ao Desvio de Prazo Agregado em uma nova postagem.

Se a Análise do Prazo Agregado (www.earnedschedule.com) é ainda uma novidade para você, veja uma introdução neste link.

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Os gráficos para acompanhamento de valores financeiros, percentuais de avanço em projetos, medições físicas de progresso  e tantas outras que fazem uma relação entre o “Planejado x Realizado” e trabalham com valores acumulados em projetos são comumente chamadas de “Curva-S” do projeto.

Nesta ilustração, temos uma Curva S genérica, que pode nos atender em uma avaliação do Previsto x Planejado de praticamente qualquer coisa (de materiais gastos, a valores pagos, entregas feitas, avanço físico, financeiro ou econômico de um projeto).

O Objetivo desta postagem é o de apresentar uma aplicação de Prazo Agregado para o desenvolvimento de indicadores complementares à tradicional Curva-S, o que vamos chamar aqui de Curva-S versão 2.0.

O DPA-d – Desvio do Prazo Agregado em Dias, acima ilustrado, foi identificado como uma solução para a avaliação de tendências de redução ou aumento da capacidade da equipe de projeto em realizar a sua entrega. Torna-se assim um instrumento visual de apoio à tomada de decisão para gestores de projeto.

Outros elementos derivados do uso da técnica oferecem também oportunidades inclusive para a projeção de resultados e serão apresentados em postagens posteriores.

Nesta primeira postagem, o destaque é a Análise de Desvios entre valores que foram planejados e sua realização.  Em muitos projetos em que participei como membro de equipe, gestor ou consultor, eu me deparei com a criação de um indicador de desvios a partir da subtração do valor acumulado planejado e o valor acumulado realizado.

Esta solução oferece uma análise de tendências razoável durante as primeiras fazes do projeto, mas o indicador “cai por terra” quando a realização do projeto ultrapassa o período original planejado.

A seguir, apresento uma aplicação inicial do Indicador de Desvio entre Planejamento e Realizado e a demonstração da “morte do indicador”; a partir daí, de forma similar, apresento a aplicação do Indicador de Desvio do Prazo Agregado em Dias (DPA-d) e uma demonstração de que o indicador permanece válido mesmo no instante em que o projeto ultrapassa o período originalmente planejado para a sua realização.

Parte 1 – Criando a  Curva-S tradicional

Os dados de origem para a criação da Curva-S podem representar Unidades, Peças, Reais, Dólares, Toneladas, Pessoas, Máquinas, etc, como a tabela abaixo.

Para facilitar a visualização, independente da unidade de origem, os valores da tabela acima são apresentados em percentuais. Os dados da tabela acima foram repassados à seguinte tabela, que é a base de nosso estudo.

Após a transformação dos dados de “unidades” para percentuais, a tabela acima também traz o “Desvio em Relação ao Previsto”.

• O Desvio em Relação ao Previsto é a diferença entre o valor previsto (linha de base) e o valor realizado.
• O Desvio em Relação ao Previsto Acumulado é a diferença entre o valor previsto acumulado e o valor realizado acumulado.

Parte 2 – A Curva-S com o Avanço do Período

Diversos relatórios com a Curva-S costumam apresentar o que já foi realizado tanto de forma acumulada (linha vermelha) como em seus valores por período (barras em azul)

Esta apresentação parece nos auxiliar no entendimento de tendências pois é possível observar que o valor realizado aumenta ou reduz em cada período. No entanto, esta diferença pode ocorrer tanto por uma questão de alta/baixa produtividade ou em função dos valores originalmente previstos para o período em questão.

Na ilustração acima, a diminuição da produção entre as semanas 25/2 e 3/3 pode tanto ocorrer em função de um baixo desempenho como em função dos valores planejados (o peso de cada conjunto de atividades em relação a curva planejada).

A forma de termos “certeza” de que existe uma tendência de redução do produto realizado é a substituição dos valores realizados pela representação dos desvios acumulados, conforme a ilustração a seguir.

Os dados em azul acima são calculados como a diferença entre o % acumulado realizado e o % acumulado planejado; os valores calculados foram multiplicados por “-1” de forma a obtermos uma apresentação no mesmo eixo.

Parte 3 – Melhoria da visibilidade do indicador

Os mesmos dados da tabela anterior são representados a seguir com duas alterações:

A) Transformação da representação do desvio para uma linha pontilhada, em substituição aos gráficos de barras;

B) Aumento da “escala” do desvio, colocando assim as três curvas em um mesmo “espaço visual”.  A Curva-S do Planejado e Realizado está dentro da faixa de 0% a 120% (escala à esquerda do gráfico) e a Curva-S do Desvio está dentro da faixa de 0% a 25% (escala à direita to gráfico).

Agora, a linha de desvio parece não ilustrar muito sobre a tendência de melhoria ou piora dos resultados do projeto se comparado com a própria curva de valores realizados acumulados.

Em uma primeira análise, o indicador parece não nos dar nenhuma informação distinta do que já temos em relação a Curva-S Original.

A seguir, iremos apresentar o mesmo indicador em uma situação onde a produtividade em cada período vem sofrendo grande variação; esta variação é imediatamente “percebida” pelo indicador, embora não exista uma representação visível na Curva-S original.

Parte 4 – Aplicação do Indicador

Em projetos com grande variação entre valores previstos para o período e os valores realizados, o indicador de desvio torna-se um grande instrumento de análise do comportamento das equipes em cada etapa do projeto, conforme ilustrado a seguir.

Temos finalmente um indicador de tendência que demonstra os picos de melhora ou piora de um projeto em relação a variação acumulada e com o progresso de cada período. Em uma primeira leitura, este desvio já parece ser o complemento desejado para a Curva-S versão 2.0.

Os dados utilizados para a ilustração acima são os descritos na tabela abaixo. O que podemos perceber é que embora o projeto esteja mantendo uma relativa aproximação entre o planejado e o acumulado, há saltos positivos e negativos nas produtividades de cada período, com reflexo imediato sobre a curva de desvios, que passam a ser um indicador importante não do resultado do projeto, mas da forma com que se está trabalhando para alcançá-lo.

 

Parte 5 – “Morte do Indicador” – Situações onde os valores identificados já não tem representatividade no projeto.

“A Morte do Indicador” acontece quando o projeto ultrapassa o período inicialmente planejado. Neste instante, já não é mais possível avaliar a diferença entre Planejado e Realizado pois não há valores planejados.

Este é o mesmo fenômeno que nos impede de usar o Schedule Performance Index (Índice de Performance em Prazo) desenvolvido para a Análise de Valor Agregado: Este índice passa sempre a ser “1” quando o projeto ultrapassa a sua data prevista, deturpando os resultados esperados com a aplicação do indicador.

Em nosso projeto exemplo, se este estivesse previsto para ser realizado em 7 semanas ao invés das 10 semanas aqui representadas e a realização já estivesse na décima semana, o protótipo da Curva-S Versão 2.0 deixa de funcionar.

Assim, quase identificamos um mecanismo simples de acompanhamento de projetos para complementar a Curva-S e dar aos gestores e equipe uma visão mais clara não só do resultado (a boca do jacaré abrindo ou não), mas a proporção do tamanho dos desvios e a direção da evolução do trabalho (melhorando ou piorando a cada semana).

Parte 6 – Indicador 2.0 – A substituição do Desvio entre “Planejado e Realizado” pelo Desvio de Prazo Agregado

O que fazer para corrigir este problema e criar uma nova perspectiva de acompanhamento de avanços em projeto?

A solução nós podemos obter com a integração desta característica visual de apresentação de desvios em uma Curva-S e a adoção do Cálculo do Prazo Agregado, uma técnica complementar ao Método do Valor Agregado (www.earnedschedule.com) que garante o “ajuste da Curva” em relação ao problema do índice não ter mais valor para projetos que já “venceram o seu prazo de validade”.

O gráfico abaixo é produzido a partir da coleta dos MESMOS DADOS disponíveis nos exemplos anteriores, o que permite que seja aplicado de “forma retroativa” a praticamente qualquer Curva-S já em uso na empresa. 

O que temos neste caso é a aplicação da contagem de “desvios de prazo” a partir da definição do Prazo Agregado (em substituição ao Valor Agregado ou resultado registrado no projeto a cada semana).

O detalhamento de como devemos atuar em nossas tabelas para a Geração da Curva S para utilizarmos o Prazo Agregado é assunto para uma futura postagem, mas os resultados visíveis é o de conquistarmos o efeito desejado: A análise do Planejado x Realizado considerando o acompanhamento do registro dos desvios acumulados, permitindo assim uma análise de tendências e uma percepção do prejuízo acumulado.

Em resumo: Aplicamos o “Prazo Agregado” aos dados das tabelas utilizadas e plotamos o Desvio de Prazo Agregado em um eixo secundário do gráfico (o Desvio de Prazo Agregado está em “dias de projeto” e é uma unidade de Valor Agregado transformada em PRAZO).

O mesmo gráfico demonstrando apenas os gráficos em LINHAS (sem os dias acumulados em barras) é o seguinte:

 

Aqui podemos examinar duas vantagens  em relação a aplicação do Desvio do Prazo Agregado  em substituição ao primeiro indicador apresentado (Diferença entre os dados de Planejamento e Controle)

1) O Prazo Agregado examina o avanço do projeto em função da comparação do Valor Agregado atual (o que se realizou, em qualquer unidade) com o momento histórico em que aquele valor estava previsto ocorrer. Assim, ele “não falha” na comparação de uma situação extrema onde o projeto já está muito meses atrasado em relação ao cronograma original.

A ilustração a seguir representa a avaliação dos mesmos dados que já se demonstraram FALHOS no gráfico “A morte do indicador após o fim do prazo previsto do projeto” . Neste caso, o Indicador de Desvios de Prazo Agregado é um SUCESSO.

 

2) Outra vantagem é que o indicador se mostrou mais “sensível” na análise de ganhos ou prejuízos nos trabalhos em cada semana do que o indicador a partir dos desvios acumulados ilustrados no início desta postagem. Uma comparação entre os dois indicadores e a leitura dos dados reais “em campo” demonstra que o Desvio de Prazo Agregado tem maior grau de aderência ao comportamento entre cada período de medição do que o seu “antecessor”.

Parte 7 – Publicação da Curva-S – Versão 2.0

A conclusão desta postagem é de que a Curva-S de qualquer conjunto de medições em projetos (Planejado x Realizado) pode se beneficiar de uma análise dos desvios acumulados, a fim de identificar a tendência de resolução ou piora dos desvios em questão e auxiliar a equipe de projeto a tomar ações de recuperação com uma oportunidade de avaliação de ganhos de melhoria mesmo quando ainda não recuperaram todo um prejuízo em um projeto.

No entanto, para adotar a visão de tendência de ganho ou prejuízo no avanço do projeto a cada medição, não podemos utilizar o simples registro da diferença entre o Planejado e o Realizado sob o risco de ter um “indicador morto” quando o projeto ultrapassa o período original previsto (sua Linha de Base). A solução ocorre – portanto – com a transformação da informação sobre o avanço do projeto (Valor Agregado) em uma análise de desvio do PRAZO AGREGADO (a partir das novidades aplicadas a Análise de Valor Agregado encontradas em www.earnedschedule.com)

 

Em edições futuras (dependendo dos comentários recebidos nesta postagem!):

– COMO chegamos ao Prazo Agregado e

– COMO aplicá-lo de forma retroativa em planilhas que já possuem dados extraídos para as Curvas-S tradicionais.

 

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 * Notas:

Pela terminologia do Earned Schedule – com base a tradução do material no Brasil –
o “Desvio do Prazo Agregado” é chamado de  Variação do Prazo Agregado.

Veja a Terminologia completa (contribuição de Paulo André) no seguinte link:

https://drive.google.com/file/d/0Bxk-BP_55YmIT19zQnF5TmM4XzZjTG91WDlPSi1sZXFMMDhr/edit

Maiores informações: Baixe o livro Prazo Agregado, já traduzido em Português.

 

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